O formulário W-2 é a declaração que você fornece aos funcionários após o final de cada ano, com informações sobre seu pagamento bruto, pagamento de Seguro Social e Medicare, retenção de imposto de renda federal e estadual e deduções relacionadas a impostos. Você deve fornecer essa declaração a todos os funcionários que trabalharam para sua empresa no ano anterior, até o final de janeiro do ano seguinte.
O prazo para dar aos funcionários seus formulários W-2 não mudou. Ainda é 31 de janeiro.
ATUALIZAÇÃO: O prazo para o envio de formulários W-2 para a Administração da Previdência Social (SSA) foi alterado.
Os formulários W-2, juntamente com o formulário W-3, devem ser enviados à SSA até 31 de janeiro do ano seguinte. O prazo para dar formulários W-2 aos funcionários é o mesmo do passado - 31 de janeiro do ano seguinte.
01 - Uso Formulário W-2 ou Formulário 1099-MISC?
O formulário W-2 é usado para fornecer informações sobre renda e retenção para funcionários para as declarações de imposto de renda.
O formulário 1099-MISC é o formulário que você usa para fornecer informações sobre renda a contratados independentes, freelancers e outros não funcionários. A maioria dos não funcionários deve receber um formulário 1099-MISC se você pagou US $ 600 ou mais ao ano anterior.
Se você não tiver certeza se um funcionário é um funcionário ou um contratado independente, pode ler mais sobre esse assunto no artigo: " Empregado? Ou contratado independente? "
02 - Onde posso obter formulários W-2?
Você pode obter formulários W-2 em sua loja de material de escritório local, em seu CPA ou on-line no IRS. Você também pode obter formulários W-2 do seu programa de impostos (alguns programas).
Onde você NÃO PODE obter formulários W-2
Você não pode baixar e imprimir formulários W-2 no site do IRS ou em outro lugar na Internet. A cópia A é uma cor específica de tinta vermelha e somente os originais podem ser enviados.
03 - Como eu preparo o formulário W-2?
Você pode preparar os formulários W-2 manualmente usando um formulário PDF preenchível no site da SSA ou com o software adquirido, ou pode usar a versão para pequenas empresas de software de preparação de impostos , se tiver esses recursos. Você também pode usar um serviço de preparação de impostos ou um serviço de folha de pagamento para fazer essa preparação.
04 - Como faço para enviar formulários W-2 para a Administração da Previdência Social?
Você pode enviar formulários W-2 em papel ou on-line. Se você estiver enviando formulários em papel, verifique se você tem a versão correta.
Você pode enviar esses formulários on-line usando o serviço Business Services Online do Social Security Administration.
05 - Quais são os erros comuns cometidos no preenchimento do formulário W-2?
Aqui está uma lista de erros comuns que são feitos no formulário W-2. Antes de dar o Formulário W-2 aos funcionários, e especialmente antes de enviar os formulários W-2 para a Administração da Previdência Social, reserve alguns minutos para garantir que tudo esteja perfeito.
06 - Como posso corrigir um formulário W-2?
Agora que os prazos para dar W-2s aos funcionários e à Administração do Seguro Social são os mesmos, você terá que passar por um processo de correção com o SSA para corrigir erros nesses formulários.
07 - E se eu não arquivar meu W-2 a tempo? E se o W-2 estiver atrasado?
Este artigo explica as penalidades para o arquivamento tardio de W-2s e também como você pode solicitar uma extensão de 30 dias. A extensão não é concedida automaticamente e você deve fornecer uma explicação detalhada de por que a extensão é necessária.