5 maneiras de reduzir o tempo que você gasta arquivando
Mas, infelizmente, odeie ou não, quando você administra um pequeno negócio, o depósito tem que ser feito, ou você logo encontrará sua mesa em colapso sob o peso de todo o papel que continua se acumulando. O que é um ódio de arquivar para fazer?
Existem duas abordagens para o problema que podem ajudar.
Você pode tentar fazer o seu tempo arquivar o mais curto possível (um método que eu quase aperfeiçoei ao longo de anos de execução de um escritório) ou fazer o seu tempo arquivando tão divertido quanto possível (algo que eu continuo tentando realizar). Vamos dar uma olhada nas dicas para reduzir a quantidade de tempo que você realmente gasta primeiro.
Destrua e recicle quando possível
A primeira pergunta sobre qualquer pedaço de papel olhando para você esperando para ser arquivado é: "Este documento precisa ser arquivado?"
Muitos dos documentos que chegam pelo correio podem ir diretamente para o triturador. Qual é o ponto de apresentação de anúncios ou cartas informativas de outras empresas, por exemplo? Quando você estiver lidando com e-mail, leia uma mensagem por e-mail uma vez, decida se precisará dela daqui a um ano e arquive ou triture-a de acordo.
As chances são boas de você também estar arquivando várias cópias impressas de documentos que você não precisa arquivar - e nem deveria estar imprimindo em primeiro lugar.
Não é necessário arquivar cópias em papel de faturas ou cartas, por exemplo, se os arquivos eletrônicos estiverem organizados e se você estiver seguindo os procedimentos de backup adequados .
Então, quando você estiver lidando com essa pilha de documentos, destrua o “papel que você pode viver sem”.
Use um sistema de arquivamento que torne as outras tarefas do escritório mais fáceis, não mais difíceis.
A maior parte do documento que eu preciso apresentar está relacionada ao processo de fazer negócios - e esses documentos precisam ser inseridos no sistema contábil antes de qualquer outra coisa ser feita com eles.
Então, em vez de pegar o recibo de um cartucho de toner de impressora e arquivá-lo em "P" no meu sistema de arquivamento principal, eu o arquivo no meu "primeiro" sistema de arquivamento, uma série de pastas rotuladas por mês e ano.
Por exemplo, se eu comprei o cartucho de toner em setembro de 2017, esse é o arquivo em que ele entra, junto com todas as outras contas, recibos e outros documentos comerciais que ocorreram nesse mês. Em seguida, é simples trabalhar na pasta no final do mês e fazer todas as entradas contábeis que precisam ser feitas (ou, se você não estiver fazendo isso, entregar a pasta mensal ao seu contador ou contabilista) .
Observe que administramos uma empresa de serviços , não uma empresa de varejo, por isso, sentar e trabalhar nas contas uma vez por mês funciona para mim. Você precisará modificar a ideia de pasta mensal de acordo se precisar atualizar suas contas com mais frequência.
Pense antes de arquivar
O que acontece depois de usar as pastas mensais para fazer a contabilidade? Os documentos precisam ser movidos para o sistema de arquivamento "principal". Mas, em vez de apenas arquivar cada documento individualmente, dependendo do título, arquive logicamente de acordo com o grupo, um procedimento de arquivamento que acho muito mais rápido.
Vamos dar uma outra olhada no exemplo do cartucho de toner da impressora.
Em vez de arquivar esse recibo em “P” para o cartucho de toner da impressora, eu o arquivarei em Suprimentos de Escritório - Recibos, o mesmo local onde arquivaria documentos, como um recibo para uma coleção de post-its ou um recibo para impressora. papel. Isso não só torna o arquivamento mais rápido, mas torna muito mais fácil encontrar documentos posteriormente.
Use palavras e frases inteiras nos rótulos das pastas de arquivos, não apenas nas letras
Não há nenhuma regra que diga que você está limitado apenas a letras únicas ao criar as divisões do seu sistema de arquivamento. E se você fizer isso, estará tornando seu arquivamento desnecessariamente lento e complicado. Personalize seu sistema de arquivamento para que você possa se beneficiar do arquivamento de um grupo e encontre o local correto para colocar um documento mais rapidamente.
Por exemplo, em vez de apenas ter uma seção do meu sistema de arquivamento chamada “C”, também tenho uma seção chamada “Arquivos do cliente”.
Os arquivos dentro de "Arquivos do Cliente" são organizados em ordem alfabética. A beleza de personalizar seu sistema de arquivamento dessa forma é que ele sempre pode ser subdividido e organizado se você precisar. Assim, um cliente importante pode ter um divisor de sistema de arquivos rotulado com o nome dela na seção "Arquivos do cliente" para facilitar a localização de documentos relacionados a ela.
Neste exemplo, então, os rótulos no sistema de arquivamento leriam “B”, “C”, “Arquivos do Cliente”, “D” ... Veja o quanto mais fácil seu arquivamento se torna?
Outra dica de arquivamento para acelerar seu arquivamento: não se esqueça de personalizar o alfabeto também. Em vez de apenas ter uma seção “M”, rotule um “Mc” também.
Mantenha seu "primeiro" sistema de arquivamento próximo e conveniente
A outra grande coisa sobre o uso de um sistema de arquivamento de dois estágios, como o descrito acima, é que fica muito mais fácil manter o primeiro estágio do seu sistema de arquivamento (as pastas mensais) fisicamente próximo do seu espaço de trabalho . Você estará muito mais inclinado a arquivar documentos imediatamente, em vez de deixá-los acumular se tiver um local fechado e organizado para arquivá-los.
Portanto, coloque as pastas mensais do último, do atual e do próximo mês em uma bandeja ou use um arquivo de sanfona e coloque-o ao alcance da mão em sua área de trabalho. A maior parte do seu sistema de arquivamento (o sistema de arquivamento "principal", como o chamamos acima, pode estar do outro lado da sala ou até mesmo em uma sala totalmente diferente, mas no interesse de economizar tempo , você não precisa faça sua apresentação no primeiro estágio.
Como fazer o divertimento do arquivamento
As dicas de apresentação que lhe dei até agora devem ajudá-lo a reduzir o tempo que você deposita e evitar o congelamento do cérebro. Mas e quanto a tornar o seu tempo mais divertido?
Na verdade, a única estratégia que tenho aqui é o suborno imediato, recompensando-me com um biscoito se eu fizer um arquivo por um determinado período de tempo. Isso vai funcionar, mas pode levar a ganhar muitos quilos se você tiver muito que preencher.
Ou você poderia adotar uma abordagem mais artística, usando todas as cores diferentes para as pastas de arquivos e usando fontes incomuns ou caligrafias para os rótulos. Quer isso torne seu arquivamento mais divertido ou não, certamente tornará isso mais atraente.
E quem sabe? Talvez apenas o fato de que seu arquivamento seja muito mais rápido, agora que está organizado, tornará isso muito mais divertido de se fazer.