Erros de conta de advogado de advogado que os advogados não devem fazer
Embora existam muitas maneiras pelas quais as contas de confiança são mal administradas, há três erros comuns que os advogados cometem ao gerenciar suas contas IOLTA.
"Empréstimo" de dinheiro da conta fiduciária
Não há nenhuma maneira legítima de emprestar de uma conta de confiança. Às vezes os advogados usam os fundos da conta de confiança antes de terem o direito de fazê-lo, enquanto em outras situações eles usam fundos que nunca adquiririam o direito de usar. Qualquer abordagem abre a porta para o advogado se meter em sérios apuros.
Existem três maneiras de ocorrer empréstimos indevidos da conta de confiança:
O advogado recebe dinheiro da conta fiduciária antes de ser ganho
Isso geralmente acontece quando um advogado está tendo problemas de fluxo de caixa. Nessa situação, o advogado recebeu um retentor que ele depositou (esperançosamente) na conta fiduciária, e o advogado terá o direito de pagar esse dinheiro para si mesmo quando o trabalho estiver concluído. No entanto, o advogado não terá o trabalho concluído antes que alguma despesa iminente deva ser paga - folha de pagamento, aluguel de escritório, custos sendo adiantados em um caso de taxa contingente, etc.
Assim, o advogado vai em frente e leva mais da confiança do que ele ou ela realmente tem o direito de tirar da conta de confiança nesse ponto no caso.
O advogado toma dinheiro de fundos de clientes com a intenção de devolvê-lo
Quando as questões de fluxo de caixa se transformam em problemas financeiros mais graves, e o advogado tem milhares de dólares em fundos de clientes em uma conta fiduciária, alguns podem sucumbir à tentação de pedir dinheiro emprestado na conta fiduciária para se manter à tona.
O advogado pode racionalizá-lo pensando que, se ele não puder pagar as contas do escritório, não poderá continuar no negócio e, se não puder continuar no negócio, não poderá cuidar de seus clientes. Então, ele leva um pouco de dinheiro da conta de confiança apenas para segurá-lo até que seu fluxo de caixa melhore. O advogado pode ter toda a intenção de substituir os fundos o mais rápido possível, mas esse tipo de situação geralmente aumenta e acaba muito mal para o advogado - assim como para o cliente.
Roubo de conta fiduciária
Esta situação realmente não pode ser chamada de empréstimo, e não se refere aos golpes perpetrados nos escritórios de advocacia. Na situação de roubo da conta de confiança interna, o advogado ou alguém com acesso à conta de confiança chegou ao ponto de cobiça ou desespero de que eles simplesmente decidem pegar dinheiro que não é deles. Advogados com problemas de abuso de substâncias ou vícios em jogos de azar podem ser particularmente vulneráveis a esse erro, mas outras vezes isso acontece por motivos que não parecem claros. Se cometido por um advogado, este erro de conta de confiança é o mais provável para terminar uma carreira legal. Mas mesmo que seja cometido por um paralegal ou um contador, o advogado ainda é o único a pagar os fundos.
Fundos do advogado de Commingling com dinheiro do cliente
Um segundo grande erro na gestão de contas de advogado de confiança envolve fundos de advogado em combinação com o dinheiro do cliente. Isso geralmente decorre da falta de compreensão de como uma conta de confiança deve funcionar.
Laura A. Calloway, uma consultora de gerenciamento de prática de direito no Alabama State Bar, disse: "Muitos advogados não entendem o que entra e que não vai na conta fiduciária. Alguns administram tudo, incluindo honorários ganhos, através da conta fiduciária, usando como um único diário geral para suas empresas, outros tomam “retentores” sem entender que, pelo menos em algumas jurisdições como o Alabama, não existe algo como um pagamento não reembolsável. trabalhar em confiança como deveriam, especialmente se eles precisam agora para manter as luzes acesas. "
Algumas das maneiras comuns com que os advogados se misturam com os fundos do cliente incluem:
Uma verificação para dois fins
Um advogado diz ao cliente que as taxas legais serão de US $ 1.000 e a taxa de depósito judicial será de US $ 200, então o cliente faz um cheque no valor de US $ 1.200 para o advogado. Alguns advogados vão colocar todo o cheque na conta do negócio, porque a maioria do dinheiro vai para o advogado de qualquer maneira. No entanto, as regras de associação de bar exigem que o cheque entre na conta de fideicomisso, mesmo que o advogado tenha direito a toda a taxa do advogado imediatamente, pois a parte da taxa de depósito desse cheque deve ser mantida em custódia.
Fundos pessoais mantidos em confiança com fundos de clientes
Algumas associações de advogados estaduais proíbem advogados de ter quaisquer fundos pessoais em uma conta fiduciária, enquanto outros permitem que os advogados mantenham uma pequena quantia na conta para cobrir despesas relacionadas à operação da conta (embora a prática recomendada seja a dedução de todas as taxas da conta fiduciária). a conta comercial). Mas em nenhum lugar um advogado pode usar uma conta de confiança como uma conta operacional, uma conta poupança ou um local para ocultar ativos.
Às vezes, os advogados simplesmente deixam de entender que não podem pagar contas, como as despesas indiretas do escritório, diretamente da conta fiduciária, mesmo quando os cheques estão sendo emitidos de fundos que já foram ganhos. Outras vezes, os advogados usam intencionalmente a conta de confiança como uma forma de ocultar os ativos. Por exemplo, Calloway diz que viu advogados colocarem fundos pessoais na conta fiduciária para evitar a cobrança de impostos atrasados pelo IRS. É uma violação ética óbvia.
