Formulários de Transmissão de Arquivos para W-2s e 1099s
Datas de vencimento
A data de vencimento dos formulários W-3 e 1096 para o ano fiscal de 2016 é 31 de janeiro de 2017. Esta é uma nova data anterior. O formulário W-3 e seus funcionários W-2s são submetidos à Administração da Previdência Social.
Todos os 1096 formulários, juntamente com os 1099s correspondentes, são enviados ao Internal Revenue Service.
Formulário W-3 para os relatórios de salários e impostos de final de ano de empregado
O formulário W-3 é o formulário de transmissão resumida que deve ser apresentado à Administração da Previdência Social até a data de vencimento do ano fiscal corrente. O formulário W-3 totaliza todos os dados dos formulários W-2 para todos os seus funcionários. Saiba mais sobre como preencher o formulário W-3 .
Envio do formulário W-3
NÃO copie o formulário W-3 do site do IRS e envie-o. Você só pode usar os formulários W-3 adquiridos que usam tinta vermelha especial. Você pode enviar o formulário de duas maneiras:
- Por correio para a Administração da Segurança Social, Centro de Operações de Dados, Wilkes-Barre, PA 18769-0001
- Online através do portal de Business Service Online da Administração da Segurança Social
Formulário 1096 para relatórios de informações do contratante e de negócios externos
O formulário 1096 é o que o IRS chama de "relatório de compilação", pois totaliza todas as informações de todos os Formulários 1099 que você distribuiu para não funcionários.
Você não precisa preencher e arquivar um formulário 1096 se você arquivar seus 1099s.
Cada tipo de Formulário 1099 deve ter seu próprio Formulário 1096. Por exemplo, você deve ter uma compilação 1096 para todos os formulários 1099-MISC que você forneceu a contratados independentes e outros a quem pagou US $ 600 ou mais durante o ano, e você Você precisará de outro formulário 1096 se fornecer formulários 1099-DIV a alguém para pagamentos de dividendos.
Preparando o formulário 1096
Você deve totalizar todas as informações nos formulários 1099 para cada tipo que você forneceu para preparar o Formulário 1096. Alguns requisitos adicionais incluem:
- Você deve arquivar eletronicamente se enviar 250 ou mais formulários.
- Todas as informações do 1096 sobre você (o arquivador) devem ser as mesmas que aparecem nos formulários 1099-MISC que você está enviando, incluindo seu EIN.
- Você deve enviar o formulário RED para o IRS. Não baixe e imprima um 1096 da Internet e envie-o. Embora apareça em vermelho, não é verificável. Você pode estar sujeito a uma multa por enviar um formulário 1096 que não é verificável.
Formulário de apresentação 1096
- Você pode enviar o formulário 1096 por email, enviando-o para o endereço apropriado para o seu estado listado no formulário.
- Você também pode arquivar o Formulário 1096 eletronicamente usando o sistema Eletrônico de Informação de Retorno de Arquivo (FIRE).
Erros em formulários W-3 e 1096
Se você cometer um erro em um W-2, você deve arquivar o formulário W-2c. Se o erro afetar o resumo W-3, você também deve preencher um formulário W-3c corrigindo os totais. Leia mais sobre como corrigir formulários W-2 e W-3
Se você cometer um erro em um 1099 que afeta um 1096, você pode corrigir o erro arquivando um formulário corrigido designado com um X na caixa apropriada.
Mas o processo de correção é um pouco mais complicado do que isso, por isso, leia as Instruções Gerais para Determinados Retornos de Informações.
NOTA: As leis tributárias mudam periodicamente, e você deve consultar um profissional de impostos para obter o conselho mais atualizado. As informações contidas neste artigo não se destinam a assessoria fiscal e não substituem o aconselhamento tributário.