Cálculo da retenção do Imposto de Renda Federal, Imposto FICA e mais
Você está pensando em fazer seu próprio processamento de folha de pagamento ? Calcular a retenção e as deduções para os salários do empregado não é difícil se você seguir as etapas detalhadas aqui.
Seu objetivo nesse processo é obter do valor do pagamento bruto (pagamento bruto é o valor real que você deve ao empregado) para o pagamento líquido (o valor do salário do empregado). Depois de calcular o pagamento bruto pelo período de pagamento, você deve deduzir ou reter os valores da retenção de imposto de renda federal, do imposto FICA (Seguro Social / Medicare) , do imposto de renda local e estadual e de outras deduções.
ATUALIZAÇÃO: A nova lei tributária afeta os cálculos de retenção
A Lei de Cortes de Imposto e Empregos, assinada pelo Presidente Trump em 22 de dezembro de 2017, alterou as taxas de impostos para muitos americanos. Essas alterações de taxa significam alterações nas tabelas de retenção e podem exigir novos formulários W-4 para muitos funcionários. O IRS divulgou tabelas de impostos atualizadas e incentiva os empregadores a implementar as mudanças necessárias o mais rápido possível, mas não depois de 15 de fevereiro de 2018.
Os detalhes de como essas alterações afetam seus processos de folha de pagamento estão explicados neste artigo.
Qual é a diferença entre deduções e retenção?
Retenção é um termo usado para impostos federais ou estaduais, como imposto de renda e impostos FGA, que são retirados do pagamento do empregado. As deduções são para outros valores que podem ser retirados do contracheque de um empregado, como benefícios de aposentadoria, custos com assistência médica ou fundos especiais e doações.
Use o pagamento bruto para todos os cálculos
O pagamento bruto é o valor do pagamento do empregado para o período processado na folha de pagamento. Ao calcular os valores de retenção e deduções, você deve usar o valor bruto de pagamento do empregado para cada cálculo. Os cálculos não são progressivos, com quantidades menores e menores sendo usadas para os cálculos. Veja o exemplo de cálculo detalhado abaixo para mais informações sobre como isso funciona.
A única exceção a essa regra é quando você calcula a retenção de imposto de renda federal usando o método de porcentagem (explicado abaixo).
01 - Primeiro passo: obtenha um formulário W-4 de cada funcionário
O IRS exige que todos os trabalhadores nos EUA assinem o Formulário W-4 do IRS , contratado. Este formulário inclui informações importantes que você precisará pagar ao empregado e garantir que a receita e a retenção sejam calculadas corretamente no pagamento do empregado.
Além do nome e endereço do funcionário, a informação mais importante é:
- O número de segurança social do empregado
- O estado civil do empregado,
- O número de permissões que o funcionário está reivindicando e
- Qualquer quantia adicional que o funcionário queira ter de cada pagamento.
O estado civil, subsídios e quantias adicionais serão necessários para calcular a retenção na fonte no Quarto Passo.
02 - Etapa dois: calcular a remuneração bruta
Os contracheques dos empregados começam como pagamento bruto. O pagamento bruto é o valor total do pagamento. Para empregados assalariados, é uma quantia anual dividida pelo número de períodos de pagamento. Para empregados horistas, é o número de horas trabalhadas vezes a taxa (incluindo horas extras.
Se você não tiver certeza do tipo de empregado que possui, leia este artigo sobre a diferença entre empregados assalariados e empregados de hora em hora.
Aqui estão alguns exemplos de como o pagamento bruto é calculado para empregados assalariados e horistas, se nenhuma hora extra for incluída para esse período de pagamento:
Um empregado assalariado recebe um salário anual. Vamos dizer que o salário anual é de US $ 30.000. Esse salário anual é dividido pelo número de períodos de pagamento no ano para obter o pagamento bruto de um período de pagamento. Se você pagar funcionários assalariados duas vezes por mês, haverá 24 períodos de pagamento no ano e o pagamento bruto para um período de pagamento será de US $ 1250 (US $ 30.000 dividido por 24).
Um funcionário por hora é pago a uma taxa horária para o período de pagamento. Se a tarifa horária de um funcionário for de US $ 12 e ela trabalhar 38 horas no período de pagamento, seu pagamento bruto para esse pagamento será de US $ 456,00 (US $ 12 x 38).
