Cronograma de Depósito Mensal vs. Cronograma de Depósito Semi-semanal
O processo de folha de pagamento inclui (a) calcular e preparar contracheques, (b) contabilizar os valores retidos destes contracheques, (c) fazer depósitos de impostos retidos em contracheques e (d) informar sobre impostos retidos e depósitos feitos.
Este artigo fornece os fundamentos da parte de depósito desse processo.
Quais são os impostos sobre a folha de pagamento?
Primeiro, vamos definir o que significa "impostos sobre a folha de pagamento". Eles são os impostos que você deve pagar em sua folha de pagamento (os valores que você paga aos funcionários pelo trabalho que fizeram).
- Esses impostos federais que você reteve dos contracheques de seus funcionários,
- Os impostos FICA ( impostos de Seguro Social / Medicare) que você reteve dos funcionários e o valor correspondente que você reservou da folha de pagamento a ser paga pela sua empresa, e
- Imposto de desemprego federal , com base na sua folha de pagamento bruta total.
Como o IRS determina datas de depósito do imposto sobre a folha de pagamento
O IRS determina o cronograma de depósito de impostos sobre a folha de pagamento para os empregadores com base em sua responsabilidade total da Previdência Social / Medicare bruta para o período de doze meses que termina no dia 30 de junho. Esse período de tempo é chamado de período de retrospectiva.
Como o período de retrospectiva é determinado?
Um período de lookback é o tempo e a quantia usada para qual método você deve usar para o depósito de imposto sobre folha de pagamento.
O IRS diz que é o montante total de impostos sobre o emprego reportados pelo empregador nos doze meses que terminam em 30 de junho. Assim, o cronograma de depósito de folha de pagamento que você usa depende principalmente do valor dos impostos sobre folha de pagamento que você deve, com base no passado.
Este é confuso. Vou usar um exemplo da Patriot Software: " Por exemplo, o período de look-back para apresentar os depósitos fiscais de emprego em 2017 seria o período de 12 meses encerrado em 30 de junho de 2016."
Quando você tem o total, você pode ir para o parágrafo "Determinando o seu Cronograma de Depósito de Impostos" abaixo para ver com que frequência você deve fazer depósitos.
Encontrando sua responsabilidade total do imposto sobre folha de pagamento
A melhor maneira de encontrar os valores para seus impostos sobre folha de pagamento pagos durante o período de retrospectiva é examinar os Formulários 941 (o Salário Trimestral e a Declaração de Imposto) para cada trimestre. Vá para a Linha 10: Impostos Totais Após os Ajustes. Adicionando todos os quatro formulários 941 juntos, você terá o valor usado para determinar o seu cronograma de depósito de impostos.
Determinando o seu cronograma de depósito do imposto sobre folha de pagamento
- Se você é um novo empregador e não tem funcionários durante esse período de "retrospectiva", você é um depositante mensal
- Se a sua obrigação de imposto sobre a folha de pagamento for inferior a US $ 2.500 em um trimestre, você poderá depositar esses impostos com um "retorno oportuno" (assumindo o Formulário 941 ).
- Se o total de impostos sobre a folha de pagamento para o "período de retrospectiva" fosse de US $ 50.000 ou menos , você é um depositante mensal
- Se os impostos totais da folha de pagamento para o "período de retrospectiva" forem superiores a US $ 50.000 , você fará depósitos na programação semestral.
Mais informações sobre datas de depósitos fiscais
- Os depósitos mensais devem ser feitos até o 15º dia do mês seguinte. Portanto, seu depósito de folha de pagamento para março deve ser feito até 15 de abril.
- Depósitos semideminais são feitos no seguinte cronograma:
- Deposite os impostos das folhas de pagamento pagas no sábado, domingo, segunda ou terça até a sexta-feira seguinte.
- Deposite os impostos das folhas de pagamento pagas na quarta, quinta ou sexta-feira até a quarta-feira seguinte.
- Se a sua obrigação de imposto sobre folha de pagamento for de US $ 100.000 ou mais, você deverá depositar no dia seguinte e deverá continuar a fazer depósitos no dia seguinte pelo restante do ano e no ano seguinte.
- Os erros de depósito não são penalizados se não excederem US $ 100 ou 2% do valor do imposto de trabalho necessário para serem depositados. Você deve compensar o saldo devido por um dia de compensação pré-definido para evitar novas penalidades.
- Se for necessário fazer um depósito em um dia que não seja bancário, o depósito será considerado oportuno se for feito até o fechamento do próximo dia bancário. Além dos feriados bancários federais e estaduais, os sábados e domingos são tratados como dias não bancários.
- Os depositantes semiventistas têm pelo menos três dias úteis após o encerramento do período semestral para depositar os impostos acumulados durante o período semestral.
Como fazer depósitos fiscais federais na folha de pagamento
O IRS exige que todos os depósitos de folha de pagamento sejam feitos eletronicamente, usando o sistema online EFTPS . Você não pode enviar depósitos usando um cupom de depósito.
Vá para o site do EFTPS . Você se registra e usa o site para pagar seus impostos; os valores são deduzidos da sua conta bancária comercial.