Planejamento, controle e avaliação de desempenho
Planejamento
Um orçamento é uma ferramenta de planejamento necessária para construir uma estrutura para o seu negócio e suas finanças. Combinando as tendências passadas com as previsões realistas para o ano fiscal, um orçamento fornece uma visão detalhada dos ativos, expectativas de receita realistas e como elas se equilibram com as despesas antecipadas.
Os orçamentos também ajudam a estabelecer metas e estabelecer prioridades. Um orçamento deve detalhar de onde o financiamento virá para executar novas estratégias e quanta receita pode ser gerada pela execução das estratégias com sucesso. Os itens de linha que geram o maior número de recursos ou geram a maior parte da receita são itens de alta prioridade, e podem servir como um bom lembrete sobre sua estratégia geral ao tomar decisões.
Um orçamento eficaz deve dividir a receita e as despesas antecipadas por mês ou por trimestre e, dependendo do tamanho do seu negócio, deve incluir orçamentos separados para cada departamento.
Esses orçamentos departamentais também devem ser divididos por mês ou por trimestre e, coletivamente, eles se juntarão para formar seu orçamento principal .
As empresas que dependem muito da receita sazonal de vendas servem como um bom exemplo do motivo pelo qual um orçamento é tão importante. Se os meses de junho, julho, agosto e dezembro normalmente geram 75% da receita do seu negócio, seu orçamento permite que você planeje com antecedência para que você tenha a melhor estratégia para distribuir essa receita com mais eficiência ao longo de um período completo. ano fiscal.
O planejamento também deve considerar as necessidades de longo prazo. Por exemplo, se você antecipar uma despesa grande um ou dois anos no futuro para atualizações de computador, é uma boa ideia começar a orçamentar essa despesa antecipadamente.
Avaliação
Além de ser uma parte importante do processo de planejamento, os orçamentos são necessários para avaliar o desempenho de sua empresa ao longo do ano fiscal. Parte do orçamento responsável é acompanhar as receitas e despesas reais e compará-las ao que foi orçado. Isso ajuda a garantir que sua empresa esteja aderindo aos seus planos, mas o orçamento também oferece um meio importante de identificar problemas e oportunidades.
Por exemplo, se as vendas no primeiro trimestre forem menores do que as que você orçou, você saberá que provavelmente terá que encontrar despesas para cortar mais tarde no ano fiscal, a fim de permanecer lucrativo. Um exemplo mais positivo pode ser a venda de um novo produto que supere as expectativas. Acompanhando essa tendência e comparando-a com o que foi orçado, você saberá que tem a receita adicional para talvez revisar o orçamento com planos de aumentar a produção ou contratar pessoal adicional para lidar com o negócio extra.
Financiamento
Uma história de escrita de som, orçamentos detalhados e aderindo a eles pode ajudar a mostrar os credores ou potenciais investidores que você sabe como desenvolver um plano de negócios e fazê-lo funcionar.
Lenders e investidores certamente vão querer se aprofundar mais em suas finanças e história, mas se eles não virem evidências de fortes práticas orçamentárias, isso pode ser sinal de uma bandeira vermelha para afastá-los.
Se você está abrindo um novo negócio e tem pouca ou nenhuma história, você precisa compensar a falta de um histórico com suporte detalhado para o seu orçamento. Isso significa fazer pesquisas no mercado e mostrar como tendências passadas ou talvez um vazio na indústria suportam os números que você está apresentando. Esse tipo de atenção aos detalhes pode ajudá-lo a obter uma consideração séria dos emprestadores ou investidores.
Pessoal
Mesmo as pequenas empresas com apenas alguns funcionários precisam ter certeza de que possuem pessoal adequado para redigir e manter um orçamento. Se, por exemplo, você possui e opera um pequeno café, você pode ter um menu exclusivo e uma reputação de atendimento ao cliente de qualidade, mas isso não significa que você é um profissional financeiro.
Se a contratação de uma pessoa em tempo integral para lidar com seus livros não for realista, considere ajuda em meio período ou trabalhe com uma consultoria externa, especialmente no início e anualmente, quando chegar a hora de redigir um novo orçamento para o próximo ano fiscal. A SCORE, afiliada à Administração de Pequenas Empresas dos EUA, é formada principalmente por voluntários com experiência em negócios e finanças que fornecem orientação e consultoria para pequenas empresas. Este pode ser um recurso valioso quando você está apenas começando ou quando você é confrontado com um desafio significativo. Além de ajudar no orçamento ou outros problemas, pode colocá-lo em contato com outros recursos da sua comunidade.
Programas
Algumas das melhores ferramentas para escrever um orçamento detalhado e aderir a ele são os programas de software, e vão além do Microsoft Excel ou de outros programas de planilhas. Empresas como a Quicken oferecem programas de software acessíveis para orçamentar e rastrear receitas e despesas. Além disso, você já pode estar utilizando o PayPal, Square ou outros serviços on-line semelhantes com seu sistema de ponto de venda (PDV) e, como o Quicken, eles oferecem ferramentas para redigir um orçamento e rastrear receitas e despesas.
Você não precisa de um diploma em finanças para aprender como usar esses programas para o processo orçamentário, mas pode valer a pena fazer uma aula para ajudar a dominar todos os recursos relevantes que eles oferecem.