Mas você ainda não terminou o pagamento bruto se as horas extras forem pagas. Em seguida, você precisará calcular o tempo extra para trabalhadores por hora e alguns trabalhadores assalariados. O pagamento de horas extras deve ser adicionado ao pagamento regular para obter o pagamento bruto.
03 - Terceiro Passo: Calcular o Tempo Extra
Todos os funcionários horistas têm direito a horas extras se trabalharem mais de 40 horas por semana. Alguns funcionários assalariados estão isentos de horas extras, dependendo do nível de remuneração. Funcionários assalariados com salários mais baixos devem receber horas extras se o salário for igual a US $ 455 por semana (US $ 23.660 por ano), mesmo que sejam classificados como isentos.
A legislação trabalhista federal exige uma hora extra mínima exigida de uma vez e meia a taxa horária para todas as horas acima de 40 em uma semana. Você pode pagar mais do que o necessário, mas para nossos objetivos, usaremos o valor necessário. Alguns estados também têm leis de horas extras que exigem que as horas extras sejam pagas em taxas mais altas. Verifique seu departamento de trabalho do estado para obter detalhes.
Veja um exemplo de como o tempo extra é calculado:
Sandy trabalha 43 horas por semana. Ela tem direito a horas extras por 3 horas a 1,5 vezes a sua taxa horária. Se sua taxa horária for de US $ 12, ela recebe hora extra à taxa de US $ 18 por 3 horas, sendo totalmente US $ 54 de horas extras. Esta hora extra é adicionada ao seu pagamento normal por hora de US $ 480 (40 horas x US $ 12), para um total de US $ 534. Este é o seu pagamento bruto pelo período de pagamento.
Esses artigos sobre horas extras podem ajudar você a resolver o problema de pagamento de horas extras:
Funcionários horistas e horas extras
Funcionários isentos versus não isentos: regras de horas extras
04 - Quarto Passo: Calcular o Valor Retido na Fonte do Imposto de Renda Federal (FIT)
Para calcular a retenção do Imposto de Renda Federal, você precisará de:
- O salário bruto do empregado para o período de pagamento
- O formulário W-4 do empregado e
- Uma cópia das tabelas de impostos do IRS na publicação 15: guia fiscal do empregador ). Certifique-se de ter a tabela para o ano correto. A tabela mudou a partir de 1º de janeiro de 2018, então você precisará da tabela 2018.
Vá para a página na publicação 15 que diz: "Tabelas de método de porcentagem para retenção de imposto de renda"
Procure a tabela que combina:
- Estado civil. O solteiro (incluindo o status do chefe da família) está à esquerda e o casado está à direita.
- Pagar tipo de período. Isso varia de semanal a anual (ou seja, a pessoa é paga uma vez por ano). Bi-semanal é a cada duas semanas (todas as outras sextas-feiras, por exemplo), e semestral seria duas vezes por mês (a 1ª e a 15ª, por exemplo).
- Em seguida, encontre o pagamento bruto da pessoa nessa mesa.
Digamos que você esteja olhando para o período da folha de pagamento semanal para uma pessoa casada.
Olhe para baixo no lado esquerdo para encontrar a quantia de pagamento bruta semanal para essa pessoa. Vamos dizer que é $ 1500. Encontre $ 1500 na lista "Mais ... mas não acima". $ 1500 é mais de US $ 525, mas não mais de US $ 1626.
Você verá esta linha:
O montante do imposto de renda a reter é:
Over-Mas não excesso de excesso de excesso
$ 525 $ 1626 $ 35.90 mais 15% - $ 525
Existem vários passos para esta próxima parte.
1. Coloque $ 35.90 da coluna "Valor do imposto a reter".
2. Em seguida, você precisa encontrar o excesso de pagamento do empregado com base no número da coluna "excesso de excesso". Subtraia $ 525 de $ 1500; que te dá $ 475.
3. Múltiplo $ 475 pelos 15% na terceira coluna. Isso lhe dá $ 146,25.
4. Adicione os US $ 146,25 aos US $ 35,90 para igualar US $ 182,15. Essa é a quantia que você retém do pagamento da pessoa pelo imposto de renda federal.
