Coisas para incluir quando você escreve uma fatura para suas vendas de e-commerce
Um dos documentos contábeis mais comuns é a fatura. Na maioria dos casos, especialmente quando o comprador deseja reivindicar algum tipo de dedução, os clientes do site de comércio eletrônico precisam de uma fatura. Isso, combinado com o fato de que a tributação é sempre específica do território, torna importante que a fatura de suas vendas de comércio eletrônico inclua um certo nível mínimo de informações.
Quando você está criando uma fatura para o seu negócio de comércio eletrônico , aqui estão algumas informações que você deve incluir:
01 - A palavra "fatura"
- Nota de entrega
- Nota de débito
- Detalhes do Correio
02 - Número de série da fatura única
Como esse é um documento fiscal oficial, você deve seguir uma lógica de atribuição de um número de série a cada fatura. Na forma mais simples, o número de série é apenas um número maior que o número de série anterior. Em um sistema um pouco mais complexo, você pode inicializar o número de série em cada ano financeiro. Em sistemas ainda mais complexos, você pode querer ter uma numeração serial alfanumérica. Neste sistema, a carta pode indicar o cliente específico ou categoria de produto.
03 - Seu nome comercial oficial e quaisquer nomes secundários
Sua fatura deve incluir o nome oficial da sua empresa. Se houver outros nomes associados, esses devem ser mencionados também. Um exemplo poderia ser "Mercados de Qualidade", como o nome da empresa, e "uma franquia da XYZ Online Markets" como um indicador secundário.
04 - Informação de contato
No mínimo, sua cidade e país devem ser mencionados. Na ausência dessa informação, a localização da tributação não seria clara. É claro que, se eu recebesse uma fatura que mencionasse apenas a cidade e o país, ficaria preocupado com a genuinidade da empresa de comércio eletrônico. É uma boa ideia incluir seu endereço completo, número de telefone e endereço de e-mail.
Informações adicionais de contato também podem fazer sentido em alguns casos. Algumas dessas informações adicionais podem ser:
- Endereço da filial
- Lista separada de endereços de e-mail para um departamento diferente, como atendimento ao cliente, faturamento, suporte a vendas ...
05 - Códigos de Tributação e Outros Códigos Comerciais
Se você adicionar impostos na forma de taxa de serviço, IVA, GST ou algum outro tipo em que o cliente possa dispor de uma compensação, é necessário incluir seus códigos de registro para esse tipo específico de imposto. Além disso, dependendo da sua localização, pode ser necessário listar seu ID de registro de empresa na fatura.
06 - Detalhes do Cliente
Uma fatura não é um instrumento de portador. Isso significa que uma fatura não é de propriedade da pessoa que a possui. Em vez disso, a fatura deve ser endereçada a uma entidade específica. Então, você deve listar o comprador. Normalmente, o nome completo oficial é adequado. No entanto, a maioria dos comerciantes de comércio eletrônico prefere incluir o endereço e o endereço de e-mail.
07 - Descrição do item
O nome, tamanho (se aplicável), tipo (se aplicável), quantidade, preço unitário e preço total devem ser mencionados para cada item que o cliente comprar.
08 - Adições e deduções de custos
As adições podem incluir, postagem, manuseio de remessa, tributação, dívidas pendentes anteriores. As subtrações podem incluir descontos, créditos, cupons e similares.
09 - Detalhes e Modos de Pagamento
Deve haver uma menção aos vários métodos pelos quais o cliente pode pagar. Pode incluir detalhes sobre o nome no qual o cheque deve ser retirado ou o ID do PayPal para o qual o valor deve ser remetido, ou dados bancários. Na maioria dos e-commerce B2C, a fatura é gerada depois que o pagamento é recebido. Nesse caso, os detalhes do pagamento recebido devem ser mencionados.
10 - Termos e Condições
Termos e condições relacionados à venda devem ser mencionados. Quando as empresas estão usando formulários de fatura pré-impressos, esses termos e condições tendem a ser pré-impressos no próprio papel de carta. Termos e condições comuns incluem detalhes sobre reembolsos, devoluções , reparos, garantias e garantias. Além disso, como estamos falando de e-commerce, pode fazer sentido incluir sua política de privacidade aqui.