Formulário de Relatório W-2, Formulário 1095-C e Mais
As disposições do Affordable Care Act (ACA) são complexas e detalhadas e há consequências fiscais para esses relatórios. Os empregadores devem rever sua compreensão dos requisitos com consultores fiscais ou jurídicos antes de tomar qualquer decisão ou enviar quaisquer relatórios.
Requisitos de relatório para todos os empregadores
Relatório de Custos de Benefícios aos Empregados no Formulário W-2
A ACA "exige que os empregadores relatem o custo da cobertura sob um plano de saúde do grupo patrocinado pelo empregador". A partir do ano fiscal de 2011, os empregadores foram originalmente obrigados a relatar o “custo agregado” de “cobertura patrocinada pelo empregador aplicável” no W-2 de um funcionário.
As informações mais recentes do IRS sobre este requisito de relatório (a partir de novembro de 2014) são: "Para o ano civil de 2012 e para os anos futuros, os empregadores geralmente precisam informar o custo dos benefícios de saúde fornecidos no Formulário W-2." Este requisito aplica-se a "todos os empregadores que fornecem" cobertura aplicável patrocinada pelo empregador "....
O IRS também diz que
... empregadores que apresentem menos de 250 Formulários W-2 para o ano civil anterior (por exemplo, empregadores apresentando menos de 250 Formulários 2012 W-2 (ou seja, Formulários W-2 para o ano de 2012, que geralmente são preenchidos com o SSA no início de 2013) não serão obrigados a relatar o custo da cobertura nos Formulários W-2 de 2013 (que geralmente são arquivados na SSA no início de 2014).
O que deve ser relatado no W-2 de um funcionário?
O relatório W-2 deve ser incluído no formulário W-2 de cada funcionário, usando o Código DD - Custo da cobertura de saúde patrocinada pelo empregador. Ao relatar, inclua o valor de qualquer cobertura médica, odontológica e de visão pela qual você possa pagar.
Os cálculos e o que está incluído neste relatório W-2 são complexos e os detalhes ainda estão sendo elaborados pelo IRS.
Leia mais detalhes sobre este requisito de relatório do IRS nesta página de perguntas e respostas.
Requisitos de relatório para grandes empregadores
Se a sua empresa tiver 50 ou mais funcionários equivalentes em tempo integral, você será considerado um "Empregador de Grande Carga Aplicável" (ALE) para fins de relatórios e para os propósitos de Responsabilidade Compartilhada do Empregador.
Funcionários em tempo integral são aqueles que trabalham, em média, pelo menos 30 horas por semana.
Além dos requisitos de relatórios descritos acima para todos os empregadores, os requisitos de relatórios para ALE são:
1. Uma declaração aos funcionários sobre a cobertura de seguro de saúde oferecida. Esta declaração deve ser preenchida para cada funcionário no Formulário 1095-C e reportada ao IRS. Veja mais sobre este requisito nesta página do IRS.
2. Se a sua empresa se auto-segurar o seu plano de saúde, você deve fornecer uma declaração ao IRS sobre esta cobertura. Leia mais sobre esta declaração nesta página do IRS.
Quando esses requisitos de relatórios entram em vigor?
As informações exigidas para a AEA devem ser fornecidas a partir de 2015 e os relatórios devem ser enviados em 2016. Os empregadores podem informar voluntariamente as informações de 2014 em 2015, mas esse relatório não é obrigatório.
Quando os relatórios devem ser fornecidos?
O retorno de informações para 2015 deve ser fornecido aos funcionários até o final de janeiro de 2016 e ao IRS, juntamente com um formulário de transmissão, até o final de fevereiro de 2016. Observe que esses são os mesmos prazos dos formulários W-2 ( exceto que os formulários W-2 devem ser submetidos à Administração da Previdência Social, enquanto os formulários 1095 devem ser enviados ao IRS).
Relatórios para anos futuros têm os mesmos prazos.
Isenção de responsabilidade: As informações sobre os requisitos do empregador do Affordable Care Act são complicadas e as datas efetivas e o alívio da transição são confusos e mudam constantemente, e cada situação de negócios é única. Certifique-se de verificar com seu fiscal, seguro e consultores jurídicos antes de implementar qualquer um desses requisitos de relatório.