Antes de enviar esses formulários, considere o preenchimento eletrônico.
ATUALIZAÇÃO: Novo prazo para arquivar W-2s e 1099s
A partir do ano fiscal de 2016, todos os W-2 e 1099 devem ser apresentados até 31 de janeiro do ano seguinte.
Assim, para os impostos de 2017, esses formulários devem ser preenchidos até 31 de janeiro de 2018. Os prazos de depósito foram aumentados para monitorar melhor os formulários de fraude fiscal. O prazo é o mesmo para todos os registros, incluindo e-arquivamento.
Leia mais sobre os prazos do relatório anual de folha de pagamento de 2017.
Este artigo discute como arquivar e apresenta alguns dos benefícios do arquivamento eletrônico.
Benefícios do arquivamento eletrônico
- E-arquivamento, de acordo com o IRS, economiza tempo e esforço e ajuda a garantir a precisão.
- Se você enviar e-arquivar formulários W-2, não precisará calcular e enviar um formulário de transmissão W-3 ; o Social Security Administration gera um W-3 automaticamente.
- Se você arquivar formulários 1099, não será necessário calcular e enviar um formulário 1096 para cada tipo de formulário 1099.
- Você pode usar o site do BSO para verificar os números do Social Security para fins de relatório de salário. Verificar números de Segurança Social assegura que os salários são reportados corretamente e evita dispendiosos formulários W-2C para corrigir W-2s,
- O site da BSO oferece um tutorial, manuais, uma lista de verificação e muitas outras informações úteis para ajudá-lo a arquivar esses formulários W-2.
- Se você encontrar um erro em um ou mais formulários W-2 depois de enviá - los, também poderá enviar formulários W-2c (corrigidos) on-line.
- Você pode verificar se seus arquivos foram recebidos e verificar o status online.
Arquivar Formulários W-2 com a Administração da Previdência Social
Você deve enviar todos os W-2s de 2017 para a Administração da Previdência Social (NÃO o IRS!), Juntamente com o formulário de transmissão W-3, até 31 de janeiro de 2018.
Os serviços de negócios on-line da SSA (BSO) são o lugar para se preencher os W-2s. Se você estiver arquivando 250 ou mais formulários W-2, DEVE arquivar, mas se tiver menos de 250 W-2s, poderá se beneficiar do arquivamento eletrônico.
E quanto aos formulários 1099-MISC? Posso arquivar esses formulários também?
Você pode enviar todos os formulários 1099, incluindo o Formulário 1099-MISC, para o IRS pelo correio ou on-line, usando o sistema Filed Information Returns Electronically (FIRE).
Se você não está enviando eletronicamente, você também deve enviar um formulário de transmissão 1096 , um para cada tipo de 1099 que você está enviando, que resume todos os formulários para essa categoria. Este é outro benefício para e-arquivamento: não é necessário 1096.
Para preencher formulários 1099 eletronicamente, não se esqueça de enviar o Formulário IRS 4419, o requerimento para arquivar eletronicamente, pelo menos 30 dias antes da data de vencimento dos formulários, e ler as informações do IRS sobre os requisitos para arquivamento no sistema FIRE.
Lembre-se destas datas importantes:
Veja este artigo para os prazos de apresentação do ano atual.
Em geral, até o final de janeiro:
- Você deve preencher formulários W-2 para funcionários e formulários 1099-MISC para não-funcionários.
- Você deve enviar todos os W-2, com transmissão W-3, para a Administração da Segurança Social, incluindo e-arquivamento.
- Você deve enviar todos os formulários 1099, incluindo o formulário 1099-MISC, juntamente com um formulário de transmissão 1096, para o IRS, incluindo o preenchimento eletrônico.