Como saber se você tem um problema de controle de estoque
Existem vários métodos que você pode usar para testar seus processos de controle de estoque. Um método é passar por uma revisão de remessas perdidas recentemente para seus clientes. Alguma dessas remessas perdidas foi devido à falta de compreensão do que você tem disponível e disponível para envio?
Por exemplo, você pode ter 100 cada da Parte A e um cliente pediu 100 cada. Mas eles não precisaram que você o enviasse até a semana seguinte, então os 100 da Parte A estavam em seu armazém. No dia seguinte, outro cliente telefonou e pediu uma nota 100 da Parte A. Você estava fora do escritório, cuidando das quarenta milhões de outras coisas que o dono de uma pequena empresa precisa cuidar, para que seu outro funcionário atendesse. . Aquele outro funcionário verificou e viu os 100 da Parte A sentados lá e enviou o segundo cliente. Na semana seguinte, você precisava enviar os 100 itens da Parte A para o primeiro cliente e não estava lá.
Sua pequena empresa pode ter um problema de controle de estoque. É importante saber não apenas o que sua pequena empresa tem em mãos, mas o que você tem disponível para envio. No caso acima, enquanto o seu funcionário viu que você tinha 100 cada da Parte A para enviar, não havia nenhum processo para que ela soubesse que os 100 cada foram alocados para outro cliente.
Auditoria de piso a folha
Outro método que você pode usar para testar seu controle de estoque é fazer uma auditoria de chão a folha. Isso significa que você entra no depósito (ou no almoxarifado, no armário do corredor ou na garagem - onde quer que sua pequena empresa mantenha seu estoque) e você seleciona um punhado de itens para contar.
Discutiremos quantos itens serão contados mais tarde, mas, quando terminar, você levará esses números de contagem para o sistema que rastrearão o inventário. Esse pode ser seu WMS (sistema de gerenciamento de depósito), ERP / MRP (planejamento de recursos empresariais / planejamento de necessidades de material), uma planilha do Excel, um livro contábil ou, possivelmente, uma pilha de Post-its. Se você não tiver um sistema que rastreie seu inventário - mesmo que seja apenas uma pilha de Post-its - você tem um problema de controle de estoque.
Nas auditorias de chão a folha, você compara as contagens físicas que você acabou de fazer com o que seu sistema de controle de estoque achava que você tinha. Mais uma vez, seu objetivo deve ser 100% de precisão. Se seus números de contagem física não estivessem alinhados exatamente com o que seu sistema de controle de estoque achava que você tinha, você sabe por quê? E você pode implementar contramedidas para impedir que isso aconteça novamente? Algumas das razões mais populares que conta não alinham incluem:
- Você recebeu uma remessa de seu fornecedor, mas não contou as peças nas caixas. A lista de embalagem não deve ser considerada 100% precisa. Abra as caixas e conte o conteúdo. Se o seu fornecedor disser que lhe enviaram 1.000 peças e enviaram apenas 990 peças, e você não detecta o erro, não só tem um problema de controle de estoque, mas também pode acabar enviando seus próprios clientes.
- Você enviou peças para um cliente, mas não diminuiu seu inventário corretamente. Ou em tudo. Certifique-se de deduzir suas remessas de saída dos seus totais de estoque em tempo real.
- Problemas de qualidade forçaram você a remover uma parte do seu inventário de sua pilha de inventário utilizável. No entanto, seu sistema de controle de estoque não tem como diferenciar entre utilizável e não utilizável, portanto, seu sistema diz que você tem mais do que pode usar. Ter a capacidade de diferenciar entre inventário utilizável e não utilizável não é apenas um recurso importante que permite acompanhar peças com problemas de qualidade, mas também pode ser um mecanismo para alocar estoque a um cliente, mantendo essas peças em estoque.
- Os seus produtos são valiosos e fáceis de levar? Uma empresa que vende bigornas pode ter menos problemas de roubo do que uma empresa que vende moedas de ouro. Verifique se o seu plano de controle de estoque inclui uma maneira de manter a segurança de seus produtos. E implemente um programa de contagem de ciclos que ajuda você a acompanhar seu inventário.
Noções básicas do programa de contagem de ciclos
Um programa de contagem de ciclos é o que está acontecendo durante essas contagens de cada usuário. Um programa de contagem de ciclo é um processo pelo qual você conta regularmente uma porcentagem de suas partes de modo que, ao longo de um ano, você as contou todas (ou pelo menos todas as suas partes mais valiosas).
Você pode usar um programa de contagem de ciclo em conjunto com um inventário físico anual , o que geralmente ajuda a reduzir as variações desses estoques físicos. Algumas empresas usam contagens de ciclos em vez de inventários físicos anuais, mas eu não recomendo isso.
Para determinar os parâmetros do seu programa de contagem de ciclos, você precisa determinar:
- Quantas partes totais você tem que contar?
- Você vai contá-las ao longo de um ano? Se não, como você vai determinar o ponto de corte? Normalmente, as empresas seguem a regra 80-20, ou seja, 80% do seu valor de estoque é proveniente de 20% de suas peças - portanto, concentre-se em contar esses 20%.
- Quantas vezes você vai contar?
- Quem vai conduzir a contagem? Se sua empresa for grande o suficiente, o contador de ciclos deve ser alguém cujo desempenho no trabalho esteja vinculado à precisão do estoque. Isso ajuda a eliminar qualquer potencial conflito de interesse no processo de contagem de ciclo. Uma contagem de ciclos é uma auditoria - não uma ferramenta de classificação de desempenho de trabalho.
- Como a contagem vai ser conduzida? O processo de piso a folha é o método preferido. Um contador de ciclos deve receber uma lista de números de peças e locais. O contador então vai para o chão e conta-os. Ele não deveria ter nenhuma ideia de quantos esperariam estar lá. Outro método é uma contagem da folha para o chão. Este é o contrário do método de chão a folha. O método de folha para andar começa quando você entrega ao seu contador uma lista de peças e suas contagens correspondentes de acordo com o seu sistema de rastreamento de estoque. O contador então audita as quantidades físicas nas prateleiras em comparação com a contagem do sistema.
Compreendendo os fatores do processo de contagem de ciclo acima, você pode criar seu programa de contagem de ciclo. Por exemplo, se você tem 500 números de peças para contar e você pode contar uma vez por semana, então você pode contar 10 peças por semana (ou apenas duas por dia). No final de um ano de 50 semanas, você terá contado todos os 500 números de peça. Lembre-se de contar números de peça diferentes em cada contagem, para evitar a contagem excessiva de um número de peça e a contagem de outro.
Durante esse processo, é importante saber quando suas contagens de estoque estão desativadas. É por isso que um contador de ciclos não deve ser um supervisor de depósito ou um funcionário de controle de estoque. É da natureza humana que esses funcionários estabeleçam correções sem escalar os problemas subjacentes para o gerenciamento. Como proprietário ou gerente de uma pequena empresa, você precisa saber quando os processos de controle de inventário subjacentes não estão funcionando, para que você possa implementar contramedidas para evitar problemas de recebimento de dados.
Resolvendo Problemas do Controle de Inventário
Um programa de contagem de ciclo, combinado com um inventário físico anual, ajuda muito na solução de problemas de controle de estoque. Os programas de contagem de ciclos ajudam a identificar deficiências no controle de estoque, mas cabe a você fazer alterações para corrigir os problemas que seu programa de contagem de ciclo descobre.