O pagamento do empregado e os benefícios que são tributáveis devem ser incluídos no Formulário W-2, o Salário e Declaração Fiscal do empregado. O formulário W-2 é uma forma complicada e muitos tipos de renda estão incluídos.
Esta discussão é geral e não pretende fornecer todos os detalhes de situações específicas. As regulamentações do IRS para pagamento e benefícios de funcionários tributáveis são complicadas e existem muitas limitações e exclusões. Veja as informações no final deste artigo se você quiser investigar os detalhes de qualquer um desses itens.
Pagamento Tributável e Benefícios
Todos os pagamentos que sua empresa faz aos funcionários pelo trabalho são tributáveis, incluindo salários e vencimentos, gorjetas, comissões e taxas, benefícios e opções de ações. Além disso, todos os benefícios que você fornece aos funcionários. Aqui estão mais alguns detalhes
A receita bruta do empregado é tributável ao empregado, incluindo pagamento de horas extras para empregados não isentos e certos empregados isentos de baixa renda.
Todas as receitas de gorjeta . A receita de gorjetas está incluída em todas as outras receitas nas caixas relevantes no Formulário W-2. Observe que as dicas alocadas (aquelas determinadas por uma fórmula para todos os empregados com gorjeta) devem ser mostradas no Quadro 8, mas não em outros itens de receita.
Comissões de empregados são incluídas no lucro tributável. Se um empregado recebeu comissões antecipadas por serviços a serem executados no futuro, essas comissões são, na maioria dos casos, tributáveis quando recebidas pelo empregado.
Se um funcionário estiver usando um carro da empresa para fins comerciais, a milhagem pessoal conduzida pelo funcionário é tributável como um benefício. Você pode dar ao empregado uma permissão para uso comercial do carro, e este subsídio não é tributável.
Opções de compra de ações podem ser tributadas aos empregados quando a opção é recebida, ou quando é exercida, ou quando a ação é alienada. Leia mais sobre como as opções de ações são tributadas.
Benefícios tributáveis e outros pagamentos
Todos os benefícios dos empregados são tributáveis, exceto as parcelas de benefícios que o empregado paga. Por exemplo, se a sua empresa e o empregado compartilham o custo dos prêmios de assistência médica, a parte do funcionário do custo não é tributável para o empregado.
Bônus, prêmios e presentes para funcionários são geralmente tributáveis para o funcionário. Isso inclui cartões de presente e itens nos feriados. A exceção são os pagamentos de minimis (pequenos) dados aos funcionários em uma base pouco frequente.
Alguns itens não tributáveis
Os benefícios de compensação do trabalhador não são tributáveis aos empregados.
Os benefícios de transporte e de transporte das empresas para seus funcionários são normalmente excluídos da taxação. Há exceções e limites, portanto leia mais sobre como funcionam esses benefícios de transporte e transporte , incluindo benefícios de bicicleta, estacionamento e transporte coletivo .
As refeições fornecidas aos empregados não podem ser tributadas se forem pequenas e raramente fornecidas. O IRS tem regras complicadas sobre o que são as refeições fornecidas pelo empregador e não são tributáveis.
O custo de até US $ 50.000 de cobertura de seguro de vida em grupo fornecido aos funcionários não está incluído na renda. Os custos de seguro de vida pagos pela sua empresa acima de US $ 50.000 são tributáveis aos funcionários. Este custo está incluído no Box 1 e no Box 12 como uma das opções.
Benefícios de assistência educacional menos de US $ 5.250 pagos aos empregados em um ano civil não são tributáveis para o empregado se forem fornecidos como parte de um programa de assistência educacional qualificado. Para mais informações sobre programas de assistência educacional, consulte a Publicação IRS 971 .
Os benefícios da condição de trabalho geralmente não são tributáveis. São produtos ou serviços fornecidos pelo empregador para que os funcionários os ajudem a trabalhar.
Esses benefícios incluem, por exemplo, ferramentas e equipamentos e uniformes.
Contribuições do empregador para um plano de aposentadoria qualificado pelo IRS para empregados não são tributáveis para o empregado no momento em que a contribuição é feita. Mas as retiradas dos planos de aposentadoria 401 (k) ou IRA estão sujeitas a impostos (tanto a contribuição do empregador quanto a contribuição do empregado).
Retenção para pagamento e benefícios do empregado tributável
Apenas para tornar as coisas mais complicadas, você deve reter impostos federais e estaduais sobre o pagamento de impostos e benefícios. Além disso, você deve reter impostos do FICA (Previdência Social e Medicare) de alguns, mas não de todos esses benefícios. A Publicação do IRS 15-B lista todos os benefícios aplicáveis e o que deve ser retido.
Quanto valem esses benefícios?
O valor do pagamento é muito fácil de determinar, mas e quanto ao valor de um presente ou de uma refeição ou um benefício de transporte? A valorização de alguns desses benefícios que são tributáveis para os funcionários pode ser complicada. O IRS tem uma regra de avaliação geral que é usada para determinar o valor da maioria dos benefícios adicionais. Normalmente, o valor é justo valor de mercado; isto é, qual é o preço em uma transação de comprimento de braço.
Aqui está um exemplo? Qual é o valor do uso que um funcionário faz das instalações de fitness da empresa? É provavelmente o custo de uma associação se a instalação estivesse operando com fins lucrativos.
Esses pagamentos são dedutíveis do meu negócio?
A maioria dos pagamentos que você faz para funcionários e funcionários é dedutível para sua empresa. Este é um trade-off entre os pagamentos e benefícios sendo dedutíveis para o negócio e tributáveis para o empregado. Por exemplo, se você fornecer um laptop a um funcionário, o uso comercial deste item será dedutível para você como empregador. Qualquer uso pessoal é tributável para o empregado.
Quem é um empregado para estas finalidades fiscais?
Esta informação é para ajudar os proprietários de negócios a entender o pagamento tributável e os benefícios para os funcionários. Não inclui pagamentos a contratados independentes, exceto para pagamento direto por serviços.
Certos acionistas da Subcapítulo S não são considerados empregados para fins de tributação de salários e benefícios. O IRS diz:
Um acionista de 2% é alguém que direta ou indiretamente detém (a qualquer momento durante o ano) mais de 2% das ações da empresa ou ações com mais de 2% do poder de voto. Trate um acionista de 2% como se fosse um parceiro em uma parceria para fins de benefícios adicionais, mas não trate o benefício como uma redução nas distribuições para o acionista de 2%.
Para maiores informações
Você pode encontrar informações mais detalhadas sobre a situação tributária de vários benefícios dos funcionários na publicação 15-B do IRS, e a publicação 525 do IRS tem mais detalhes sobre a remuneração e os impostos dos funcionários.