Uma lista de verificação para novos empregadores
Antes de contratar seu primeiro funcionário, siga algumas etapas e algumas leis, regulamentos e impostos para configurar e entender. Comece com o primeiro item e vá até a lista, para ter certeza de que você não vai perder nada importante.
01 - Obter um número de identificação do empregador
02 - Registre-se como empregador com seu estado
Você precisará ir ao departamento de receita do seu estado e se registrar como empregador. Se o seu estado tiver um imposto de renda, você precisará descobrir como os funcionários se inscrevem para a retenção (um formulário W-4 estadual ou equivalente). Em seguida, descubra como e quando seu estado quer que você pague e informe sobre o imposto de renda estadual retido do pagamento do empregado. Além disso, verifique o desemprego estadual e a remuneração dos trabalhadores (e o seguro de invalidez, se o seu estado assim o exigir).
03 - Registre-se com o IRS para os Impostos da Folha de Pagamento
A partir de 1º de janeiro de 2011, os empregadores deverão usar o Sistema de Pagamento de Impostos Federais Eletrônicos (EFTPS) para fazer depósitos de folha de pagamento e arquivar relatórios de imposto sobre a folha de pagamento. É fácil se inscrever online; você apenas fornece algumas informações sobre sua empresa e a conta bancária da qual fará os pagamentos.
04 - Inscreva-se no Estado Novo Sistema de Registro de Contratação
Os empregadores devem registrar novas contratações com seu estado, e os estados têm um sistema comum para esse registro. O objetivo é rastrear pessoas que devem dinheiro para pensão alimentícia e outras dívidas colecionáveis, para que seu pagamento possa ser enfeitado. Você pode se inscrever agora e usar o sistema para novas contratações mais tarde.
05 - Prepare-se para verificar a elegibilidade de emprego
Na contratação, todos os novos funcionários devem fornecer a verificação de sua qualificação para trabalhar nos EUA. Como empregador, você pode usar um dos dois métodos para verificar essa qualificação. O formulário padrão para verificar a elegibilidade do trabalhador é o formulário I-9. Se você planeja ter muitos funcionários, ou se o seu estado exigir, você precisará se inscrever no sistema de verificação eletrônica. Em cada caso, você precisará de cópias do formulário I-9 para incluir na documentação de contratação do empregado novo.
06 - Inscreva-se no Seguro de Compensação do Trabalhador
Compensação do trabalhador é o seguro pago pelas empresas para fornecer benefícios aos empregados que ficam doentes ou feridos no trabalho. O seguro está disponível através de transportadoras comerciais, numa base auto-segurada, ou através do programa de Seguro de Compensação dos Trabalhadores do seu estado.
07 - Inscreva-se para o Seguro de Desemprego
O seguro de desemprego é pago pelos empregadores para fornecer seguro desemprego aos empregados que são involuntariamente terminados. As taxas federais de seguro desemprego devem ser pagas pelos empregadores e alguns estados também exigem o pagamento de taxas de seguro-desemprego. Saiba mais sobre o seguro-desemprego neste artigo.
08 - Obtenha o Local de Trabalho Exigido
Todas as empresas com funcionários são obrigadas a ter cartazes informativos específicos disponíveis no local para que os funcionários leiam e compreendam seus direitos. Para mais detalhes sobre cartazes no local de trabalho, consulte esta página de informações do Departamento do Trabalho.
09 - Reúna papelada e formulários para contratação
Antes de seu primeiro funcionário começar a trabalhar e receber seu primeiro pagamento, existem alguns formulários necessários para que o novo funcionário seja concluído.
10 - Configure seu sistema de folha de pagamento
Como um empregador, você é obrigado a manter excelentes registros sobre os impostos sobre folha de pagamento e folha de pagamento, para reter impostos do pagamento de funcionários e para fazer relatórios e pagamentos periódicos. Este artigo descreve as etapas necessárias para configurar um sistema de folha de pagamento para sua empresa.
11 - Criar e usar um manual de funcionários
Embora não exista nenhuma lei que exija que você estabeleça e use um manual do funcionário / políticas e manual de procedimentos, é uma coisa inteligente de se fazer. Quando você contratar um novo funcionário, dê a ele ou ela uma cópia do manual (assinando que o manual foi recebido). É muito mais fácil preparar um manual agora do que lidar com "como lidamos com isso?" questões, mal-entendidos e possíveis ações judiciais posteriormente.
12 - Mais sobre emprego e legislação trabalhista
Susan Heathfield, da Human Resources, preparou esta lista abrangente de leis e regulamentos de folha de pagamento e emprego.