Como o processo funciona
O processo de relacionamento do fornecedor geralmente começa com a criação de um RFP / RFQ ou outro documento que os fornecedores respondam para que a empresa avalie objetivamente os recursos e recursos dos fornecedores.
Quando o melhor fornecedor para a tarefa é selecionado, um processo de negociação de contrato é iniciado, descrevendo todas as diretrizes e expectativas de desempenho que um fornecedor será legalmente obrigado a aderir.
Uma vez que os termos do contrato tenham sido acordados pelo comprador e pelo vendedor, um acordo vinculante é executado, resumindo as expectativas mútuas, particularmente no que se refere ao monitoramento e à medição freqüentes do desempenho dos fornecedores. Comunicação regular e freqüente é necessária para garantir um processo de gerenciamento de fornecedores bem - sucedido
Monitorando o desempenho do fornecedor
Conforme descrito no Guia de práticas recomendadas de gerenciamento de fornecedores , um dos principais critérios de desempenho é um processo para monitorar o desempenho do fornecedor. Para fazer isso, é necessário ter um scorecard de gerenciamento de fornecedor. Independentemente do tamanho do negócio, um scorecard de gerenciamento de fornecedor deve atender aos seguintes critérios:
- O scorecard deve medir os principais indicadores de desempenho (KPI) aos quais o fornecedor está vinculado. Uma maneira fácil de desenvolver essa lista é usar os termos do contrato do fornecedor como a lista de itens medidos. Em outras palavras, aproveite o esforço que foi usado para desenvolver os termos do contrato para criar uma lista dos itens mais importantes a serem medidos com o scorecard.
- O scorecard deve ser fácil de usar por todos os funcionários que precisam interagir com essa ferramenta. Não importa quão abrangente seja a lista de indicadores de desempenho, se a ferramenta for muito incômoda e hostil ao usuário. Embora o scorecard seja completo em sua definição do que deve ser medido, se não for intuitivo, ninguém o utilizará - o que anula o propósito de ter um scorecard.
- O scorecard deve ter um cronograma e um conjunto de marcos correspondentes que estejam em sincronia com os indicadores de desempenho. Ou seja, o desempenho é uma função dos tempos e da qualidade. Os dois não são mutuamente exclusivos, e o scorecard deve ser o tempo, assim como o desempenho baseado em qualidade.
- O scorecard não deve ser uma surpresa que uma empresa repentinamente decide usar com um fornecedor se descobrir que o fornecedor está com desempenho abaixo do esperado. Idealmente, o fornecedor foi informado de que seu desempenho será monitorado e medido durante todo o prazo do contrato. A medição será baseada em auditorias ou avaliações consistentes e regularmente programadas, acordadas por ambos os lados. Essa conscientização deve ser criada durante a fase de negociação do contrato do relacionamento com o fornecedor.
- Os dados coletados e analisados pelo scorecard devem ser usados para acompanhar o fornecedor. O que é bom são dados precisos sobre o desempenho dos fornecedores se a empresa não agir com o fornecedor com base nas conclusões sobre o desempenho do fornecedor que o scorecard tornou visível e forneceu insight.
Dependendo do tamanho do negócio, talvez uma simples planilha de indicadores de gerenciamento de fornecedores, como essa, seja suficiente para essa finalidade. Para empresas de maior porte, há muitos scorecards de fornecedores disponíveis no mercado disponíveis.