Não Removendo Honorários Ganhos ou Reembolsos da Conta Fiduciária
Calloway diz que viu alguns advogados que usaram sua conta de confiança como uma conta de poupança de dias chuvosos. Em vez de remover todas as taxas depois de terem sido ganhas, o advogado demora a retirar o dinheiro da confiança para reduzir o risco de gastá-lo. Calloway diz que isso é tanto uma prática comercial ruim quanto uma violação de ética. Enquanto o fundo estatal IOLTA pode se beneficiar dos ganhos com juros extras, o advogado deve transferir esse dinheiro para a conta operacional do negócio ou para algum tipo de fundo de poupança.
Falha ao rastrear corretamente os fundos do cliente
A terceira principal maneira que os advogados estragam suas contas de confiança é não manter registros detalhados das transações da conta de confiança de cada cliente. Existem várias maneiras de os advogados cometerem esse erro.
Não colocar o nome do cliente em verificações de conta fiduciária
Embora a maioria dos advogados seja boa em manter cópias de suas verificações de conta de confiança, nem todos lembram que devem anotar o nome do cliente ou o número do arquivo em cada cheque quando ele é emitido. Embora possa ser fácil lembrar por que um cheque foi escrito há um mês, pode ser difícil lembrar por que ele foi escrito daqui a um ano.
Os advogados que pensam que nunca teriam problemas para descobrir o que está em suas contas de confiança devem considerar o impacto de eventos catastróficos ou desastres naturais. Embora isso não aconteça com frequência, às vezes os escritórios de advocacia e todos os seus registros são destruídos. Um incêndio pode incinerar esses arquivos de papel rapidamente, bem como destruir o disco rígido do computador. Um furacão ou um tornado pode espalhar registros de cobrança por milhas. Essas coisas acontecem aos advogados. Se um advogado precisar reconstruir os registros da conta fiduciária de uma empresa usando extratos bancários e cópias de cheques antigos solicitados ao banco, a tarefa será praticamente impossível, a menos que esses cheques indiquem cujo dinheiro estava sendo usado na transação.
Não manter um ledger individual para cada cliente
Às vezes, os advogados acham que podem acompanhar o saldo da conta de cada cliente em suas cabeças. Em algum momento, eles não podem. E mesmo que eles possam, o que acontece com essas contas de clientes se algo acontecer com o advogado?
Calloway descreveu uma situação que encontrou onde um advogado manteve duas contas de confiança. Ele usaria uma conta de confiança por um mês e passaria para a outra conta de confiança no mês seguinte. Sua crença era que, ao permitir que cada conta atingisse um saldo zero durante o mês em que era usada, ele não precisaria manter registros de confiança individuais sobre o dinheiro que permanecia na conta. Ele estava enganado. As regras de ética exigem que seja mantido um balanço patrimonial em cada cliente para que fundos específicos do cliente possam ser identificados.
Para estar em conformidade com os requisitos da associação de advogados, os advogados devem manter registros mostrando quanto dinheiro cada cliente tem em confiança a qualquer momento. Depósitos e desembolsos devem ser claramente controlados de alguma forma que facilite a determinação do saldo da conta de confiança de cada cliente. Caso contrário, seria muito fácil que o dinheiro de um cliente fosse gasto no caso de outro cliente.
Não equilibrando os saldos individuais de clientes em relação à conta geral
Os advogados não devem apenas certificar-se de que sua conta de confiança geral esteja balanceada no final do mês, nem devem apenas garantir que cada conta de cliente individual seja balanceada. Compare os dois juntos e equilibre-os um contra o outro. Comparando os saldos globais, às vezes, revelará um erro contábil feito em uma conta individual, onde um cheque ou um depósito foi esquecido. Essa etapa simples às vezes detectará erros que poderiam resultar em uma verificação de conta de confiança devolvida.
Conseguindo ajuda
Alguns advogados percebem que suas contas de confiança estão erradas, mas não sabem como consertar o problema. Uma solução é entrar em contato com um consultor de gerenciamento de práticas jurídicas. Muitas associações estaduais de advogados agora oferecem conselhos gratuitos de gerenciamento de práticas legais a seus membros de associações de advogados, e vários consultores de gerenciamento de consultórios jurídicos privados também oferecem seus serviços por uma taxa.
Alguns advogados podem ter medo de discutir sua situação de conta de confiança com qualquer advogado, especialmente com um advogado que trabalha para a associação de advogados do estado, por causa dos requisitos de notificação obrigatória para violações de ética. No entanto, em muitos estados, as regras de conduta profissional agora excluem especificamente seus consultores de gerenciamento de práticas jurídicas de relatar esses problemas ao seu conselho de ética. Nerino J. Petro, o consultor de gerenciamento de prática do programa Law Law Management Assistance do Estado de Wisconsin, observa que, embora as regras variem de estado para estado, alguns estados como Wisconsin implementaram regras de concessão de confidencialidade aos advogados que buscam ajuda dos advogados do estado. programa de assistência em gestão de escritórios de advocacia (LOMAP).
O gerenciamento adequado de uma conta de confiança pode ser um incômodo, mas a perda de uma licença legal sobre a manutenção de registros malfeita seria ainda pior. Os advogados que estão tendo problemas para gerenciar suas contas de confiança devem prontamente resolver o problema, obtendo ajuda de um contador qualificado ou de um consultor de gerenciamento de práticas jurídicas.