Que informações você deve incluir ao reconhecer uma doação?
Primeiro, você precisa de uma carta de agradecimento calorosa, mas você também deve incluir informações legalmente necessárias para que os doadores possam documentar que deram uma doação dedutível para sua instituição de caridade.
O IRS exige que instituições de caridade públicas (também conhecidas como organizações 501 (c) (3) ) enviem uma carta de reconhecimento formal para qualquer doação de mais de US $ 250.
O doador pode usar esta carta como prova de sua doação e reivindicar uma dedução fiscal . A maioria das instituições de caridade envia um aviso para todas as doações, mesmo que pequenas.
Ambas as metas, agradecendo ao doador e satisfazendo os requisitos legais, podem ser realizadas ao mesmo tempo ou separadamente. A maioria das instituições de caridade consegue atingir os dois requisitos em uma única carta.
Quando você deve reconhecer uma doação para fins fiscais
A Receita Federal diz que o reconhecimento deve ser feito "por escrito, no momento da solicitação ou quando o pagamento é recebido, e de uma forma que chegue à atenção do doador" (Veja Publicação IRS 1771).
O reconhecimento da doação deve ocorrer até 31 de janeiro do ano seguinte ao presente. No entanto, as melhores práticas sugerem que as instituições de caridade devem enviar um reconhecimento o mais rápido possível após o recebimento do presente.
Além disso, a maioria das instituições de caridade envia um resumo das contribuições de um doador para o ano anterior até o final de janeiro.
Em uma era de recursos e doações de angariação de fundos multicanal, enviar esse resumo de fim de ano por e-mail (não importando se as doações originais vieram por meio de verificação física ou on-line) garante que sua organização tenha notificado adequadamente o doador.
Você pode enviar esse resumo final das contribuições de um doador para o ano anterior por e-mail?
Sim. Não há prescrição legal para o formulário que qualquer carta de confirmação deve receber. Por exemplo, pode ser um cartão postal, um email ou uma carta física.
No entanto, na minha opinião, é melhor fazer com que o resumo do final do ano seja uma carta física por correio. Uma mensagem de e-mail pode não ser notada em uma caixa de correio lotada ou até acabar na pasta de spam do doador.
O que você deve incluir no reconhecimento
- O nome da sua organização
- Uma declaração dizendo que você é uma organização isenta de impostos 501c3
- A data em que a doação foi recebida
- O valor da contribuição em dinheiro (dinheiro significa cheques, cartão de crédito e dedução de folha de pagamento)
- Uma descrição (mas não valor) de uma contribuição não monetária. O doador estima o valor das contribuições não monetárias quando as reporta ao IRS em seu retorno de imposto.
- Uma declaração de que nenhum produto ou serviço foi fornecido pela organização, se aplicável
- Uma descrição e estimativa de boa fé do valor de bens ou serviços, se houver, que a organização forneceu em troca da contribuição. Um exemplo poderia ser um jantar em que parte do dinheiro paga pela refeição, enquanto o resto é uma doação.
- Uma declaração de que bens ou serviços, se houver, que a organização forneceu em troca da contribuição consistia inteiramente de benefícios intangíveis, se aplicável. Um exemplo pode ser um pequeno presente avaliado em menos de US $ 75, como uma caneca ou uma sacola com o logotipo da organização.
O que acontecerá se minha organização não fornecer um reconhecimento adequado?
O IRS negou deduções fiscais a doadores que não podem oferecer o devido reconhecimento de suas doações a uma instituição de caridade.
A "Crônica da Filantropia" relatou isso em seu artigo, "IRS Crackdown Puts Focus on Gift Records". Em um caso, o julgamento dependia de que o reconhecimento não fosse oportuno o suficiente e não possuísse a linguagem necessária.
DICA: Desenvolva sua linguagem de reconhecimento e avalie-a por um advogado especializado em assuntos sem fins lucrativos. Em seguida, use a mesma linguagem de forma consistente.
Alguns exemplos:
Não há motivo para que sua organização não ofereça um agradecimento caloroso que encoraje seus doadores a lhe dar novamente e cumpra sua obrigação de fornecer um reconhecimento aceitável da doação pelo IRS.
Embora a linguagem de reconhecimento deva ser adequada para cada instituição de caridade, aqui estão dois exemplos de declarações que atendem a todos os requisitos.
O primeiro veio no final de uma carta escrita enviada pelo correio; o segundo foi parte de um email obrigado .
1. "Como lei de caridade 501c3, as leis fiscais nos obrigam a notificá-lo de que esta carta é o reconhecimento oficial de sua doação. Além disso, somos obrigados a certificar que você não recebeu nenhum produto ou serviço em consideração a essa contribuição. quantidade do seu presente é dedutível de impostos. Obrigado! "
2. "A Partners In Health, uma organização sem fins lucrativos 501 (c) (3), não forneceu quaisquer bens ou serviços, no todo ou em parte, a você em consideração por esta contribuição em dinheiro voluntário. Se você deseja reivindicar a dedutibilidade fiscal deste presente nos EUA, por favor, guarde esta carta de confirmação para seus arquivos. O número EIN do Partners In Health é xxxxx. "
Ambos os exemplos funcionam para doações em dinheiro. Mas e se a doação não for dinheiro, mas propriedade ou bens físicos de algum tipo? Nesse caso, use uma linguagem semelhante a este exemplo:
“Obrigado pela contribuição de um refrigerador usado e um fogão usado que [nome da organização sem fins lucrativos], uma organização sem fins lucrativos 501 (c) (3), recebida em [Data]. Nenhum produto ou serviço foi fornecido em troca de sua contribuição. ”
Recursos:
Base de conhecimento do GrantSpace
Conselho Nacional de Organizações Sem Fins Lucrativos