Você pode ter contas a pagar (cheques não reclamados) que não consegue enviar a um fornecedor, pagamentos em excesso a um cliente ou um contracheque não reclamado por um funcionário ou outra propriedade que pertença a outra pessoa, mas que sua empresa tem em sua posse e você Não sei como obter essa propriedade para a pessoa que a possui.
É importante observar que as leis relacionadas à propriedade não reivindicada (incluindo contracheques) são reguladas pelos estados individuais. Os regulamentos são aqueles do estado em que o beneficiário é, e não o estado em que o seu negócio é.
Se sua empresa estiver na situação em que você não consegue encontrar o proprietário da propriedade não reivindicada, há duas coisas que você deve fazer:
1. Faça todos os esforços razoáveis para encontrar o destinatário do pagamento para que você possa dar o dinheiro.
2. Se você não puder encontrar o destinatário dentro de um prazo razoável, deverá informar a falta de pagamento ao seu estado e pagar o dinheiro ao estado, para que ele fique disponível para o destinatário posteriormente.
Digamos que você pagou a um funcionário que saiu da sua empresa e que não pagou um cheque de pagamento. Você tem o dinheiro em sua conta de folha de pagamento de negócios, mas lembre-se que não é sua propriedade. A propriedade não reclamada é considerada um passivo para fins contábeis; isto é, é propriedade que você está mantendo, mas que não é propriedade da sua empresa.
Sua empresa tem duas responsabilidades pela propriedade não reclamada: (1) para relatar e pagar ativos não reclamados para o estado certo e (2) para garantir que a empresa reflita adequadamente o passivo em seu balanço patrimonial.
Propriedade não reclamada e sua contabilidade de negócios
Para fins de escrituração contábil, quando você atingir o ponto em que deve reportar o cheque não reclamado ao seu estado, você pode considerar anular o cheque e colocar o valor em uma conta de garantia. Isso ajudará a garantir que os fundos não sejam gastos acidentalmente.
Você já deveria ter pago as taxas de emprego sobre esse valor.
Guarde todos os registros sobre esse beneficiário ou funcionário e certifique-se de continuar tentando entrar em contato com a pessoa regularmente. Justin Pritchard, especialista em operações bancárias da The Balance, tem um modelo para verificações pendentes que você pode querer considerar usar.
Reportando e pagando ao estado
O princípio de escheat (pronuncia-se "es-cheat" como parece) governa aqui. Escheat significa "rendição", e é baseado em uma doutrina de lei comum que exige que a propriedade não reclamada seja devolvida (entregue) ao estado, não mantida pela pessoa que a possui. A ideia é que a propriedade não é sua e que o estado tem mais recursos para encontrar o indivíduo ou a empresa que possui.
Se nenhum proprietário for encontrado, o estado manterá a propriedade. Os tipos de propriedade que podem ser aplicáveis são cheques (incluindo contracheques), fundos de caução, pagamentos em excesso de clientes, contas a pagar que você não pode pagar a fornecedores, cheques de pagamento e verificações de comissão.
Leis Estaduais sobre Propriedade Não Reivindicada
Todos os estados têm leis que descrevem períodos de tempo e procedimentos. As leis estaduais geralmente incluem estas etapas:
- O estado especifica um período de tempo sem contato em relação à propriedade.
- Então, anualmente, há um período de tentativa de localizar os proprietários, enviando cartas de diligência para o último endereço conhecido. Seria bom enviar essas cartas por carta registrada ou "aviso de recebimento", para que você tenha um registro de tentar entrar em contato com a pessoa ou empresa.
- Após esse período do ano, você deve enviar um relatório ao estado e uma remessa dos valores devidos aos proprietários com os quais você não conseguiu entrar em contato.
Cheques de pagamento não reclamados
Cheques de pagamento não reclamados também estão sujeitos a leis escheat como propriedade não reclamada. As leis do estado em que o funcionário trabalhou pela última vez se aplicam. Se você tem um cheque de pagamento para um ex-funcionário ou empregado que não tenha sido reivindicado por um período de tempo, você deve seguir o mesmo cronograma de relatório estatal que para outra propriedade.Veja este artigo para mais discussões sobre como lidar com os contracheques não reivindicados.
Leis Estaduais Escheat
Você pode pesquisar pelo nome do seu estado e a palavra "escheat". Por exemplo, pesquise por "Iowa escheat laws". Você pode procurar no site do seu tesoureiro estadual, departamento de receita ou agência de impostos para encontrar informações. Lembre-se, cada estado tem requisitos diferentes. Este site por um advogado inclui mais informações sobre a propriedade não reivindicada, incluindo links para leis escheat em todos os estados.
Contabilização da propriedade não reclamada
A contabilização da propriedade não reivindicada varia dependendo da probabilidade de a propriedade ser reivindicada. De acordo com o Journal of Accountancy, em muitos casos é melhor reconhecer a perda, do ponto de vista contábil, mesmo antes de você entregá-la ao estado. Converse com seu consultor fiscal antes do final do ano para discutir sua lista de possíveis propriedades não reivindicadas.
Algumas sugestões para lidar com a propriedade não reclamada
- Descubra as leis do seu estado , ou para todos os estados onde você tem funcionários trabalhando. Preste especial atenção ao período após o qual você deve relatar a propriedade não coletada ao estado.
- Configure políticas e procedimentos para capturar informações sobre propriedades não coletadas e um cronograma para revisar a lista e enviar notificações a cada ano.
- Em seguida, defina um horário a cada ano para informar e pagar pela propriedade não cobrada.
Auditorias do Estado
Por fim, lembre-se de que a propriedade não coletada não é propriedade da sua empresa. Os estados podem e fazem auditorias para propriedades não cobradas e podem avaliar multas e penalidades pelo não cumprimento das leis estaduais.