Os pagamentos a não-funcionários devem ser informados ao IRS, mas normalmente não é necessária a retenção do imposto de renda para esses pagamentos. Mas, em alguns casos, a retenção de backup é necessária. Se você precisar reter o backup de não-funcionários, precisará informar os pagamentos e a retenção.
O Formulário 945 do IRS é usado para informar sobre impostos federais retidos de não empregados, especificamente na retenção de fundos. Primeiro, darei a você o histórico para explicar quando o Formulário 945 é necessário, então mostrarei como preencher este formulário, como, quando e onde e quando enviá-lo.
Retenção de tipos de ganhos
O IRS exige que você retenha imposto de renda dos ganhos dos funcionários, mas também há alguns outros tipos de pagamentos que sua empresa pode fazer que exigem que você retenha o imposto de renda e informe e pague esses impostos ao IRS. O IRS chama isso de "retenção de imposto de renda não-folha de pagamento".
Os tipos de pagamentos que exigem retenção incluem:
- Pensões
- Ganhos de jogo e lucros de jogos indianos, e
- Pagamentos sujeitos a retenção na fonte .
A retenção sobre esses pagamentos é informada no Formulário 945 do IRS : Retorno anual do imposto de renda federal retido
Retenção de backup para não funcionários - uma introdução
Primeiro, uma explicação do imposto de renda federal para não empregados.
Esses indivíduos são pagos pela sua empresa pelos serviços que prestam como contratados independentes. Por não serem funcionários, você não é obrigado a reter o imposto de renda federal dos valores que você paga.
Mas você deve fornecer a esses indivíduos um formulário 1099-MISC em janeiro, após o ano em que eles trabalharam para você.
(O 1099-MISC é como um W-2 para funcionários.) Para preparar o 1099-MISC, você deve obter o número de identificação fiscal da pessoa. Para obter esse número, você deve fazer com que a pessoa preencha um formulário W-9 mostrando o número de identificação fiscal.
Mas e se o número de identificação fiscal de alguém estiver faltando ou incorreto? Então, o IRS diz que você deve reter os impostos dos pagamentos que você faz a essa pessoa durante o ano, usando um processo chamado de retenção na fonte. A taxa de retenção é atualmente de 28%.
Você não precisa iniciar a retenção de backup até ser notificado pelo IRS.
Veja um exemplo de como a retenção de backup e o Formulário 945 funcionam:
Você teve um novo web designer freelancer trabalhando para você no ano passado como contratado independente, continuando este ano. Quando ela começou, você solicitou um formulário W-9, mas nunca o recebeu.
No entanto, o IRS enviou-lhe um aviso de que os pagamentos de retenção na fonte devem ser feitos.
O que fazer:
1: Notifique o trabalhador de que você estará retendo imposto de renda de pagamentos.
2: Processar pagamentos para esse trabalhador para incluir retenção de backup na taxa atual, 28%.
3. Inclua as informações de retenção no stub de pagamento da pessoa.
4: Deposite os valores de retenção na reserva (veja abaixo). Você não precisa reter os impostos da Previdência Social ou do Medicare desses pagamentos.
5. Faça pagamentos periódicos do montante retido ao IRS.
6. Entregue a pessoa com o Formulário 1099-MISC em janeiro do ano seguinte. O 1099-MISC incluirá a retenção de backup total do ano.
7. Relate o total de retenção de segurança para todos os não funcionários no Formulário 945 até 31 de janeiro do ano seguinte.
Formulário Completo 945
O Formulário 945 é um retorno anual, mostrando todos os impostos federais que você reteve de acordo com as necessidades de retenção de reserva de todos os não funcionários / freelancers.
As informações que você deve informar no Formulário 945 incluem:
- Todo o imposto de renda federal retido de todos os indivíduos sujeitos a retenção na fonte.
- A retenção total do backup calculada com base no pagamento total para todos os indivíduos é de 28%. (Esta é a taxa de retenção de segurança, o valor que você é obrigado a pagar o IRS).
- Depósitos totais realizados durante o ano.
- Saldo devedor ou pagamento em excesso.
Se você pagar mais de US $ 2.500 em retenção na fonte durante o ano, precisará dividir esse total para mostrar a obrigação tributária mensal (isto é, o total de valores pagos é de 28%).
Quando arquivar o formulário 945 e fazer backup de retenção de pagamentos
Formulário 945 é arquivado com o IRS, ao mesmo tempo que você arquiva formulários W-2 e formulários 1099-MISC - até 31 de janeiro do ano seguinte. Veja este artigo para as datas específicas do relatório para o ano fiscal atual.
Os pagamentos de retenção de segurança são feitos no mesmo prazo que reter os funcionários, usando as regras para determinar se os depósitos devem ser feitos semestralmente ou mensalmente.
Se você estiver enviando o Formulário 945 pelo correio, o local de envio dependerá do pagamento. Veja a tabela nas Instruções para o Formulário 945 para selecionar o endereço correto.
Envio do formulário 945 e backup de retenções de pagamento para o IRS
Você pode arquivar o formulário 945 com o IRS usando o sistema de arquivos eletrônicos.
Você pode fazer backup de retenção na fonte para o IRS eletronicamente usando o sistema EFTPS. O IRS também tem outras opções para pagar esses impostos; veja este artigo sobre pagamentos.
Se você estiver usando o software de preparação de impostos ou os serviços de um preparador de impostos, poderá enviar o Formulário 945 e fazer depósitos de retenção na fonte juntos.
Mais sobre a retenção de backup e o formulário 945
- Veja as instruções para o formulário 945 para mais informações.
- Tópico 307 do imposto do IRS: Retenção de backup
- Publicação do IRS 1281: Retenção de backup para nomes / TINs ausentes e incorretos