Esta agenda de reunião de exemplo mantém sua reunião organizada
Você já pensou muito sobre o que você espera obter com um Conselho Consultivo e aguarda os conselhos e a experiência que os membros do seu Conselho Consultivo podem oferecer em vários aspectos do seu negócio, como administração , marketing , contabilidade , pessoal , atendimento ao cliente , tecnologia, etc.
Então, você quer ter certeza de que, logo nesta primeira reunião, você permite que os membros do seu Conselho Consultivo contribuam.
Planeje a reunião em torno de um problema ou tópico de discussão
Sua primeira reunião, portanto, como todas as reuniões do seu Conselho Consultivo, precisa ser planejada em torno de uma questão ou problema. Você pode achar mais fácil declarar o problema como um objetivo . Por exemplo, "queremos aumentar nossas vendas em 25% no próximo trimestre. Como podemos fazer isso?" Ou você pode declarar o tópico para discussão de maneira mais geral: "Como podemos reduzir nossos custos de negócios ?" ou "Como podemos aumentar a produtividade ou como podemos melhorar o atendimento ao cliente ?"
Reúna os Materiais de Fundo Relevantes
Depois de decidir sobre o tópico da discussão, é hora de reunir os materiais que os membros do seu Conselho Consultivo precisarão.
Como esta é a primeira reunião do Conselho Consultivo, você deve incluir um plano de negócios e quaisquer outros documentos pertinentes ao tópico de discussão, como gráficos, gráficos e fichas técnicas que ilustrem o plano de fundo do tópico de discussão.
Se possível, você deve enviar uma cópia desses documentos a todos os membros do Conselho Consultivo com duas semanas de antecedência, juntamente com uma cópia da pauta.
Criar a agenda da reunião
Abaixo está um exemplo de uma Agenda (com comentários para executar a reunião de maneira eficiente) que você pode usar em sua primeira reunião do Conselho Consultivo.
Observe que cada item da agenda é cronometrado; Construir um cronograma em sua reunião e cumpri-lo garante que sua reunião não seja atolada e estimula a discussão no tópico.
Fazer arranjos para registrar as atas da reunião
Você também desejará fazer alguns arranjos para registrar as atas da reunião. Não tente fazer isso sozinho; você precisa ser capaz de participar plenamente e ouvir e contribuir bem é um trabalho de tempo integral. Se você não tiver alguém que possa participar e servir como secretário, peça permissão aos membros do seu Conselho Consultivo para registrar a reunião.
Faça refrescos disponíveis
Ter refrescos disponíveis é uma boa ideia. Café, chá, água, sucos e lanches saudáveis , como frutas ou muffins são um toque agradável e sempre bem-vindos nas reuniões. Após sua primeira reunião, você terá uma percepção das preferências dos participantes por bebidas e lanches e poderá planejar de acordo com a próxima reunião.
Relaxar!
Acima de tudo, não se preocupe com a sua apresentação. Você está lá para compartilhar sua visão e esperanças para sua empresa e procurar aconselhamento, não para impressionar ninguém com efeitos de apresentação de multimídia.
Seu objetivo de longo prazo é estabelecer uma relação de confiança com seus membros do Conselho Consultivo, então, em vez disso, concentre-se em garantir que os membros do seu Conselho Consultivo partam, sentindo que foram ouvidos e que contribuíram para o gerenciamento de sua empresa. - e aguardo com expectativa a próxima reunião do Conselho.
Incluí comentários nesta agenda da reunião da Diretoria da amostra para orientá-lo no processo de reunião. Sinta-se à vontade para imprimir esta agenda e adaptá-la às suas necessidades - copie-a diretamente em um documento do Word, Excel ou similar selecionando o texto e usando copiar / colar (usando o Windows, delineie o texto a ser selecionado com o mouse , e pressione CTRL-C para copiar e CTRL-V para colar).
Nome da sua empresa - (preencher)
Agenda
Data - (preencher)
Localização - (preencher)
| Hora de início / fim | Atividade |
| 10:00 - 10:05 | Introduções (Assumindo que seus membros do Conselho Consultivo não tenham se encontrado, apresente-se a si e a todos os membros do Conselho, dando uma breve descrição de seus conhecimentos.) |
| 10h05 - 10h10 | Por que um conselho consultivo? (Uma breve declaração de como você vê o Conselho Consultivo operando e as contribuições que você espera que o Conselho Consultivo possa fazer à sua empresa. Inclua detalhes como a frequência com que o Conselho se reunirá.) |
| 10: 10h às 10: 20h | Questões (Se houver algum. Se não houver, pergunte aos membros do Conselho como eles veem o Conselho Consultivo operando e como esperam contribuir.) |
| Tópico de discussão: (Insira sua pergunta / declaração de problema aqui.) | |
| 10h20 - 10h25 | Apresentação do Tópico de Discussão (Um resumo da história do tópico e como ele está afetando a empresa atualmente; abstenha-se de dar suas opiniões / soluções neste momento.) |
| 10h25 - 11h35 | Discussão (Você quer manter as ideias fluindo neste estágio; não rejeite ou rejeite idéias neste momento. Também contribua com suas ideias / pontos de vista.) |
| 11: 35h - 11: 50h | Propostas / Resoluções (Avaliando as ideias que o grupo ouviu e escolhendo as melhores "soluções".) |
| 11h50 - 11h55 | Resumo (Resuma o tópico, a discussão e os resultados para o grupo e diga-lhes o que você planeja fazer.) |
| 11h55 | Adiamento |
Data da próxima reunião - (preencher)
Se você usar esse cronograma, este é um ótimo momento para levar seus membros do Conselho Consultivo a um bom almoço (especialmente se lanches não tiverem sido servidos durante a reunião). Lembre-se que a reunião acabou e o almoço deve ser principalmente uma ocasião social!
Mantenha as reuniões curtas
Você nunca deve ter uma reunião do Conselho Consultivo que seja executada por mais de duas horas. Duas horas são longas o suficiente para que a maioria das pessoas dê atenção total à tarefa que tem em mãos.
Iniciar reuniões futuras com uma revisão de tópicos anteriores de discussão
Em reuniões futuras, você deve começar com uma revisão do que fez sobre o tópico que foi discutido na última reunião e convidar os comentários dos membros do seu Conselho Consultivo sobre as ações de sua empresa.
Porque o "meet and greet" está fora do caminho, você pode querer ter dois tópicos de discussão em futuras reuniões do seu Conselho Consultivo. Você pode até ter três, se achar que elas cabem confortavelmente no formato de duas horas. Mas você nunca deve ter mais que três.