Fechamento de férias no escritório: notifique os funcionários, clientes e fornecedores
Certifique-se de notificar os principais interessados em sua empresa pelo menos duas a quatro semanas antes do tempo. Os funcionários podem ser notificados / lembrados usando uma inserção em seu cheque de pagamento. Os clientes podem ser notificados em seu site e por meio de sua mensagem de atendimento automático no seu sistema de telefonia. Os fornecedores (especialmente aqueles com cronogramas de entrega recorrentes) podem ser notificados via e-mail ou correio postal comum.
Notificar pessoal de segurança / serviço
Envie uma nota ao seu pessoal de segurança ou serviço de segurança notificando-os sobre as datas de encerramento. Certifique-se de que sua lista de contatos de emergência esteja atualizada com os principais números de telefone dos funcionários.
Alterar Saudação de Atendimento Automático
Programe sua saudação de atendedor automático em seu sistema de telefonia para refletir que o escritório fechou. Certifique-se de indicar também quando o escritório será reaberto. Se você fornecer serviços de emergência (por exemplo, aquecimento e resfriamento, encanamento, etc.), informe ao seu interlocutor como chegar ao seu serviço de atendimento ou ao seu telefone celular durante o desligamento.
Notificar o serviço de atendimento
Se você usar um serviço de atendimento, certifique-se de notificá-los sobre as datas em que o escritório será encerrado e certifique-se de que sua lista de contatos esteja atualizada com os números de telefone dos funcionários que estarão de plantão.
Alterar saudações de correio de voz e criar e-mails de resposta automática
Se o seu sistema de telefonia permitir que chamadas externas toquem diretamente as mesas de seus funcionários, você precisará garantir que elas usem uma saudação de correio de voz temporária ou "Fora do escritório" para informar ao chamador que elas não estão no escritório.
Seus funcionários também devem informar ao interlocutor quando retornarão e o que fazer se precisarem de assistência imediata enquanto o escritório estiver fechado para o feriado. Além disso, certifique-se de criar uma resposta automática de e-mail de ausência temporária .
Reduzir o termostato
Economize um pouco de energia e dinheiro, ajustando (ou reprogramando) o termostato do seu escritório durante o desligamento.
Backup de Servidores
Se você tiver computadores e servidores críticos, verifique se o ciclo de backup é executado corretamente antes e depois do desligamento. Reduza sua exposição a um desastre agendando o backup externo para uma retirada antecipada, em vez de esperar que o encerramento do período de férias termine.
Desligue o equipamento de escritório
- Luzes de mesa
- Copiadoras
- Calculadoras
- Luzes de teto
- Trituradores
Desativar computadores e periféricos
- Computador
- Monitor
- Scanner
- Impressora
Não desligue
- Máquinas de fax
- Sistema telefônico
- Computadores de servidor
- Aquecedores / Luzes para tanques de peixes tropicais