Mesmo se você tiver apenas alguns funcionários, você pode decidir terceirizar sua folha de pagamento; isto é, entregar o processamento da folha de pagamento e outras responsabilidades da folha de pagamento para outra pessoa. Aqui estão algumas considerações para ajudá-lo a decidir se terceirizar.
Primeiramente, examinaremos situações em que você pode querer considerar a terceirização de sua folha de pagamento e, em seguida, algumas opções de terceirização.
Terceirização de folha de pagamento reduz custos de trabalho
Se você estiver simplesmente pagando aos funcionários de escritório, poderá calcular o pagamento multiplicando as horas pela taxa e determinar se há horas extras devidas.
Mas se você está produzindo um produto, precisa saber o custo do trabalho em cada produto, para poder determinar o custo das mercadorias vendidas. Este é um processo complicado, mais do que uma pessoa clerical provavelmente poderia manipular. Então, se você quer ser capaz de determinar os custos de fabricação, a terceirização da folha de pagamento pode ser a única maneira de fazer isso.
Deixe o serviço lidar com os múltiplos estados, localidades
Se você tiver funcionários em mais de um estado, deverá cumprir os requisitos para pagamento e relatório de impostos de renda estaduais. Se sua empresa opera em cidades diferentes, você também pode ter impostos de renda locais para reter, pagar e denunciar.
Cálculos retidos na fonte são complicados
Calcular os valores de retenção para funcionários é complicado. Resumidamente, você deve:
- Determinar a retenção do imposto de renda federal com base no W-4 do empregado (que pode ser alterado com a frequência que o funcionário quiser)
- Determinar a retenção do Estado para os estados com imposto de renda, com base no estado W-4
- Determine os impostos FGA sobre os salários em 7,65% (e você deve observar os funcionários altamente remunerados para garantir que a retenção na Previdência Social seja limitada ao máximo no ano)
E isso é só para começar. Mesmo para um funcionário, o processo de determinar os valores retidos na fonte pode consumir muito tempo.
Evite tentar acompanhar os prazos
O pagamento e a divulgação de impostos sobre folha de pagamento (federal e estadual, retenção na fonte, impostos FICA, desemprego e compensação de trabalhadores e opções individuais de folha de pagamento do estado) podem ser intimidadores.
E um prazo perdido para pagamento ou relatório pode custar-lhe dinheiro em multas e penalidades.
Terceirização de folha de pagamento, mesmo com apenas alguns funcionários, é uma opção que muitos empregadores consideram no início de seus negócios. Pode ser a opção certa para o seu negócio, dependendo das circunstâncias.
Como os Serviços de Processamento de Folha de Pagamento cobram?
Muitos serviços de processamento de folha de pagamento cobram uma taxa básica para que, mesmo se você tiver apenas um funcionário, pague mais porque o serviço tem todos os mesmos registros para um funcionário, como faria para 10. Por exemplo, eles ainda teriam que preencher um formulário. Formulário 941 a cada trimestre, mesmo se você tiver apenas um funcionário. O custo incremental para cada funcionário adicional é muito pequeno. Com isso em mente, aqui estão algumas informações sobre serviços de processamento de folha de pagamento , com seus custos e o que eles fornecem:
Serviços de folha de pagamento assistida
Alguns serviços fazem todo o seu depósito para você.
Por exemplo, empresas como Paychex e ADP cobram por cheque por período de pagamento, incluindo depósito, depósito direto e cheque. Você pode inserir informações on-line e designar um especialista em folha de pagamento para ajudá-lo. Como exemplo, você pode ver a gama completa de serviços da ADP em seu site.
Folha de Pagamento de Autoatendimento On-line
Outros serviços ajudam você a fazer seu próprio arquivamento. Por exemplo, o serviço de folha de pagamento on-line da Intuit permite que você preencha formulários de folha de pagamento on-line. Antes de selecionar esses serviços, verifique se eles são compatíveis com seu sistema operacional e hardware (alguns não funcionam em sistemas Macintosh.
Empresas como a Paycycle permitem que você faça sua própria folha de pagamento on-line. Eles cobram pelo número de funcionários e número de estados.
Eu fiz apenas uma breve revisão desses serviços. Alguns podem ter recursos adicionais que você pode precisar para uma situação específica (entrada de timecard, por exemplo).
Leia as informações nos sites e entre em contato com os representantes das empresas. Esta é sempre uma boa maneira de dizer como eles serão amigáveis. Eu apresentei apenas alguns dos muitos serviços que você pode encontrar online. O IRS tem informações sobre serviços de folha de pagamento e provedores que você pode querer ver.
A terceirização da folha de pagamento vale o custo?
Mesmo que você tenha apenas um funcionário, talvez você deva considerar seriamente um serviço de folha de pagamento para ajudá-lo a preparar o pagamento, pagar e relatar os impostos sobre a folha de pagamento. Lembre-se, uma multa ou multa por falta de pagamento ou relatório pode ser mais do que um ano inteiro de serviço. Configurar um sistema de folha de pagamento para sua empresa não é sua primeira prioridade. E se você tem um serviço, é uma coisa a menos que você tem que pensar.