Estar prevenido é preparado. Antes de enviar formulários W-2 aos funcionários e arquivar esses formulários junto à Administração da Previdência Social (junto com o formulário de transmissão W-3 ), revise esses erros comuns para evitar problemas.
Arquivando Formulários W-2 Tarde
A partir do ano fiscal de 2016, o prazo de apresentação dos formulários W-2 (e formulários 1099) foi transferido para 31 de janeiro. Portanto, os formulários W-2 de 2017 para funcionários devem ser enviados à Administração da Previdência Social até 31 de janeiro. 2018
Existem penalidades por arquivamento tardio. Leia mais sobre os novos prazos para os formulários W-2 e 1099.
Usando o formulário W-2 do ano errado
Use o formulário W-2 para o ano em que a renda foi tributável, não o ano em que você está preenchendo o formulário. Por exemplo, para salários de empregados em 2015, use o formulário W-2 de 2016 ; este formulário será entregue aos funcionários e arquivado na Administração da Previdência Social em 2017.
Faltando os prazos de arquivamento. Você deve fornecer formulários W-2 aos funcionários até o final de janeiro e deve enviar esses formulários para a Administração da Previdência Social até o final de fevereiro. Os prazos mudam a cada ano, dependendo de quando a data cai no calendário. Se o prazo final for um fim de semana ou feriado, a data será movida para o próximo dia útil. Aqui estão os prazos exatos para impostos de folha de pagamento no final do ano para o ano atual.
Não usando o formulário W-2 aprovado
Você não pode baixar o formulário W-2, copiá-lo e usá-lo.
O vermelho em A é uma tinta especial. Você deve obter os formulários aprovados, de uma empresa de material de escritório, da Receita Federal ou de uma empresa de software. Leia mais sobre onde você pode obter formulários W-2 aprovados.
Não deixar de reter a segurança social
A retenção na Previdência Social deve ser interrompida nos salários máximos tributáveis da Previdência Social para cada ano.
(Esse máximo muda na maioria dos anos para refletir o custo de vida.) Embora isso não seja especificamente um erro W-2, é comum e fará com que você informe em excesso os salários da Previdência Social de um funcionário. Você deve então devolver o excesso ao empregado e corrigir tanto o W-2 quanto o Formulário 941 , o relatório trimestral de salários e impostos para quaisquer trimestres que reflitam o excesso. Por exemplo, se o empregado atingiu o máximo de retenção na Previdência Social em setembro, você deve alterar o Formulário 941 para o terceiro trimestre.
Envio de formulários W-2 para o IRS
Os formulários da Previdência Social devem ser entregues aos funcionários até o final de janeiro e arquivados junto à Administração da Previdência Social até o final de fevereiro, juntamente com o formulário de transmissão W-3, que acumula todas as informações de todos os W-2s.
Deixar de obter uma isenção de IRS para não arremessar E
Os empregadores que apresentarem 250 ou mais formulários W-2 devem obter uma isenção caso não desejem enviar o arquivo por e-mail. Leia mais sobre como obter uma isenção de arquivar formulários W-2 eletronicamente (PDF).
Fazendo estes erros comuns no formulário W-2
Os erros de formulários mais comuns nos formulários W-2 incluem:
- Não incluir casas decimais e centavos em quantias
- Não usar tinta preta (fazendo entradas muito claras)
- Fazendo entradas muito grandes ou muito pequenas. O IRS sugere que você use 12 pt. Fonte do tipo Courier para impressão de W-2s.
- Nome do funcionário com formatação incorreta. Primeiro nome do empregado e inicial do meio vai na primeira caixa, o sobrenome do empregado vai na segunda caixa, e qualquer sufixo (como "Jr.") vai na terceira caixa.
O uso de software financeiro pode ajudá-lo a evitar muitos desses erros nos formulários W-2, especialmente erros de formulário, e seu software pode avisá-lo quando você estiver atingindo o valor do salário máximo da Previdência Social. Confira este artigo sobre programas de software de contabilidade de 2012 por Rosemary Peavler, Guia para Finanças Empresariais, com foco em programas que incluem funções de folha de pagamento.
Como corrigir um formulário W-2
Você deve fornecer um formulário W-2 para cada funcionário até o final de janeiro de cada ano (para o ano anterior), mas você não precisa enviar esses formulários para a Administração do Seguro Social (SSA) até o final de fevereiro. Esse atraso fornece tempo para corrigir erros.
Se você puder corrigir o erro antes de arquivar com o SSA, basta fazer a correção e enviar o formulário corrigido.
Se você encontrar o erro depois de ter entrado com o SSA, você deve enviar um W-2 corrigido juntamente com um formulário de transmissão corrigido W-3c).
Leia mais detalhes sobre como fazer correções em um formulário W-2, depois de submetê-lo à Administração da Previdência Social.