Como se inscrever para uma extensão de tempo para arquivar W-2s
A linha inferior: Se você deve arquivar tarde, arquivar o mais rapidamente possível, para evitar multas e penalidades adicionais.
ATUALIZAÇÃO: Nova data de arquivamento anterior para formulários W-2 e 1099-MISC
O IRS anunciou que o prazo de depósito para formulários W-2 e 1099 , incluindo formulários W-2, formulários 1099-MISC, e os formulários de transmissão W-3 e 1096, é 31 de janeiro do ano seguinte.
Isso é um mês mais cedo do que a data anterior, e se aplica a formulários enviados por e-mail e formulários arquivados. A data anterior está em vigor para os anos fiscais iniciados com o ano fiscal de 2016, para ajudar a evitar fraudes fiscais.
O prazo para dar W-2 aos funcionários não mudou; Ainda é 31 de janeiro do ano seguinte.
Novos requisitos para arquivar um aplicativo de extensão para W-2s
Além das mudanças nos prazos de apresentação, o IRS alterou os regulamentos para solicitar uma extensão para preencher formulários W-2. O aplicativo de extensão não é garantido e você deve fornecer uma explicação detalhada para a solicitação de extensão. As solicitações devem ser enviadas no Formulário 8809 do IRS até o prazo final de 31 de janeiro. A extensão é de 30 dias.
Datas de vencimento para formulários W-2 e formulários 1099-MISC
Os formulários e quem deve recebê-los, até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal
- Os W-2s devem ser entregues aos funcionários e arquivados na Administração da Previdência Social.
- Formulários 1099-MISC devem ser dados a não funcionários e arquivados no IRS.
O formulário 1099-MISC deve ser fornecido ao não funcionário e enviado ao IRS para todos a quem você pagou pelo menos US $ 600 ou mais durante o ano fiscal. Aqui está a lista de pessoas que devem receber o Formulário 1099-MISC.
Penalidades pelo arquivamento tardio dos formulários W-2 e 1099-MISC
O IRS impõe penalidades pelo não fornecimento de declarações W-2 aos funcionários.
Se você arquivar W-2s online, você não precisa incluir formulários W-3, mas se você enviar W-2s pelo correio, você pode pagar uma multa por não arquivar declarações W-3, junto com cópias do empregado W-2. 2's.
Penalidades também podem ser impostas por declarações incompletas ou imprecisas. Se você puder mostrar "causa razoável" para sua falha, você pode evitar as penalidades, mas não conte com o SSA ou o IRS aceitando a desculpa da "causa razoável". Se sua falha é intencional ou pode ser provado que você intencionalmente desconsiderou a lei, as penalidades são maiores. Aqui estão os detalhes:
A penalidade por uma falha em fornecer um W-2 é de $ 50 por declaração, não importando quando a declaração correta é fornecida.
Arquivando com o Social Security Administration (SSA)
Você pode ser responsabilizado por penalidades se não enviar o Formulário W-3 com o SSA (juntamente com W-2s para todos os funcionários) até o final de fevereiro do ano anterior. Além disso, você pode ser penalizado se os formulários estiverem incorretos, com erros ou omissões. Você pode evitar penalidades se você:
- Arquivar em tempo hábil, na data de vencimento
- Inclua todas as informações necessárias no formulário
- Certifique-se de que as informações estão corretas
- Certifique-se de arquivar no formulário correto (não um formulário fotocopiado para o W-3)
- Arquive eletronicamente, se você for obrigado a fazê-lo (isto é, se você tiver 250 ou mais formulários W-2 para enviar
Verifique cuidadosamente os formulários para integridade e precisão. Em particular, verifique se você possui NIF corretos para funcionários, sobrenomes corretos e que os valores em dinheiro estão corretos.
Penalidades para Pequenas Empresas
As penalidades são menores para " pequenas empresas " (aquelas com US $ 5 milhões ou menos em receita bruta anual média para os três anos fiscais mais recentes).
A quantidade de penalidade é baseada em quando você arquiva. O valor mais baixo é de US $ 15 para devoluções corretamente registradas dentro de 30 dias da data de vencimento.
Usar um provedor de serviços de folha de pagamento não o isenta da responsabilidade de garantir que os formulários W-2 sejam arquivados corretamente e no prazo. Se sua falha em arquivar for intencional, a penalidade será de pelo menos US $ 100 para cada formulário, sem limite máximo.
Penalidades pelo arquivamento tardio dos formulários 1099-MISC
Se você não arquivar um formulário 1099-MISC na data do vencimento, poderá estar sujeito a uma penalidade, com base no atraso: Se você arquivar corretamente no prazo de 30 dias, a penalidade será de US $ 30; US $ 60 por retorno, se você arquivar mais de 30 dias de atraso, mas até 1 de agosto, e US $ 100 por retorno, se você arquivar depois de 1 de agosto, ou não arquivar. Os retornos devem ser completos e corretos para evitar penalidades.
Se você deixar de fornecer declarações 1099-MISC aos beneficiários em tempo, você também pode incorrer em uma penalidade separada. A quantia é baseada em quando você fornece a declaração correta.