Como os empregadores devem cumprir as regras de retenção de backup
Quais pagamentos estão sujeitos a retenção preventiva?
Pagamentos que podem estar sujeitos a retenção na fonte incluem:
- Pagamentos de juros ( formulário 1099-INT )
- Dividendos ( Formulário 1099-DIV (PDF));
- Rendas, lucros ou outras receitas ( Formulário 1099-MISC (PDF));
- Comissões, taxas ou outros pagamentos por trabalho realizado como contratado independente ( Formulário 1099-MISC (PDF));
- Pagamentos por corretores e operações de troca de permuta ( Formulário 1099-B (PDF));
- Cartão de Pagamento e Transações de Rede de Terceiros ( Formulário 1099-K (PDF)); e
- Pagamentos de royalties ( Formulário 1099-MISC (PDF)).
Para a maioria das empresas, os pagamentos a contratados independentes e freelancers são mais prováveis de exigir retenção preventiva. Para mais informações, leia este artigo sobre quem deve receber um formulário 1099-MISC .
Quando devo reter imposto de renda em um pagamento?
Você, como proprietário de uma empresa e pagador, deve reter impostos sobre um pagamento se:
- O contribuinte não lhe forneceu um número de identificação de contribuinte ( Número da Previdência Social, Número de Identificação do Empregador ou Número de Identificação Individual do Contribuinte)
- O IRS notificou que o número de ID do contribuinte está incorreto
- O IRS notificou que o contribuinte não informou todos os juros ou dividendos em anos anteriores
(Existem várias outras circunstâncias que se aplicam a bancos e corretoras, mas não a empresas.)
Como faço para obter o ID do contribuinte do indivíduo?
Use o formulário W-9 para solicitar o número de identificação do indivíduo.
Se você não receber as informações, inicie a retenção de backup imediatamente e continue até recebê-la.
Como eu sei quanto negar?
A taxa de retenção de segurança é atualmente de 28% do valor total pago ao trabalhador.
Como e quando faço o formulário 945?
Primeiro, você deve arquivar o formulário 945 com o IRS. O formulário 945 é um formulário de relatório anual usado para informar todas as retenções de reserva para todos os beneficiários do ano. Você pode enviar por e-mail este formulário ou enviá-lo pelo correio. Se você enviar por e-mail, para onde enviar o formulário, depende se você está efetuando um pagamento. Consulte o artigo da Receita Federal sobre instruções para o formulário 945 para obter uma lista completa dos endereços de pagamento.
Como faço para reportar backup de retenção para o beneficiário?
Para beneficiários individuais, você deve fornecer informações sobre os valores retidos de cada cheque. Em seguida, no final do ano, você deve informar a retenção total do backup, juntamente com o valor total pago no ano, no Formulário 1099-MISC.
Como faço para depositar os valores de retenção de backup?
Geralmente, as regras de depósito do Formulário 945 são as mesmas do Formulário 941 (impostos sobre a folha de pagamento). Você é um depositante semi - semanal ou mensal , dependendo do valor depositado. Você pode usar o sistema de arquivo eletrônico do IRS (EFTPS) ou fazer depósitos usando o cupom de depósito .
Existem algumas regras especiais relacionadas ao depósito de retenção de backup; leia as instruções para o formulário 945 para mais informações.