A boa manutenção de registros fiscais pode ser o registro mais importante que você faz para sua empresa. O Internal Revenue Service (IRS) exige que você mantenha certos registros fiscais por determinados períodos de tempo e outros registros por diferentes períodos de tempo. Você não quer que o tempo do imposto circule e tenha que entrar em pânico porque sua empresa não tem seus registros fiscais em ordem. Registros fiscais em desordem podem lhe custar deduções e, se você fosse auditado, poderia causar um problema e custar dinheiro. Afinal, você deseja obter todas as deduções possíveis e poder fazer o backup delas.
Aqui estão oito dicas sobre quais registros fiscais devem ser mantidos, como mantê-los e por quanto tempo mantê-los:
01 - Configurar um bom sistema de software de contabilidade
Sua declaração de imposto final é um produto de seu bom registro mantendo-se internamente no seu sistema de software de contabilidade.
02 - Ônus da prova para impostos comerciais
Quando você faz uma entrada, como renda, despesas e deduções, em seu retorno de imposto, você tem o que é conhecido como o ônus da prova para eles. Você tem que ser capaz de provar que você tem direito a certas deduções e despesas, a fim de ser elegível para levá-los como deduções.
Como você estabelece provas? Através de bons registros, é claro. Se você tiver registros comprovando essas deduções e despesas, você terá cumprido suas responsabilidades para ter o ônus da prova para o IRS. Não tome deduções ou renda de sinistros sem ter documentação comprovando que você tem o ônus da prova.
03 - Documentos de Origem para Revistas de Contabilidade
Os documentos de origem para compras de seus negócios, como cheques cancelados, recibos, fitas de caixa registradora e outros, são o que você faz do seu livro contábil e diário. Eles também são sua documentação para deduções fiscais para o seu negócio que você toma no final do ano fiscal. Os documentos de origem mantidos adequadamente podem levar você a um longo caminho com uma boa manutenção de registros.
Os documentos originais em papel devem ser mantidos nos livros onde você registra a transação. Como backup, em caso de incêndio ou outro desastre, cada documento de origem deve ser digitalizado no arquivo de computador correto e armazenado em uma unidade flash.
04 - EFT e seus pagamentos empresariais
A tecnologia está mudando a maneira como operamos nossos negócios. Em vez de escrever cheques em papel para transações, muitas vezes usamos cartões de crédito ou débito ou transferência eletrônica de fundos (EFT) para pagar as contas. Como podemos ter certeza de que temos os documentos de origem adequados para o IRS nessas circunstâncias?
Se você usa EFT ou cartões de crédito / débito, use as demonstrações financeiras emitidas por seu banco como documentos de origem. Para EFT, a declaração deve mostrar o seguinte: montante transferido, nome dos beneficiários e data em que a transferência foi lançada na conta pela instituição financeira. Para cartões de crédito / débito, a declaração deve mostrar o seguinte: valor cobrado, nome dos beneficiários, data da transação.
Prova de pagamento por si só não significa necessariamente que você tem direito a uma dedução fiscal. Mantenha boletos e faturas de cartão de crédito para comprovar sua reivindicação de uma dedução.
05 - Resumo Diário e Mensal dos Recebimentos e Desembolsos em Dinheiro
Sua planilha de recebimentos diários e mensais e desembolsos de dinheiro valem seu peso em ouro. Qualquer coisa que você perdeu em seus livros contábeis e revistas, provavelmente você pode encontrá-lo aqui. Mais uma vez, você precisará de documentação de origem. Desembolsos como despesas de telefone e serviço de internet e despesas de caminhão / automóvel podem ser retirados aqui como possíveis deduções de impostos.
06 - Preste atenção ao seu fundo de caixa pequeno
Quaisquer transações feitas com o fundo de caixa pequeno devem ser tratadas como desembolsos de caixa com um documento de origem. Alguns podem ser dedutíveis de impostos .
07 - Deduções fiscais da folha de pagamento do empregado
As deduções de imposto de folha de pagamento de funcionários são complexas. O guia fiscal geralmente se concentra em impostos pessoais, mas este artigo resume as implicações fiscais do imposto sobre as empresas. Mantenha registros excepcionalmente bons para seus funcionários.
08 - Quanto tempo você deve manter seus registros fiscais?
De acordo com o Internal Revenue Tax Code, você deve manter seus registros , desde que eles sejam necessários para a administração de qualquer parte do código tributário.
Se você tem funcionários, você deve manter seus registros por um período não inferior a 4 anos. Por segurança, mantenha os registros dos funcionários por um período não inferior a 7 anos. Se você deve impostos, mantenha seus registros por no mínimo 3 anos. Se você possui uma propriedade, mantenha seus registros nela até que o período de limitações expire pelo ano em que você alienar a propriedade em uma disposição tributável. Se você não informar a receita que deve reportar e for mais de 25% da receita bruta na declaração, mantenha seus registros por 6 anos.