O IRS tem uma calculadora de retenção para facilitar esse processo se você tiver muitos funcionários.
Em seguida, você precisará calcular os impostos do FICA.
05 - Passo Cinco: Calcular as deduções da Previdência Social e do Medicare
Você deve deduzir os impostos do FICA (Previdência Social e Medicare) dos cheques de pagamento dos funcionários . O cálculo dessas deduções é bastante simples. O valor do imposto FICA é de 15,3% do salário bruto do empregado.
Metade do total (7,65%) é retido do contracheque do empregado e metade é pago pelo empregador.
Para o funcionário acima, com US $ 1.500,00 em remuneração semanal, o cálculo é de US $ 1.500,00 e US $ 7,65% (0,0765) para um total de US $ 114,75.
Tenha cuidado para não deduzir muito imposto da Previdência Social de funcionários de alta renda, uma vez que a Previdência Social é limitada a cada ano, com o valor máximo sendo definido pela Administração da Previdência Social.
Você também precisará considerar a dedução fiscal adicional do Medicare devida pelos funcionários de alta renda, que começa quando o funcionário atinge um valor de pagamento específico para o ano. O imposto adicional é de 0,9% do salário bruto e começa em US $ 200.000, com base no status W-4 do funcionário. Nenhum imposto adicional é devido pelo empregador.
06 - Passo Seis: Tome Deduções do Imposto de Renda do Estado
A maioria dos estados impõe impostos sobre os salários e salários dos empregados. Você terá que fazer algumas pesquisas para determinar os valores dessas deduções e como enviá-las para a autoridade tributária estadual / local apropriada. Suas responsabilidades como empregador para deduzir, pagar e relatar esses impostos são discutidas neste artigo.
Lembre-se de usar o pagamento bruto novamente para a dedução do imposto de renda estadual.
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07 - Sétimo Passo: Tome Outras Deduções
Você ainda não terminou com deduções. Aqui estão algumas outras deduções possíveis do pagamento do funcionário que você pode precisar calcular:
- Deduções para contribuições de funcionários à cobertura do plano de saúde
- Deduções para 401 (k) ou outras contribuições do plano de aposentadoria
- Deduções por contribuições para fundos internos da empresa ou doações de caridade.
Lembre-se, todas as deduções são baseadas no pagamento bruto.
08 - Finalmente, um exemplo de como o stub de pagamento do funcionário
No caso do empregado acima, o stub de pagamento semanal ficaria assim:
Retenção Bruta do FIT Retenção do FICA Retenção de Outros Dedutos Pagamento Líquido
US $ 1500,00 US $ 182,15 US $ 146,25 US $ 0 US $ 1171,60
09 - Usando as Tabelas do Método de Porcentagem para Calcular Retenção do Imposto de Renda Federal
O método de porcentagem para calcular a retenção é um método de cálculo alternativo. Esse cálculo não se baseia no salário bruto, mas no salário líquido após a dedução do total das provisões de retenção. Para 2018, o IRS publicou detalhes no Aviso 1036 explicando como funciona o método percentual.
Primeiro, você deduz o número total de permissões (na Linha 5 do formulário) do pagamento bruto para o período correto da folha de pagamento. Se um funcionário tiver duas licenças e for pago semanalmente, o total a deduzir será de US $ 159,60. Se o pagamento semanal do funcionário for de US $ 650,00, o valor usado no cálculo seria US $ 650 menos US $ 159,60 ou US $ 490,40. Em seguida, use a tabela no Aviso 1036 para calcular a retenção da mesma forma que no Passo Quatro.
10 - E não se esqueça de pagar seus impostos sobre a folha de pagamento
Você deve fazer depósitos com o IRS dos impostos retidos do pagamento do empregado para impostos federais sobre o rendimento e impostos FICA e os valores que você deve como empregador. Especificamente, após cada folha de pagamento, você deve
- Pagar a retenção do imposto de renda federal de todos os funcionários
- Pagar a retenção do imposto FICA de todos os funcionários e
- Pague sua metade do imposto FICA para todos os funcionários.
Dependendo do tamanho da sua folha de pagamento, você deve fazer depósitos mensalmente ou semestralmente.
Você também deve apresentar um relatório trimestral no Formulário 941 mostrando os valores que você deve e quanto você pagou.