O que você precisa para salvar e organizar
Até certo ponto, os itens que você precisará para desenvolver um sistema de depósito dependerão muito do seu negócio.
Por exemplo, se você vender um produto tangível, precisará de algo que rastreie seu inventário. No entanto, aqui está uma lista geral de itens que você precisará acompanhar no seu negócio em casa:
- Planos de negócios e marketing.
- Documentos legais (por exemplo, papelada da LLC, licença comercial e registros de propriedade intelectual, contratos)
- Contatos (profissional, clientes, fornecedores, prestadores de serviços, etc)
- Informações financeiras (Demonstrações de lucros / perdas, balanços patrimoniais, contas a pagar / receber)
- Impostos
- Despesas de negócios (recibos)
- Projetos
Além dessa lista, você desejará adicionar itens específicos à sua empresa.
Sistemas para organizar seu negócio em casa
As probabilidades são de que você use uma variedade de métodos para armazenar e manusear seus documentos e outras informações importantes. O principal fator é escolher um método que funcione melhor para você. Todo mundo tem uma maneira diferente de pensar e organizar. Por exemplo, para algumas pessoas, faz mais sentido organizar os arquivos em ordem alfabética, mas para outros, eles acham mais fácil organizar por data.
Se você não tem certeza do que funcionará melhor para você, tente um, e se você se esforçar para mantê-lo, adote um sistema diferente. Aqui estão três maneiras de organizar seus arquivos e informações:
Sistema simples de arquivamento de fichário
Para pequenas empresas que não geram muita papelada, o sistema de encadernação é uma boa escolha.
Também é ideal para pessoas que gostam de ter tudo em um só lugar ou que precisam que suas informações sejam móveis. O sistema de encadernação usa um fichário grande de três anéis, protetores de folha e divisores de seção.
Use os divisores de seção para organizar suas categorias de negócios, como pedidos pendentes, pedidos concluídos, cópias mestre de vários formulários ... etc. A partir daí, você começará a coletar os arquivos nos protetores de folha. Quando o fichário ficar cheio - no final da semana, mês ou três meses - será hora de expurgar. Você apenas transferirá os arquivos de pedidos do cliente e outros registros históricos para um sistema de arquivamento tradicional que espelhe de perto a organização do seu encadernador.
Sistema de arquivamento tradicional
Os sistemas de arquivamento tradicionais usam um arquivo, arquivos suspensos e pastas de papelão. Quase todas as empresas acabarão por necessitar deste tipo de apresentação à medida que o seu negócio cresce. Há muita papelada gerada ao longo do tempo para não ter um. E como os registros fiscais precisam ser retidos por sete anos, você precisa de um local para armazenar todos esses registros. Os sistemas de arquivamento tradicionais são ideais para itens que precisam ser mantidos, mas não acessados regularmente, como os impostos do ano anterior e a licença comercial. Aqui estão algumas dicas para obter seu sistema de arquivamento tradicional e bem-sucedido:
- Pense em que tipo de sistema você realmente usará. Você pode enlouquecer a compra de material de escritório legal e elaborar o sistema de arquivamento mais elaborado e colorido do mundo, mas se não se adequar ao seu estilo de trabalho, será um desperdício de tempo e dinheiro.
- Crie um sistema para gerenciar seu papel que permita a menor quantidade de "toques". Você quer evitar a construção de pilhas de papel e lidar com cada peça várias vezes. Em vez disso, trabalhe para tomar decisões sobre onde um pedaço de papel precisa ir na primeira vez em que você tocá-lo.
- Reserve tempo para apresentação . É fácil evitar essa tarefa como a praga, mas ela é necessária e ajudará sua empresa a operar com muito mais facilidade. Especialmente recibos e outros itens utilizados no tempo do imposto, mantendo este material organizado facilita muito o depósito de seus impostos.
Sistema de Arquivamento Eletrônico
O mundo digital não eliminou completamente a necessidade de armazenamento de papel, mas tornou o armazenamento de informações muito mais fácil. Os sistemas digitais podem criar, enviar e gerenciar faturas, além de rastrear as finanças do seu negócio em casa e, em seguida, serem importados para o software fiscal para arquivamento eletrônico. Você pode digitalizar recibos e armazená-los em um arquivo em seu computador (embora provavelmente você também deva manter a versão em papel). Os sistemas eletrônicos podem armazenar seus clientes, informações sobre clientes e possíveis clientes em um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente para fácil acesso, envio por e-mail, cobrança e muito mais. Sistemas on-line podem ser usados para salvar suas idéias, ajudá-lo a gerenciar projetos, organizar informações ou pesquisas.
Mas, assim como os sistemas de arquivos em papel, seu sistema de arquivamento digital precisa ter uma estrutura organizacional, usando pastas e arquivos armazenados em seu computador ou na nuvem . Para um gerenciamento mais fácil, use a mesma estrutura e nomes de arquivo em seu sistema digital como faz no seu sistema de papel. Para proteger seus arquivos digitais, faça backup deles em um disco rígido separado ou em um sistema de armazenamento on-line.
Uma combinação de todos os itens acima
É provável que você precise usar mais de um sistema para gerenciar todos os dados e materiais que você precisa armazenar em sua empresa. Primeiro, você precisa decidir o que funciona melhor para você e implementá-lo. Por exemplo, você pode ter um sistema de fichário para ajudá-lo a organizar o gerenciamento diário de sua empresa, como sua programação, marketing e cópias de seus formulários.
Seu sistema tradicional pode manter todos os seus documentos de longo prazo, como impostos, licenças e licenças comerciais de anos anteriores e registros de propriedade intelectual. Você pode usar um sistema digital para armazenar suas ideias, como o Evernote , e acompanhar projetos.
Por outro lado, você pode querer ser o mais digital possível, usando uma lista de tarefas on - line e um calendário , verificando todos os recibos em seu computador e usando software ou serviços on-line para todas as outras necessidades de gerenciamento de negócios. Mesmo assim, você ainda vai querer um sistema para gerenciar o papel que é gerado. A chave é encontrar o sistema que é fácil para você ficar e encontrar as informações que você precisa quando você precisa.
Atualizado setembro de 2016 Leslie Truex