Como tornar suas chamadas telefônicas mais produtivas e levar menos tempo
Mas e se pudéssemos apenas ligar e conversar com as pessoas com quem queríamos conversar, dizer o que queríamos dizer e seguir em frente?
Imagine quanto mais produtivo poderíamos ser e quanto tempo teríamos para fazer outras coisas.
Bem, nós podemos - e tudo o que precisamos é um pouco de preparação antecipada.
Dicas de telefone de gerenciamento de tempo para chamadas de saída
- Quer sejam fornecedores , clientes regulares ou prestadores de serviços , muitos de nós chamamos as mesmas pessoas repetidamente. Mantenha suas informações de contato atualizadas com detalhes que economizam tempo, para que você não perca tempo tentando alcançar pessoas que não estão disponíveis.
Por exemplo, se você sabe que uma pessoa em particular que você quer alcançar almoça de 1 a 2 da tarde todos os dias, por que desperdiçar meu tempo tentando ligar para ela durante esse período? - Programe os números para aqueles que você liga regularmente para o seu telefone. Fico impressionado com as pessoas que não fazem isso, já que o tempo que você economiza quando não está procurando números e batendo neles é igualmente incrível.
- Planeje suas chamadas de saída. Antes de ligar, anote o objetivo principal da chamada e os pontos-chave que deseja cobrir. Isso ajudará você a manter o foco quando estiver no telefone e garantir que cobrirá tudo o que deseja cobrir, economizando tempo durante a ligação e evitando ter que ligar novamente porque esqueceu algo.
- Se você estiver ligando para alguém que entrou no banco de dados de contatos, tenha todas as informações sobre a pessoa que está ligando na sua frente quando ligar. Quer você esteja usando um computador desktop, um dispositivo móvel ou um Rolodex, esse é um excelente recurso de memória durante a chamada. Além disso, se você não precisar procurar algo como o nome do marido do cliente, terá a opção de fazer anotações durante a ligação, economizando ainda mais tempo.
- Claro, se você quiser fazer anotações durante uma chamada (ou fazer qualquer outra coisa enquanto estiver falando ao telefone), um bom viva-voz ou fone de ouvido é essencial. Liberar suas mãos pode liberar muito tempo.
- Se você acessar a secretária eletrônica ou o correio de voz de alguém, deixe uma mensagem completa informando o número do seu telefone duas vezes e informando o motivo pelo qual você está ligando . Por exemplo, "Aqui é a Susan Ward em (número de telefone). Estou ligando para discutir a estimativa para o seu projeto. Você pode me encontrar em (número de telefone) esta tarde".
Indicar o seu número duas vezes dá ao destinatário da mensagem uma chance muito maior de acertar e anotar sem repetir a mensagem. - Não ceda à compulsão telefônica . Quando você está tentando alcançar alguém e você não tem, é tentador ligar de volta - talvez a cada meia hora! Mas se você deixar uma mensagem adequada, não há necessidade de desperdiçar seu tempo deixando mensagens repetidas (e preenchendo a secretária eletrônica da pessoa ou o correio de voz). Dê à pessoa que você está ligando uma quantidade razoável de tempo para ligar de volta, como até o próximo dia útil.
- Programe suas chamadas telefônicas e junte todas elas em um único bloco de tempo, se possível. A maioria de nós não é tão boa em multitarefa e perde muita produtividade quando estamos indo e voltando de uma tarefa para outra. Então, se você tiver uma dúzia de chamadas para fazer em um determinado dia, é mais eficiente fazer todas em uma hora do que fazer uma ou duas, e depois fazer outras três chamadas uma hora depois, e outras duas depois de 45 minutos.
- Reserve suas chamadas telefônicas de saída, se possível. Se não for uma ligação rápida, quando ligar pela primeira vez para alguém, apresente-se, diga por que está ligando e, em seguida, pergunte se é um momento conveniente para conversar ou se ela prefere reservar um horário para conversar sobre isso. . Em seguida, organize para que você ligue para ela naquele horário. Isso não só pode economizar seu tempo no local, mas economizar tempo quando você ligar para a pessoa de volta, porque ambos estarão preparados para discutir o assunto sobre o qual você originalmente ligou.
- Se possível, faça suas chamadas telefônicas em "horário nobre". A pesquisa mostrou que mais pessoas estão em seus escritórios no início da manhã e pode ser alcançado entre 8h e 11h.