Processo de folha de pagamento e impostos sobre a folha de pagamento - lista de verificação de um empregador
Como fazer sua própria folha de pagamento e impostos sobre a folha de pagamento
As principais etapas do processo de folha de pagamento são:
1. Preparação Antes de começar a contratar funcionários, você precisará se preparar para o cálculo e processamento da folha de pagamento e decidir quem fará todas as tarefas da folha de pagamento.
2. Pagando. Quando você tem funcionários que trabalharam para o seu negócio, você deve configurar um sistema para calcular o pagamento, escrever contracheques e distribuí-los.
3. Pós-pagamento. Depois de pagar os funcionários, você deve reservar dinheiro para impostos, fazer um registro de folha de pagamento, fazer pagamentos de impostos e enviar relatórios de folha de pagamento nos horários corretos.
Antes de começar a contratar funcionários:
1. Entenda suas responsabilidades legais como empregador , incluindo
2. Siga esta lista de verificação fácil de 12 etapas para garantir que você complete todas as tarefas de pré-contratação para os empregadores.
3. Você precisará entender os fundamentos do processamento da folha de pagamento e da folha de pagamento. A maneira mais fácil de fazer isso é fazer o curso de processamento da folha de pagamento. O curso é uma série de boletins informativos que você pode acessar através deste artigo "Crash Course for Payroll and Payroll Processing".
4. Você precisará tomar decisões sobre como e quando pagar funcionários , incluindo
- Quais funcionários serão de hora em hora e quais assalariados?
- Com que frequência você pagará funcionários - semanalmente, duas vezes por mês, a cada duas semanas ou mensalmente?
- Como e quando você vai pagar horas extras?
- Como você vai precisar de funcionários por hora para acompanhar o tempo deles?
- Que tempo de folga você fornecerá para os funcionários de hora em hora? Você não é legalmente obrigado a pagar nenhum funcionário por qualquer folga, mas a maioria das empresas paga por feriados, férias, dias de doença ou dias pessoais.
5. Decida em um sistema de contabilidade para usar. A maioria das pequenas empresas usa um sistema de contabilidade on - line com uma opção de processamento da folha de pagamento. Você também pode procurar em aplicativos de folha de pagamento de pequenas empresas do Android e na folha de pagamento do QuickBooks on-line.
6. Recolha a papelada necessária para novos contratados assinarem. Cada novo funcionário deve preencher determinada documentação contratada. Você, como empregador, deve ter certeza de que os novos formulários e formulários de contratação estão preenchidos e arquivados. Esses formulários incluem:
- Um formulário W-4 para designar retenção
- Um formulário de candidatura
- Um Formulário I-9 para mostrar a elegibilidade para trabalhar nos EUA e
- Tributos estaduais e municipais retidos na fonte de documentos eleitorais.
Pagando Empregados
Finalmente, você tem funcionários, eles trabalharam por um período de pagamento e você está pronto para pagá-los.
Fazendo Depósitos Fiscais de Folha de Pagamento
Dependendo do tamanho da sua folha de pagamento, você deve fazer depósitos fiscais de folha de pagamento para o IRS em uma base semestral ou mensal para:
- os valores que você reteve do empregado pagam pelos impostos federais e estaduais
- os valores que você deduziu do salário do funcionário para a Previdência Social e Medicare
- os valores que você deve como empregador para a Previdência Social e Medicare.
Você pode efetuar os pagamentos do depósito da folha de pagamento no Formulário 8109 ou usar o sistema eletrônico de arquivamento do IRS (EFTPS) .
Outros depósitos fiscais de folha de pagamento
Além dos pagamentos de retenção na fonte federais e da Previdência Social / Medicare, você deve:
- Faça pagamentos para o imposto de desemprego federal em uma base regular.
- Faça depósitos fiscais de folha de pagamento para o seu estado e, possivelmente, a sua localidade, além de depósitos fiscais federais de folha de pagamento.
Relatório de imposto sobre folha de pagamento
As empresas também são obrigadas a enviar relatórios de imposto sobre folha de pagamento regularmente. Você deve:
- Envie um relatório trimestral para o IRS no Formulário 941 mostrando o valor do imposto de renda de sua folha de pagamento e os valores que você pagou sobre este passivo durante o trimestre anterior.
- Envie um relatório de imposto de desemprego anual no Formulário 944 para o IRS mostrando o valor do seu imposto de desemprego e os valores que você pagou sobre esse passivo.
- Submeta outros relatórios de desemprego do estado e de compensação do trabalhador.
Crie um registro de folha de pagamento
Para acompanhar todas as informações da folha de pagamento de cada empregado, você precisará criar e manter um registro da folha de pagamento. A maioria dos sistemas de contabilidade on-line tem um registro de folha de pagamento como parte de seu pacote de relatórios, mas apenas por precaução, aqui estão as informações sobre o que incluir nesse documento. Você precisará disso para os totais e relatórios da folha de pagamento no final do ano.
Por fim, configure um calendário fiscal anual
Criar e manter um calendário de imposto sobre a folha de pagamento mês a mês, seja em seu software de contabilidade / folha de pagamento ou manualmente, ajudará você a acompanhar todas as datas de imposto sobre folha de pagamento durante o ano. Adicione as datas do imposto sobre folha de pagamento do seu estado para um calendário completo.