Como preparar uma proposta de negócio de planejamento de eventos
Além disso, os planejadores de eventos precisam de certas habilidades de negócios para efetivamente executar um negócio de planejamento de eventos.
Uma delas é saber como preparar uma proposta de negócio de planejamento de eventos, um passo importante na comercialização de seus serviços e garantir os negócios de um cliente.
Por que preciso de uma proposta de negócios de planejamento de eventos?
Aqui está um cenário familiar para um planejador de eventos: você tem uma reunião de negócios com um possível cliente para discutir um evento futuro.
Foi bem. Você detalhou sua experiência, os serviços de planejamento de eventos que você fornece e explicou como você é uma boa combinação para o que o cliente está procurando. Você apertou as mãos, agradeceu pelo tempo deles e depois ... o quê? Seu próximo passo é acompanhar e enviar ao cliente uma proposta detalhada de planejamento de eventos.
O que exatamente é um evento planejando proposta de negócios?
Uma proposta de negócios de planejamento de eventos é um documento abrangente que descreve os serviços que você fornecerá para um evento. É a brochura da sua empresa, a sua campanha de marketing e o seu discurso de vendas, tudo embrulhado num só.
Esta proposta de negócio de evento deve apresentá-lo como um profissional experiente e habilidoso e qualificado para a realização deste evento. Deve distinguir você de outros organizadores de eventos e estabelecer você como alguém em quem o cliente pode confiar.
Uma proposta de negócio de planejamento de eventos deve ser bem escrita, conter detalhes sobre quais serviços estão incluídos na proposta (e quais não são) e ilustrar como você realizará o evento, fornecendo os detalhes necessários para que o cliente possa visualizar facilmente o que você estão propondo.
Dê um toque pessoal
Claro, é mais fácil baixar um modelo para "proposta comercial" e simplesmente inserir as informações que faltam e enviá-las com seu cartão de visita. Mas é assim que você quer representar sua empresa ou serviços?
Se você não tiver tempo para elaborar uma proposta de negócios planejada e pesquisada para um possível cliente, o que isso diz sobre o esforço que você dedicará a um cliente que já lhe forneceu um depósito?
Seu relacionamento comercial começa com a primeira comunicação que você tem com qualquer cliente e as primeiras impressões contam. Então, tome seu tempo e faça o certo. Crie uma proposta comercial de planejamento de eventos que seja profissional e personalizada para o evento de seu cliente - um reflexo dos serviços de planejamento de eventos profissionais, atenciosos e únicos que você oferece.
7 coisas para incluir em uma proposta de negócio de planejamento de eventos
- Introdução ao Negócio - Brevemente introduza o seu negócio de planejamento de eventos. Discuta seu histórico, quaisquer certificações profissionais e período de tempo em negócios, experiência relevante e seu nicho específico, se você tiver um.
- Descrição do evento - Forneça um escopo geral do evento, incluindo detalhes que foram discutidos durante a reunião inicial do cliente , como o objetivo do evento, possíveis datas, locais a serem considerados, número de convidados, etc.
- Serviços de Planejamento de Eventos a Serem Fornecidos - É muito específico nesta seção, listando todos os serviços que você fornecerá para este evento. Listar itens com marcadores ou subtítulos é muito eficaz, pois é uma maneira fácil para o cliente ver a variedade de serviços incluídos. Liste todos os fornecedores que você usará e quaisquer serviços que sejam opcionais por uma taxa adicional. É importante ser muito detalhado nesta seção para que o cliente tenha uma compreensão clara do que está incluído e do que é adicional.
- Exemplos de seu trabalho - Se você planejou um evento semelhante ao que está propondo a esse cliente, essa é sua chance de mostrar essas habilidades. Inclua fotos, esboços, recortes de notícias ou quaisquer outros recursos visuais que ajudem a pintar uma imagem na mente do cliente do que você pode fazer. Esta é uma ótima maneira de comercializar o seu negócio de planejamento de eventos.
- Custos Propostos - Articule cuidadosamente todos os custos associados ao planejamento e execução deste evento. A formatação desta seção como uma série de etapas guiará seu cliente em todas as fases do evento, ajudando-o a visualizar cada aspecto à medida que ele se desenrola. Seja específico dentro de uma categoria geral de custos. Por exemplo, se você tiver um item de linha para catering, separe os custos individuais de alimentação, indicando o valor por pessoa, o número de servidores necessários e a taxa horária, as despesas com locação de mesa, lençóis e assim por diante. Em vez de preparar uma proposta com um grande preço na parte inferior, escreva uma proposta detalhada para que seu cliente possa entender os custos individuais. Isso é útil por dois motivos: ele frustra o inevitável “choque adesivo” quando todos os itens são contados e há um grande preço na parte inferior, e dá ao seu cliente a oportunidade de decidir se o custo da hora extra do coquetel vale a pena. o custo.
- Próximas etapas - na parte inferior da proposta de negócios do evento, inclua todos os detalhes relacionados à sincronização ou às próximas etapas. Se o evento tiver uma data firme, certifique-se de indicar que um contrato assinado deve ser recebido até uma determinada data para que você planeje e execute o evento.
Especifique o depósito que é necessário e a data em que ele deve ser recebido.
Informações de contato - Inclua suas informações de contato comercial na parte inferior da proposta de negócios do evento. Liste seu site, endereço de e-mail, números de telefone, números de fax e endereço para correspondência. Anexe também um cartão de visita à sua proposta para facilitar a consulta.
Mantenha as linhas de comunicação abertas
Depois de enviar ao cliente sua proposta de negócio de planejamento de eventos, entre em contato com eles para informar que a proposta está a caminho. Diga a eles que você acompanhará em alguns dias para ver se eles têm alguma dúvida. Mantenha as linhas de comunicação abertas. Seja responsivo e ofereça atenção pessoal. É um indicador de como você faz negócios e fecha o negócio.