10 dicas para escrever melhor doador Obrigado cartas

by Joanne Fritz

Você nunca pode dizer obrigado muito bem ou com muita frequência

Dizer obrigado a um doador encerra uma transação, mas cria uma ponte para o apoio futuro e um engajamento mais profundo. Faça isso bem e você está no caminho certo para o sucesso futuro da captação de recursos.

Aqui estão dez dicas para fazer essa carta de agradecimento apenas para a direita.

01 - Receba no correio rápido

Quarenta e oito horas é uma reviravolta ideal para uma carta de agradecimento. Se isso for impossível, não pretenda mais do que uma semana. Você quer que o doador se lembre de que ele fez a doação para que seu agradecimento reforce sua ação e recompense-o por dar.

Obter a carta lá rapidamente fará o nome de sua instituição ficar na mente do doador, assegurá-lo de que você recebeu a doação e impressioná-lo com sua eficiência e consideração.

Mesmo os doadores on-line devem receber uma carta de agradecimento enviada por e-mail, mas isso é caro, e muitas organizações sem fins lucrativos estão se mudando para on-line o máximo possível. Nesse caso, certifique-se de que seu doador on-line não recebeu apenas um recibo por e-mail. Tire um tempo para personalizar um e-mail obrigado e transformá-lo em algo memorável

Atualize as práticas recomendadas para cartas de agradecimento enviadas por e-mail . Em caixas de e-mail completas, sua carta de agradecimento pode passar despercebida, então preste atenção ao assunto e certifique-se de que a linha "de" identifica claramente sua organização.

Há muitos obstáculos para agradecer a um doador por e-mail que você pode esquecer. Tem que ficar fora da pasta SPAM , chamar a atenção do doador e seduzi-lo a abrir a mensagem. Não deixe que a facilidade e o custo relativamente baixo do e-mail o deixem cego às suas deficiências.

02 - Tornar pessoal

Personalize a sua carta de agradecimento com o nome do doador (verifique a ortografia e nunca chame uma Sra. Sr.), e escreva diretamente para o indivíduo. Os primeiros nomes são poderosos.

O que funciona para uma carta de angariação de fundos também funciona para uma carta de agradecimento. Por exemplo, use pronomes pessoais , como "você", "nós" e "eu".

Inclua informações sobre o doador, como por quanto tempo ele foi doador ou se você gostou de vê-lo no último evento. Talvez o doador tenha recebido um prêmio ou obtido uma promoção. Sinta-se à vontade para adicionar algo sobre isso à sua carta.

Um bom sistema de registros de doadores será seu melhor amigo quando se trata deste nível de personalização. A maioria dos sistemas, mesmo os de baixo custo, tem a capacidade de capturar informações atuais sobre seus doadores.

Quando eles deram a última vez? Eles se ofereceram? Quando foi a última vez que o doador teve contato com sua organização e qual foi a natureza dessa interação?

Se este for um doador pela primeira vez, envie um pacote de boas-vindas e convide o doador a assinar boletins informativos e anúncios.

Se agradecer a um doador de muito tempo, considere uma nota manuscrita em vez de uma carta formal ou outra forma criativa de agradecer .

03 - Coordenar com temas de campanha

Coordene o agradecimento com o apelo ou campanha que trouxe a doação.

Elaborar um modelo para uma carta de agradecimento quando você escreve seus materiais de angariação de fundos. Pense nisso como parte do seu pacote de campanha. Se a doação é em resposta a algum outro estímulo ... talvez um evento que você encenou ... relacione a carta àquele evento.

A volta completa do apelo melhora a viscosidade do nome da sua organização na mente do doador. Também é reconfortante para o doador.

Se a doação for em resposta a um recurso de e-mail específico, desenvolva uma página de destino de pós-doação em seu website especificamente para esses doadores.

Genérico está fora. Especificidade para o que o doador viu que o obrigou a dar é uma obrigação. Por exemplo, se um doador doou para ajudar as vítimas de um terremoto, certifique-se de que seu agradecimento se refere a essa situação.

04 - Use histórias para conectar os doadores aos resultados

Ajude os doadores a visualizar como o dinheiro foi gasto A melhor maneira de fazer isso é contar uma história sobre uma pessoa em particular que foi ajudada pela doação. A história não precisa ser longa. Apenas algumas frases e usando o nome de uma pessoa podem ser suficientes para despertar empatia no doador.

