Os débitos e créditos formam a base do sistema contábil de dupla entrada. Sem entender como eles funcionam, torna-se muito difícil fazer qualquer entrada no livro-razão geral de uma empresa.
Bookkeepers e contadores usam débitos e créditos para balancear cada entrada registrada para as contas de balanço e demonstração de resultados de uma empresa. Contabilidade de dupla entrada, débitos e créditos estão todos ligados à equação contábil, Ativos = Passivo + Patrimônio Líquido.
01 - Débitos e Créditos: Por que eles são importantes?
Débitos e créditos são difíceis de entender porque não são muito intuitivos. Os débitos são sempre mostrados à esquerda de uma conta em T e os créditos são sempre mostrados à direita.
Quando você entende esse primeiro passo, você percorreu um longo caminho para entender os débitos e créditos. O desafio é saber quando debitar ou creditar uma conta.
02 - Como registrar débitos e créditos como lançamentos contábeis
Na realidade, as transações contábeis são registradas através do lançamento de lançamentos contábeis. Assim como tudo na contabilidade, há uma maneira específica de fazer uma entrada contábil no diário ao registrar débitos e créditos.
Os débitos são registrados na primeira linha da entrada, nivelados com a margem esquerda. Créditos são registrados na segunda linha e são recuados à direita em alguns espaços.
03 - Como registrar débitos e créditos para contas de ativos
Os débitos são registrados no lado esquerdo de uma conta T e os créditos são registrados à direita. Memorize as regras que os débitos são aumentos nas contas de ativos, enquanto os créditos são reduções nas contas de ativos.
Em um razão geral, os aumentos nos ativos são registrados como débitos, o que significa que eles são registrados no lado esquerdo do razão. As diminuições nos ativos são registradas como créditos e registradas no lado direito do ledger.
Digamos que uma empresa compre uma grande quantidade de estoque para se preparar para as vendas de fim de ano. O inventário é um ativo circulante e a empresa paga pelo estoque com dinheiro. A empresa comprou US $ 10.000 de estoque. A entrada do diário ficaria assim:
Inventário $ 10.000
Dinheiro $ 10.000
O inventário aumentou, por isso, é um débito e dinheiro diminuídos, por isso requer uma entrada de crédito.
Se a empresa decidisse vender um prédio por US $ 250.000 e recebesse dinheiro pela propriedade, a entrada no diário ficaria assim:
Em dinheiro US $ 250.000
Ativos Fixos $ 250.000
Dinheiro, um ativo, aumentou para ser debitado. Os ativos fixos seriam creditados porque diminuíram.
04 - Registrando Débitos e Créditos para Contas de Passivo e Patrimônio Líquido
As contas de patrimônio líquido do proprietário estão no lado direito do balanço patrimonial, como ações ordinárias e lucros retidos. Eles são tratados exatamente como contas de responsabilidade quando se trata de lançamentos no diário.
Os débitos são reduções nas contas de passivo. Créditos são aumentos nas contas de responsabilidade. Aqui está a regra para contas de responsabilidade:
Aumentos no passivo são registrados como créditos. Eles estão gravados no lado direito do livro. As diminuições no passivo são registradas como débitos e registradas no lado esquerdo do ledger.
Vamos supor que uma empresa deva a um de seus fornecedores US $ 1.000 e que a fatura esteja vencida. O que as empresas devem a seus fornecedores normalmente são contas a pagar e um passivo no balanço patrimonial. Aqui está como a entrada de diário seria:
Contas a pagar US $ 1.000
Dinheiro $ 1.000
Você debitaria as contas a pagar porque pagou a conta e a conta diminui. O dinheiro é creditado porque o dinheiro é uma conta de ativos que diminuiu porque o dinheiro foi usado para pagar a conta.
Se esta empresa decidiu comprar US $ 15.000 em estoque de um fornecedor e fazê-lo a crédito (contas a pagar), a entrada de diário ficaria assim:
Inventário $ 15.000
Contas a pagar US $ 15.000
Você debitaria o estoque porque é uma conta de ativo que aumenta nessa transação e as contas a pagar são creditadas em uma conta de responsabilidade que aumenta porque o estoque foi comprado a crédito.
Vejamos uma entrada de diário para a conta de patrimônio do proprietário. Digamos que uma empresa tenha dois proprietários e um proprietário deseje investir US $ 50.000 adicionais no negócio. Aqui está a entrada de diário resultante:
Em dinheiro US $ 50.000
Patrimônio do proprietário US $ 50.000
O dinheiro aumenta quando você faz o investimento. É uma conta de ativos, portanto, um aumento é mostrado como um débito e um aumento na conta de patrimônio do proprietário é creditado.
05 - Como registrar débitos e créditos para contas de despesas
As contas de despesas variam desde despesas de publicidade até impostos sobre folha de pagamento para materiais de escritório. É imperativo que você aprenda a registrar as entradas de diário corretas para elas, porque você terá tantas.
Os débitos são aumentos nas contas de despesas. Créditos são reduções nas contas de despesas. Os aumentos nas despesas são registrados como débitos no lado direito do razão. As diminuições nas despesas são registradas como créditos e registradas no lado esquerdo do ledger.
Aqui está um exemplo de uma transação comercial envolvendo uma conta de despesas e a transação de diário resultante. Digamos que uma empresa precise estocar suprimentos de escritório. Ela compra US $ 750 em material de escritório usando dinheiro. Aqui está a entrada de diário resultante:
Material de Escritório $ 750
Dinheiro $ 750
"Material de escritório" é uma conta de despesas na demonstração de resultados, portanto você deve debitá-lo por US $ 750. Dinheiro é uma conta de ativos. Você credita uma conta de ativo, neste caso, dinheiro, quando você a compra para comprar algo.
06 - Como Registrar Débitos e Créditos para Contas de Receita ou Renda
Uma empresa também pode ter renda de investimento. Empresas maiores às vezes investem em outras empresas. As pequenas empresas investem o excesso de caixa em títulos negociáveis, que são investimentos de curto prazo.
Os débitos são reduções nas contas de receita. Créditos são aumentos nas contas de receita. Aumentos na receita ou receita são registrados como um crédito no lado esquerdo do ledger. As diminuições nas contas de receita ou receita são registradas como débitos no lado direito do ledger.
Vejamos uma entrada de diário de amostra para uma transação de receita. Uma pequena empresa tem US $ 5.000 em vendas em dinheiro em um determinado dia. Veja como essas vendas, receitas para a empresa, seriam registradas:
Em dinheiro US $ 5.000
Receita de vendas US $ 5.000
Você lançaria receita de vendas como crédito. Aumentos nas contas de receita, as vendas a vista, são registradas como créditos. Dinheiro, uma conta de ativo, é debitada pelo mesmo valor. Uma conta de ativo é debitada quando há um aumento, como neste caso.
Essas etapas abrangem as regras básicas para registrar débitos e créditos para as cinco contas que fazem parte da equação contábil expandida .