O P2P conecta a aquisição ao pagamento de mercadorias
O processo de compra a pagar, também conhecido como processo P2P, conecta os processos de aquisição e de toda a cadeia de fornecimento dentro de uma empresa por meio do processo de entrada de mercadorias e, finalmente, o pagamento emitido ao fornecedor.
Nos últimos anos, as empresas analisaram cuidadosamente sua compra para pagar processos a fim de:
- Reduzir os custos gerais da cadeia de suprimentos e estoque
- Liberar dinheiro necessário
- Melhore o desempenho operacional
- Tome melhores decisões financeiras
Além de reduzir os custos gerais da cadeia de suprimentos e estoques, melhorar o processo de compra até o pagamento pode adicionar uma visibilidade que permite ao gerenciamento ter uma melhor comunicação com o fornecedor quanto ao local em que os itens estão no processo de entrega e pagamento ao fornecedor.
Elementos do processo de compra a pagar
Existem muitos elementos para o processo P2P, cada um dos quais é importante no processo global. O processo começa com o fornecimento de itens e termina com o pagamento ao fornecedor selecionado.
Abastecimento
O processo P2P começa com o departamento de compras sendo solicitado pela pesquisa e desenvolvimento ou pelo departamento de produção para encontrar um fornecedor para um item ou serviço especial. O departamento de P & D pode ter produzido uma especificação dentro da qual o fornecedor deve executar.
Em alguns casos, o item pode ser um item de estoque padrão que é necessário para o processo de produção e só pode exigir que o departamento de compras encontre o item de melhor qualidade com o melhor preço.
Dependendo do item ou serviço exigido, o departamento de compras pode emitir uma solicitação de cotação (RFQ) ou selecionar fornecedores adequados com base em relacionamentos anteriores.
Contratos
Quando o departamento de compras seleciona um fornecedor ou fornecedores adequados, haverá um processo de contratação em que os fornecedores e o departamento de compras negociarão um contrato com base em preço, prazos de pagamento e programações de entrega.
Compra
Depois que os contratos são assinados entre a empresa e o fornecedor, as ordens de compra podem ser levantadas e enviadas ao fornecedor. Para melhorar o tempo de entrega dos itens, a empresa pode enviar a ordem de compra eletronicamente, em vez de enviar ou enviar fax.
Ao enviar uma ordem de compra eletrônica, as informações podem ser inseridas diretamente no sistema de computador do fornecedor. Para garantir que haja visibilidade, o fornecedor deve fornecer as informações de progresso da empresa, como datas de entrega atualizadas e documentos, como aviso de remessa avançado (ASN).
Entrada de mercadorias
Após o envio dos itens do fornecedor, o próximo passo é que esses itens cheguem ao cliente . Os itens serão verificados para garantir que a quantidade seja a mesma do pedido, além de verificar os itens quanto a danos e qualidade.
Se houver algum problema com os itens recebidos, o cliente informará o fornecedor para que os itens possam ser devolvidos ou um desconto organizado.
Facturação
O fornecedor pode faturar o cliente a qualquer momento depois que os itens forem enviados. Ao usar uma solução de faturamento eletrônico, o processo P2P pode ser simplificado para que as informações sejam inseridas no sistema de contas a pagar do cliente.
Quando os itens são recebidos, correspondidos com a fatura e o pedido de compra, o processamento da fatura pode ser iniciado.
Processamento de faturas
No processo P2P, o processamento de faturas deve ser feito para que os descontos oferecidos pelo fornecedor sejam obtidos. No contrato negociado, o fornecedor pode oferecer descontos para o pagamento que é feito pelo cliente antes do vencimento do pagamento.
Por exemplo, o fornecedor pode oferecer um desconto de cinco por cento para pagamentos feitos com menos de dez dias após o recebimento dos itens.
Analytics
Como parte do processo P2P, uma empresa deve ter viabilidade completa para seus gastos de compra. O monitoramento constante dos gastos identificará áreas que podem ser motivo de preocupação, como fornecedores que aumentam os preços ou gastos excessivos.
Um processo P2P que incorpora as melhores práticas pode economizar dinheiro para as empresas.
Isso deve incluir limitações sobre o que pode ser adquirido fora do processo P2P padrão.
Ao permitir compras fora do padrão, a incidência de custos desnecessários aumenta e o policiamento dessas compras pode desperdiçar recursos que poderiam ser salvos se o processo P2P correto fosse usado.
Aprenda sobre Zelle para P2P.
Este artigo foi atualizado por Gary W. Marion, Especialista em Logística e Cadeia de Suprimentos da The Balance.