Antes de preparar e distribuir formulários W-2

01 - Certifique-se de ter trabalhadores classificados corretamente como empregados

Um empregado é um trabalhador que realiza um trabalho sob a direção de um empregador. Em geral, qualquer pessoa que realize serviços para uma organização é um funcionário se a organização puder controlar o que será feito e como isso será feito.

Por outro lado, um contratado independente é um indivíduo ou empresa que presta serviços a outro indivíduo ou empresa. O contratado independente é uma entidade comercial separada e não é considerado um empregado. Alguns exemplos de contratados independentes são consultores, agentes ou corretores. O trabalho de contratados independentes é muitas vezes incidental ou não essencial para o negócio; por exemplo, um serviço de limpeza, processador de folha de pagamento ou serviço de TI.

Leia mais sobre como classificar os trabalhadores como empregados ou contratados independentes e consulte um advogado para obter assistência.

02 - Verifique as datas de distribuição e arquivamento para o ano atual

Duas etapas estão envolvidas no processo W-2. O primeiro passo é distribuir os formulários W-2 para os funcionários. O segundo passo é arquivar esses formulários na Administração da Previdência Social. (SSA)

O prazo para a distribuição aos funcionários e para o arquivamento na SSA é 31 de janeiro do ano seguinte. Este é um novo prazo para o depósito do SSA foi criado para ajudar a evitar fraudes fiscais. Leia mais sobre os prazos W-2 e 1099.

Certifique-se de fornecer aos funcionários os formulários no início de janeiro, para que eles tenham tempo de revisá-los para evitar erros.

03 - Verificar Empregados W-4 Forms

Os empregadores são obrigados a ter um formulário W-4 em arquivo para todos os funcionários em todos os momentos. O formulário W-4 inclui as informações necessárias para determinar o valor da retenção do imposto de renda federal de um empregado, usando o estado civil, o número de dependentes e quaisquer valores adicionais a serem retidos.

O formulário W-4 deve ser preenchido por contratação e a qualquer momento que o funcionário desejar fazer uma alteração. O funcionário deve alterar o formulário W-4 se as informações pessoais do funcionário (incluindo o estado civil e o número de dependentes) mudarem ou se o endereço do empregado mudar. O funcionário também pode alterar o formulário W-4 a qualquer momento para alterar o valor da retenção.

Todos os anos, antes do final do ano, os empregadores devem pedir a todos os funcionários que revisem o formulário W-4 para garantir que as informações pessoais sejam precisas.

Garantir que os funcionários tenham informações precisas e atualizadas no Formulário W-4 ajudará você a preparar e distribuir formulários W-2.

04 - Reunir informações de folha de pagamento para formulários W-2

Primeiro, você precisará de algumas informações básicas sobre sua empresa para todos os formulários W-2:

• Número de identificação do empregador da sua empresa
• O nome, endereço e código postal da empresa
• E o número de identificação fiscal da sua empresa

Em seguida, você precisará coletar informações sobre cada funcionário, tanto informações pessoais quanto informações sobre a folha de pagamento:

• Nome e endereço do funcionário e número do seguro social ou outro número de identificação fiscal
• Montante pago a esse empregado: total de salários, gorjetas e outras compensações
• Montante do imposto de renda retido
• Salários da previdência social (até o valor máximo da previdência social para o ano)
• Salários e gorjetas do Medicare e retenção de impostos do Medicare, incluindo o imposto adicional do Medicare para funcionários de alta renda.
• Dicas de funcionários alocadas pagas
• Benefícios de cuidados dependentes pagos e outros benefícios tributáveis ​​ao empregado
• Para cada estado onde o empregado trabalhou, os salários e gorjetas pagas pelo Estado e o imposto de renda do Estado retido
• Salários e gorjetas locais pagos e imposto de renda local retido.

05 - Revisão do Processamento W-2 - Como os W-2 serão criados?

Se sua empresa for novata no processamento da folha de pagamento ou se sua situação de folha de pagamento tiver mudado recentemente, é recomendável revisar o processo de encontrar, preencher e distribuir relatórios de final de ano aos funcionários. Você pode obter formulários W-2 a partir de uma loja de material de escritório, seu CPA, de um software fiscal ou contábil ou do IRS.

Nota: Você não pode fazer o download de formulários W-2 do IRS ou de outros lugares na Internet. A cópia A do formulário W-2 está em uma cor específica de tinta vermelha e não pode ser duplicada. Você deve arquivar o formulário IRS específico da Cópia A com a Administração da Previdência Social (esta é a cópia que você guarda e arquiva na Previdência Social no final de fevereiro).

