As despesas "normais e necessárias" para o seu negócio são geralmente dedutíveis do imposto de renda
Manter o controle de todas as suas despesas de negócios irá percorrer um longo caminho para reduzir seus passivos fiscais.
O que é uma despesa legítima?
A definição básica é que uma despesa deve ser "ordinária e necessária" para o seu ofício ou profissão. Essa definição vem diretamente do código tributário (Internal Revenue Code seção 162; ver também a seção de regulamentos do Tesouro 1.162-1). "Uma despesa ordinária", diz o IRS na publicação 535, "Despesas de negócios", é uma que é comum e aceita em sua indústria. Uma despesa necessária é aquela que é útil e apropriada para seu comércio ou negócio.
Nós fazemos cinco distinções ao analisar despesas. Separamos as despesas pessoais das despesas comerciais. Separamos as despesas corporativas em três tipos principais: custo das mercadorias vendidas, despesas de capital e despesas dedutíveis. Algumas despesas podem ser apenas parcialmente dedutíveis ou não dedutíveis. Assim, as cinco distinções são:
- Despesas pessoais
- Despesas de negócio
- Custo de bens vendidos
- Despesas de capital
- Despesas dedutíveis
Separando despesas pessoais
Os problemas surgem quando uma despesa pode ser parcialmente pessoal e parcialmente relacionada aos negócios. Um exemplo comum: um freelancer pode usar um quarto em sua casa como escritório. Nessa situação, mediríamos a metragem quadrada do escritório e de toda a casa e encontraríamos a porcentagem.
Essa porcentagem seria usada para medir a parte comercial das despesas compartilhadas, como aluguel, seguro e serviços públicos. A parte comercial dessas despesas se tornaria parte da dedução do escritório doméstico , enquanto o restante das despesas seria de natureza pessoal.
A regra geral: "Geralmente, você não pode deduzir despesas pessoais, de moradia ou familiares. No entanto, se você tiver uma despesa para algo usado parcialmente para negócios e parcialmente para fins pessoais, divida o custo total entre a empresa e as partes pessoais. Você pode deduzir a parte de negócios "(IRS, Publication 535, Despesas de Negócios, seção sobre despesas pessoais versus despesas de negócios).
Dica de contabilidade: acompanhe todas as suas despesas. Dessa forma, você pode rever suas despesas e perguntar ao seu contador se algum deles pode ser dedutível de impostos.
Custo de bens vendidos
Custo das mercadorias vendidas são despesas de estoque e coisas relacionadas ao estoque. Fabricantes, atacadistas e varejistas rastreiam o custo dos produtos que produzem ou compram para revenda.
A regra geral: "Se a sua empresa fabrica produtos ou os adquire para revenda, geralmente você deve avaliar o estoque no início e no final de cada ano fiscal para determinar seu custo de mercadorias vendidas.
Algumas de suas despesas comerciais podem ser incluídas na determinação do custo das mercadorias vendidas "(IRS, Publicação 535, Despesas de Negócios, seção sobre custo de mercadorias vendidas).
Para obter explicações detalhadas, consulte a Publicação 334, Guia Fiscal para Pequenas Empresas, Capítulo 6, Como Figura de Custo dos Produtos Vendidos. Veja também a seção de inventários da publicação 538, Períodos e métodos contábeis.
Despesas de capital
Algumas despesas são registradas como ativos e seus custos são recuperados ao longo do tempo por meio de depreciação. Tais despesas são denominadas imobilizações de capital porque seus custos são capitalizados como ativos da empresa e o custo é deduzido ao longo de um período de tempo por meio da depreciação. Exemplos de despesas de capital incluem computadores, móveis, equipamentos e imóveis.
A regra geral: "você deve capitalizar três tipos de custos: custos iniciais de negócios, ativos de negócios e melhorias". (Publicação 535).
Acompanhando as despesas de negócios
Pessoalmente, eu uso um software de contabilidade completo para acompanhar minhas receitas e despesas. Mas, novamente, sou contador e me sinto confortável usando softwares como o Quickbooks e o Sage Peachtree. Eu recomendo altamente estes programas para pequenas empresas. Usando um software de contabilidade completo irá ajudá-lo a monitorar a saúde da sua empresa.
Programas de contabilidade com recursos completos podem demorar um pouco para se acostumar. E é fácil ficar frustrado com todos os recursos e utilitários.
Como um bônus adicional, os melhores programas de software fiscal permitem que você importe dados do Quicken ou do Money. Para tornar seu processo de preparação de impostos o mais suave possível, sugiro que você gaste algum tempo para garantir que suas categorias de despesas estejam configuradas corretamente. Você pode adicionar, excluir e modificar categorias em todo o software pessoal de finanças e contabilidade. Por ter categorias intuitivas e fáceis de lembrar, você poderá gerar relatórios significativos. E a maioria dos programas permite vincular as categorias a itens de linha específicos nos formulários de impostos. Configurando isso pode ir um longo caminho para reduzir a quantidade de tempo que você gasta preparando seus impostos.
Todos os programas de contabilidade que mencionei podem gerar relatórios de lucros e perdas (chamados demonstrações de resultados por contadores). Esses relatórios ajudam você a analisar como o seu negócio autônomo está indo, se você é lucrativo e como está gastando seu dinheiro. Se você decidir contratar um contador, tendo esses relatórios para agilizar a preparação de suas declarações fiscais.