Faça do seu doador o herói dessas histórias. Ele ou ela fez essa história possível. Mantenha um inventário de histórias sobre as coisas boas que sua instituição de caridade realiza. em seguida, configure blocos de texto usando essas histórias e coloque-as em suas cartas de agradecimento, conforme apropriado.

Mudar as histórias com frequência manterá suas cartas atualizadas e facilitará o envio de muitas cartas sem precisar tornar cada uma delas completamente nova.

Mesmo se você atender pessoas que estão em situações delicadas e precisar proteger suas identidades, há maneiras de contar suas histórias sem comprometer sua privacidade.

05 - Peça a uma pessoa real que assine suas cartas

Evite assinaturas digitais, a menos que esteja enviando milhares de cartas de cada vez. Mesmo assim, reserve cartas que vão para doadores dando doações significativas para o seu diretor executivo, o presidente do conselho ou um presidente voluntário de levantamento de fundos para assinar. Use carimbos reais de primeira classe para essas letras.

06 - Adicione uma nota pessoal escrita à mão

Se apropriado, peça ao Diretor Executivo ou ao Presidente do Conselho para adicionar uma nota pessoal à carta. Doadores de longa data que conheçam seu DE ou membros do conselho acham isso especialmente gratificante.

A menção de um evento recente que o doador participou, tanto lembrará o doador de uma experiência agradável e adicionar autenticidade à nota. Considere ter uma festa de redação de notas com voluntários que podem escrever notas sobre cartas ou anexar notas com mensagens manuscritas.

07 - Incluir um envelope de resposta

Eu não recomendo pedir outra doação em uma carta de agradecimento. Honestamente, isso afasta as pessoas mais do que você pensa. No entanto, apenas incluindo um envelope de resposta pode lembrar o doador que futuras doações são bem-vindas.

Muitos doadores guardam esses envelopes e os usam para um presente mais tarde ... ou até mesmo imediatamente. Andrew Olsen, da Fundraising Fundamentals, está entusiasmado em incluir envelopes de resposta em cartas de agradecimento. Ele encontrou instituições de caridade que usam essa tática para novos doadores que têm "taxas de conversão de segundo presente que estão entre 8% e 12% mais altas do que aquelas que não as incluem".

08 - Use a carta como recibo

Seu doador obrigado também pode ser um recibo. Você deve fornecer um recibo anualmente para fins tributários se um doador der US $ 250 ou mais , e você pode incluir essa divulgação com esta carta.

As cartas de agradecimento de hoje normalmente incluem as devidas divulgações sempre que um doador der, seja on-line, por cheque ou por meio de doações mensais .

Também é uma boa prática fornecer um resumo de doações para o ano no início do próximo ano, exatamente no momento em que os doadores normalmente estão preparando suas declarações de impostos . Basta lembrar que um recibo não é um agradecimento . O recibo deve ser uma parte menor da carta.

09 - Convide mais envolvimento

É sempre bom incluir um convite para visitar sua agência e ver seu trabalho em primeira mão.

No mundo de hoje, onde você pode estar solicitando doações de pessoas de todo o mundo, o engajamento pode ser alcançado através da mídia social . Incentive seu doador a seguir sua organização no Facebook e Twitter ou em qualquer outra rede social da qual você participe.

Como não há hiperlinks em uma carta enviada, forneça o endereço do site e verifique se os botões de mídia social são fáceis de encontrar.

Inclua um convite explícito para visitar o site, clicar nesses botões e inscrever-se em seu boletim informativo por e-mail ou outras comunicações. Ícones de mídia social são alguns dos elementos mais importantes no site de sua instituição de caridade.

10 - Adicione um postscript e forneça informações de contato

Somos todos skimmers. É por isso que a maioria de nós lê a parte de cima de uma carta e depois passa para o PS. Então, podemos voltar e ler o resto da carta. Os profissionais de marketing de mala direta sabem tudo sobre o PS e sempre o incluem. Às vezes eles têm mais de um.

Para o PS de uma carta de agradecimento, você pode querer se referir novamente à história que você forneceu ("Michael e Jane estão seguros e felizes por causa de você") ou colocar informações de contato importantes lá.

Os doadores devem ter o nome, número de telefone e endereço de e-mail de alguém na organização que eles possam contatar com perguntas. O atendimento ao cliente é tão importante para as organizações sem fins lucrativos quanto para as empresas, portanto, é mais fácil para um doador encontrar uma pessoa real caso ele tenha um problema.