Aqui estão algumas opções para preparar formulários W-2:

• Usando o software de contabilidade . Se você tiver apenas alguns funcionários e usar o software de contabilidade, poderá adquirir um complemento para preparar formulários W-2 usando esse software.
• Usando o software de preparação de imposto. Se você usar um dos programas comuns de preparação de impostos, seja on-line ou em uma versão para desktop, e tiver adquirido a versão comercial deste software, verifique se o processamento W-2 está incluído. Shirley Elmblad, Guia de Software Financeiro, tem um artigo sobre revisões de software tributário
• Usando formulários W-2 comprados . As principais empresas de suprimentos de escritório têm formulários W-2 pré-impressos para uso com software em um CD, o que permite inserir as informações desses formulários manualmente e imprimi-los na impressora.

Qualquer método que você use para completar e imprimir formulários W-2 também deve ter formulários de transmissão W-3 .

06 - Decidir como distribuir formulários W-2 aos funcionários

Depois de criar os formulários W-2, sua próxima decisão é como distribuí-los aos funcionários. Lembre-se que o prazo para a distribuição de formulários W-2 aos empregados é 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Por exemplo, os empregadores que deviam distribuir o W-2 do ano fiscal de 2016 têm até 31 de janeiro de 2017 para distribuí-los.

Você tem duas opções para distribuir formulários W-2 impressos aos funcionários: enviá-los por correio ou distribuí-los aos funcionários pessoalmente. Se um funcionário pegar seu formulário W-2 pessoalmente, convém que o funcionário assine que o formulário foi retirado, para evitar dúvidas sobre se isso foi feito.

07 - Verifique se há erros antes de enviar formulários W-2 aos funcionários

Para minimizar os problemas e ter que reenviar os formulários W-2, verifique os formulários W-2 em busca de erros, usando esta lista de verificação. Os erros comuns do W-2 incluem o uso do formulário do ano errado, a falha em incluir informações, colocar as informações na caixa errada e deixar de impedir a retenção da Previdência Social no máximo.

08 - Tratamento de solicitações de funcionários para formulários W-2 duplicados

Os funcionários geralmente perdem ou perdem os formulários W-2 e eles podem vir ao departamento de folha de pagamento solicitando uma cópia duplicada do formulário W-2. Antes de distribuir os formulários W-2, considere como você lidará com essas solicitações:

• Se você imprimiu os formulários internamente, basta reimprimir o formulário W-2 e enviá-lo ou enviá-lo por correio para o funcionário.
• Se o formulário foi preparado por um serviço de folha de pagamento externo, eles podem cobrar pelo custo de reimpressão e envio do formulário. Você pode cobrar dos funcionários um primeiro formulário duplicado ou um segundo duplicado em um ano (isso acontece!).

O que quer que você decida, é uma boa idéia comunicar sua política sobre formulários duplicados aos funcionários. Ter uma cobrança por formulários duplicados pode parecer extremo, mas pode reduzir o número de formulários perdidos com os quais você precisa lidar.

09 - Arquivar formulários W-2 e W-3 com a Administração do Seguro Social

Depois de decidir como preparar formulários W-2 e distribuir esses formulários aos funcionários (até 31 de janeiro do ano fiscal seguinte), sua próxima decisão é determinar como arquivar esses formulários na Administração de Previdência Social (SSA). .

Todos os formulários W-2 devem ser preenchidos com a Administração da Previdência Social, juntamente com um formulário de transmissão W-3 . Duas opções para enviar estes formulários:

• Você pode arquivar on - line na seção Business Services Online do site do Seguro Social. Você terá que se registrar primeiro e preencher os formulários apropriados on-line. Se você arquivar on-line com o BSO, não precisará incluir formulários W-3.
• Você também pode enviar formulários W-2 completos, juntamente com o formulário W-3, para a Administração da Previdência Social.

Aqui estão mais informações sobre como preparar um formulário W-3 .

10 - Verificar os Regulamentos Estaduais de Distribuição de Formulários W-2

Quando você preenche um formulário W-2 para um funcionário, uma parte desse formulário (Cópia 1) é designada para ser enviada ao estado em que o funcionário trabalha. Se o funcionário trabalhar em mais de um estado, você deverá enviar uma cópia do formulário W-2 para cada estado.

Cada estado tem diferentes requisitos para o envio de formulários W-2 e quaisquer formulários de transmissão. Verifique com a autoridade tributária do estado ou o departamento de receita do estado para saber quais são os requisitos do estado.

ATUALIZAÇÃO: Muitos estados estão em conformidade com o novo prazo de 31 de janeiro para arquivar W-2s com o SSA.

Leia mais sobre os impostos da folha de pagamento do estado.