Como Calcular, Pagar, Relatar Impostos sobre a Folha de Pagamento
Os impostos sobre a folha de pagamento são aqueles impostos que você retém dos empregados para o imposto de renda e os impostos do FICA (Seguro Social / Medicare) e pagam como empregadores. Você deve cobrar esses impostos, pagar os impostos ao IRS, informar sobre os impostos pagos e arquivar os relatórios de imposto sobre a folha de pagamento. Você também deve fazer pagamentos para taxas de desemprego e cobertura de compensação do trabalhador .
O processo de imposto sobre a folha de pagamento começa com o pagamento de funcionários. Quando você paga funcionários, você deve reter os impostos sobre folha de pagamento e outros impostos de emprego de seus salários. Para cada folha de pagamento, você deve manter o controle dos impostos sobre a folha de pagamento que você deduziu, bem como separar dinheiro para pagar sua parte desses impostos como empregador.
Conforme exigido pelas agências federais e estaduais, você deve informar os impostos devidos.
Finalmente, você deve fazer pagamentos periódicos desses impostos.
Este artigo acompanha o processo, com dicas para ajudar a tornar isso mais fácil.
01 - Prepare-se para os impostos da folha de pagamento antes de contratar seu primeiro funcionário
Você precisará de um número de identificação do empregador , o que significa registrar-se no IRS. É fácil se inscrever online e receber o número imediatamente.
Você também precisará se registrar no seu estado para obter impostos de renda e taxas de desemprego e compensação do trabalhador. Este registro é com o departamento de emprego do estado.
Além disso, você precisará se registrar como um empregador com seu estado (um registro separado).
Todos eles estão relacionados a impostos sobre folha de pagamento que devem ser retidos de seus funcionários ou pagos por você como empregador.
02 - O que são os impostos sobre folha de pagamento?
A distinção entre impostos sobre folha de pagamento e impostos sobre emprego é confusa. A maioria das pessoas usa o termo "impostos sobre folha de pagamento" como impostos associados à folha de pagamento. O IRS os chama de impostos sobre o trabalho.
Os impostos sobre a folha de pagamento, neste artigo, incluem vários impostos:
- Valores retidos do empregado pagam imposto de renda devido pelos empregados
- Montantes retidos do salário do empregado para a seguridade social e Medicare, que são
- Combinado com quantidades, os empregadores devem contribuir para a seguridade social e para o Medicare.
- Impostos adicionais pagos pelos empregadores (não empregados) pelos fundos de desemprego e pela compensação do trabalhador.
Os impostos sobre a folha de pagamento são chamados de "impostos de fundos fiduciários", porque são mantidos em confiança para o proprietário (o IRS e a Administração da Previdência Social).
03 - Qual é a minha responsabilidade como empregador para os impostos sobre a folha de pagamento?
Os empregadores são responsáveis por:
- Coleta de documentos fiscais de folha de pagamento apropriados de funcionários contratados e outras vezes
- Calcular corretamente os impostos da folha de pagamento e retê-los do pagamento do empregado
- Pagar impostos sobre folha de pagamento para o IRS e outras autoridades fiscais
- Arquivar os relatórios de impostos da folha de pagamento de maneira oportuna.
Esses artigos ajudarão você a calcular, reter, pagar e arquivar impostos sobre a folha de pagamento.
04 - Como calcular as deduções do imposto sobre a folha de pagamento?
Sua primeira responsabilidade como empregador é calcular a retenção na fonte de impostos sobre a folha de pagamento - imposto de renda federal, impostos do FICA (Seguro Social / Medicare) e imposto de renda do estado. Este artigo conduz você pelo processo de fazer esses cálculos.
05 - Quando os impostos sobre folha de pagamento devem ser pagos ao IRS?
Os impostos sobre a folha de pagamento que você coletou são pagos ao IRS semestralmente ou mensalmente , com base no montante total de impostos sobre a folha de pagamento que você deve. Se você tiver apenas alguns funcionários e um pequeno imposto de folha de pagamento, você paga mensalmente; Se você tem muitos funcionários e um imposto maior, você paga semestralmente. Saiba mais sobre como determinar quando você faz pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento neste artigo.
06 - Como são pagos os impostos sobre folha de pagamento ao IRS?
Os impostos sobre a folha de pagamento são pagos ao IRS (que distribui as informações da Previdência Social / Medicare para a Administração da Previdência Social. Esses depósitos de imposto sobre a folha de pagamento devem ser feitos eletronicamente.
07 - Como e quando são os relatórios de imposto sobre folha de pagamento arquivados com o IRS?
Você deve arquivar um relatório cada trimestre com o IRS no formulário 941 - declaração de imposto federal trimestral do empregador. Este retorno mostra:
- A quantia que você coletou para retenção de imposto de renda dos funcionários
- A quantia que você coletou para o FICA (Previdência Social / Medicare) dos funcionários,
- O montante total devido pelo FICA (incluindo a parte do empregador deste imposto)
Você também deve incluir os valores que você depositou (mensalmente ou semestralmente) para esses impostos da folha de pagamento. Se os seus depósitos forem menores que o valor devido, você deverá pagar o IRS. O formulário 941 é complexo; Reserve algum tempo para ler os detalhes deste artigo.
08 - Como faço para configurar um sistema de folha de pagamento para ter certeza de que não esqueço nada?
Se você quiser fazer sua própria folha de pagamento, precisará coletar todas essas informações e configurar um sistema, de A a Z, começando com os novos formulários de contratação e incluindo os funcionários pagantes, enviando relatórios e pagamentos para órgãos federais e estaduais. agências. Este artigo irá guiá-lo pelas etapas.