O que é folha de pagamento?
Folha de pagamento é uma ação executada por empresas com funcionários. É o processo pelo qual a empresa passa para pagar os funcionários. O termo folha de pagamento tem várias partes diferentes:
- O cálculo e distribuição de contracheques (físicos ou eletrônicos) para os empregados a cada dia de pagamento, como em "Eu terminei de fazer a folha de pagamento ontem".
- Os registros financeiros para salários e salários de empregados, retenção, deduções, bônus, pagamento por tempo não trabalhado (férias, férias, tempo de doença, etc.) e outros itens sobre salários de funcionários.
- Também pode significar o registro do total de ganhos de todos os funcionários de uma empresa em um ano fiscal .
Como "fazer folha de pagamento" - uma visão geral
Os funcionários são contratados para realizar um trabalho específico com uma taxa de remuneração específica. Alguns funcionários recebem um salário - a mesma quantia a cada dia de pagamento. Outros funcionários são pagos por hora, de modo que seu pagamento pelo período de pagamento muda com base no número de horas trabalhadas. As horas extras podem ser incluídas no pagamento de um funcionário que trabalhe mais do que um número específico de horas por semana. Esse valor é chamado de pagamento bruto do empregado . Todos os cálculos no processo de folha de pagamento são baseados no valor do pagamento bruto para esse período de pagamento.
Então, em uma data regular determinada pela empresa, esses funcionários são pagos. (Alguns funcionários podem ser pagos em horários diferentes, dependendo de seu status. Por exemplo, os funcionários assalariados podem receber duas vezes por mês, enquanto os funcionários horistas podem ser pagos a cada semana.
Depois que o pagamento do empregado é calculado, o empregador deve reter os impostos do FICA (Previdência Social e Medicare) e os impostos federais e estaduais de cada pagamento.
O empregador também pode deduzir outros valores do cheque de pagamento. Estes podem incluir um plano de aposentadoria e contribuições para plano de saúde, contribuições sindicais e contribuições de caridade.
Mas "fazer folha de pagamento" ainda não está completo. Depois que o empregador distribui cheques de pagamento (ou usa depósito direto), outros cálculos devem ser feitos.
O empregador deve calcular e separar quantias deduzidas do salário do empregado, a serem pagas posteriormente. O empregador também deve reservar uma quantia para a contribuição do empregador para os impostos do FICA e para as taxas de desemprego.
Manutenção de registros de folha de pagamento
"Fazendo folha de pagamento" também inclui manutenção de registros. Um registro separado deve ser mantido para cada funcionário, mostrando os valores pagos para cada período de pagamento, para os relatórios de final de ano. Devem também ser mantidos registros de autorizações de funcionários e quaisquer alterações no pagamento.
O registro geral de todos os cálculos para todos os funcionários é chamado de registro da folha de pagamento . Este registro mostra todos os valores de salário e salários para cada período de pagamento e totais para o ano. Se você tiver um programa de folha de pagamento como parte de seu sistema de contabilidade empresarial, o registro da folha de pagamento faz parte desse sistema. Os totais são inseridos nas demonstrações financeiras gerais de sua empresa.
Cálculos da folha de pagamento para um empregado individual ao longo do tempo são chamados de registro de ganhos.
Além do registro de ganhos, todos os documentos relacionados ao pagamento, deduções e retenções desse funcionário devem ser mantidos durante o emprego da pessoa.
Se tudo isso parece complicado, é. É por isso que muitos empregadores terceirizam a folha de pagamento, enviando-a para um serviço de processamento de folha de pagamento ou para um contador ou contador.
Termos de folha de pagamento relacionados
- Os impostos sobre a folha de pagamento são aqueles impostos que devem ser pagos às autoridades fiscais federais e estaduais como resultado do pagamento de funcionários (como impostos FICA e taxas de desemprego ). O IRS define estritamente impostos sobre a folha de pagamento como impostos FICA (Previdência Social e Medicare), mas o termo é freqüentemente usado no sentido geral.
- O processamento da folha de pagamento descreve a preparação de contracheques (incluindo retenção e deduções), distribuição de contracheques e pagamento e transferência de impostos sobre a folha de pagamento. Opções para processamento de folha de pagamento incluem fazer você mesmo com software de contabilidade, contratar um contador ou contratar um serviço de folha de pagamento.