Como prédios e móveis de escritório, documentos valiosos podem ser danificados ou destruídos por um incêndio ou outro perigo. Esses documentos são importantes, portanto, você precisará restaurá-los ou reproduzi-los.
A substituição desses itens pode ser demorada e cara. Felizmente, você pode proteger sua empresa contra esses custos, comprando documentos valiosos e registrando o seguro.
Significado de documentos valiosos
O significado preciso de documentos e registros valiosos pode variar de uma política de propriedade para outra. Algumas políticas definem esse termo especificamente. A definição pode incluir documentos ou registros escritos, impressos ou inscritos, incluindo livros, mapas, filmes, desenhos, escrituras, hipotecas e manuscritos.
Outras políticas fornecem uma descrição ampla do termo em vez de uma definição. Por exemplo, a política de propriedade ISO afirma que documentos valiosos incluem, mas não se limitam a, itens como livros de contas, escrituras, manuscritos, resumos, desenhos e sistemas de índice de cartões. Não importa quão valiosos documentos e registros sejam descritos na política, este termo não se destina a incluir dinheiro e valores mobiliários.
O que é coberto?
Em muitas políticas de propriedade comercial , o custo para substituir ou restaurar informações em documentos e registros valiosos é listado em Propriedade não coberta.
No entanto, esses custos podem ser cobertos, pelo menos em algum grau, sob uma seção intitulada Extensões de cobertura.
A cobertura de documentos valiosos se aplica ao custo de substituir ou restaurar informações perdidas nos registros, independentemente de existir ou não duplicatas. Por exemplo, suponha que você queira expandir um depósito que você possui.
Você contrata um arquiteto para produzir desenhos de três configurações possíveis para o seu prédio. Os desenhos estão em seu poder há apenas uma semana quando são destruídos por um tornado. Nem você nem o arquiteto têm cópias. Para substituir os desenhos, você deve pagar ao arquiteto para recriá-los. O custo para substituir os desenhos deve ser coberto por seus valiosos documentos e registros de seguro.
Quando um documento é destruído, você pode reconstruí-lo a partir de outros documentos disponíveis. Por exemplo, suponha que seu livro contábil tenha sido destruído por um incêndio. Felizmente, você é capaz de reconstruir seus registros contábeis usando seus arquivos de clientes e registros de fornecedores. Seu valioso seguro de documentos e registros deve cobrir o custo de materiais em branco (um novo razão contábil) e o custo de mão-de-obra para recriar os dados contábeis.
Observe que muitas políticas de propriedade não fornecem cobertura de todos os riscos para documentos e registros valiosos. Em vez disso, esses registros são cobertos apenas para os perigos nomeados. Exemplos de perigos que são tipicamente cobertos incluem fogo, raio, explosão, vendaval, granizo e colapso de sumidouro .
Qual limite você precisa?
Papéis valiosos e cobertura de registros estão sujeitos a um sublimite.
Se ocorrer uma perda, sua seguradora não pagará mais do que o sublimite mostrado na sua apólice. Este sublimit pode ser tão baixo quanto $ 2.500. Para proteger sua empresa contra perdas, talvez seja necessário comprar uma cobertura extra.
Ao escolher um limite, considere os tipos de documentos que estão em risco. Quanto custará para substituí-los? Você precisará contratar pessoal temporário? Quantas horas serão necessárias para reproduzir os registros? Você precisará obter originais? O trabalho original (como os desenhos arquitetônicos citados acima) precisa ser recriado?
Endosso de documentos valiosos
Se a sua política de propriedade comercial não cobre documentos valiosos, esses itens podem ser segurados por um endosso . O endosso geralmente fornece a mesma cobertura, ou até mais ampla, do que a incluída em uma política de propriedade típica. Alguns endossos cobrem documentos valiosos sobre uma base de todos os riscos, em vez de um perigo nomeado.
Ou seja, eles cobrem danos à propriedade coberta causados por qualquer perigo que não esteja especificamente excluído.
Nenhuma cobertura para registros eletrônicos
A maioria das políticas (e endossos) que cobrem documentos valiosos declaram especificamente que nenhuma cobertura se aplica a documentos valiosos que existem como dados eletrônicos . Em outras palavras, os documentos eletrônicos não são considerados documentos valiosos.
Muitas empresas mantêm registros importantes em formato eletrônico. Infelizmente, as políticas de propriedade geralmente fornecem muito pouca cobertura para danos aos dados eletrônicos . Você pode proteger sua empresa contra perdas que envolvam danos aos seus arquivos eletrônicos, adquirindo uma cobertura de processamento eletrônico de dados .