Sua pequena empresa está ocupada demais para criar um cartão de pontuação de fornecedor?
Se você é proprietário de uma pequena empresa - ou apenas trabalha em uma pequena empresa - e a cadeia de suprimento é uma daquelas coisas que você precisa cuidar, mas não tem tempo para pensar nisso, pense bem.
Os scorecards de fornecedores são uma ótima maneira de manter o dedo no pulso do desempenho de seus fornecedores. E existem maneiras práticas e fáceis de implementar e manter esses scorecards - para que você possa realizar as milhões de outras coisas que precisa fazer hoje .
Dados
Grandes corporações, com montanhas de dinheiro que seus executivos usam como paredes de escalada, pagam caro por dados. E então eles dobram e pagam ainda mais dinheiro para que os analistas cortem, cortem dados e façam sentido com esses dados. Como você pode esperar coletar, analisar e entender os dados - e incorporar o que pode ser útil nos scorecards de seus fornecedores?
Bem, a boa notícia é que você já tem acesso a todos os dados necessários para acompanhar o desempenho de seus fornecedores.
Os pedidos que você coloca em seus fornecedores informam a data do pedido, a quantidade do pedido e o preço esperado.
Os documentos de embarque de seus fornecedores e seus documentos de recebimento fornecem a data de envio real, a data de recebimento e a quantidade recebida.
E as faturas do seu fornecedor podem confirmar seu preço de pagamento real.
Isso é tudo o que você precisa para começar o seu cartão de pontuação do fornecedor.
O que classificar
O que você e sua pequena empresa esperam alcançar, do ponto de vista da satisfação do cliente? Você provavelmente quer enviar aos seus clientes o que eles pediram, quando eles queriam que eles fossem entregues - e fazer isso com o mínimo de dinheiro possível.
E é isso que você deve esperar que seus fornecedores façam por você. Eles devem enviar o que você quiser, quando você quiser - e cobrar o mínimo possível do que você pediu.
Em termos de cadeia de suprimentos, isso se traduz em entrega no prazo, precisão de pedidos e controle de custo de mercadorias.
Configurando seu scorecard
Usar uma planilha é a maneira mais fácil de fazer isso. Depois de configurar os dados subjacentes, você pode configurar uma guia Scorecard que origina os dados na planilha em um único local. A guia Scorecard permitirá que você visualize suas informações consolidadas com facilidade.
Esses scorecards são ferramentas para você avaliar rapidamente o desempenho de seus fornecedores. Os scorecards são usados para agregar dados para ajudar a direcionar a estratégia de gerenciamento da cadeia de suprimentos e a tomada de decisões. Assim como você pode receber um A, B ou C em um boletim escolar - ele dá uma ideia de alto nível de como você está indo. Os scorecards de fornecedores também ajudam você e sua pequena empresa a focar em quais áreas um fornecedor pode precisar melhorar.
Voltaremos aos detalhes do seu cartão de pontuação em alguns minutos, mas primeiro - uma análise desses termos da cadeia de fornecimento.
Entrega no prazo
Seus clientes querem que sua pequena empresa envie seus pedidos dentro do prazo.
Você deseja enviar para seus clientes no prazo. Portanto, é lógico que seus fornecedores desejem enviar para sua pequena empresa no prazo.
Então, por que há tantas remessas atrasadas no mundo?
Problemas de produção e qualidade podem levar a entregas atrasadas. A segunda última demanda pode causar pedidos de última hora, o que pode não permitir os prazos adequados no processo de fabricação e cadeia de suprimento. Mas a causa mais comum de atrasos nas entregas é o mau planejamento. A boa notícia é que esse é o driver mais fácil de corrigir.
O primeiro passo para corrigi-lo, porém, é identificá-lo.
Quando você fez seu pedido com seu fornecedor? Isso estava dentro do tempo previsto? O pedido chegou na hora certa? É uma pergunta sim ou não e seu fornecedor recebe 100% ou um zero.
Precisão da Ordem
O que você pediu ao seu fornecedor?
É isso que apareceu?
Quantos desses itens você pediu? É assim que muitos apareceram? (Muitas vezes há uma ressalva para isso se o item não for facilmente contável e cada unidade individual tiver um custo relativamente baixo. Nesses casos, os fornecedores tendem a distribuir pequenos excedentes de 3% a 10% e os clientes permitem alguma margem de manuseio).
Custo de Controle de Mercadorias
Quanto você esperava pagar ao seu fornecedor? É isso que o seu fornecedor lhe faturou?
Se os custos do seu fornecedor estão subindo , sua pequena empresa precisa saber disso mais cedo ou mais tarde. Manter o controle regular disso através de um scorecard de fornecedor pode ajudar a evitar um desastre de mercadorias.
Porcas e Parafusos do Cartão de Pontuação
Usando sua planilha (a mencionada acima), crie uma guia para seu fornecedor, vamos chamá-la de Fornecedor A. Em alguns casos, pode ser mais fácil criar planilhas separadas - uma para cada um de seus fornecedores.
Se você tem um sistema ERP (e se você não sabe se tem um sistema ERP , você não tem) ou outro sistema que rastreia os pedidos que você coloca com seus fornecedores (Quickbooks, por exemplo), você deve ser capaz de exportar os dados que você precisa. Se não, você pode precisar inseri-lo manualmente - mas depois de configurá-lo, isso pode ocorrer rapidamente.
Suas colunas devem ser algo como: número do pedido, nome do fornecedor, data do pedido, data de envio solicitada, nome do produto (ou número de peça), preço unitário, quantidade do pedido. Você pode obter todas essas informações a partir do pedido que sua pequena empresa gerou.
Continue as colunas com informações da remessa real do seu fornecedor: data de envio real, data de recebimento e quantidade recebida.
Quando seu fornecedor fatura você, você pode adicionar uma coluna para o preço faturado.
Com esses dados, você tem o que precisa para fazer referência cruzada às datas de envio solicitadas com as datas de envio reais do fornecedor. Alguns vão para quantidade pedida versus quantidade recebida e preço do pedido versus preço da fatura.
Adicione mais três colunas à sua direita com esses cabeçalhos de coluna:
- Na hora?
- Precisão do pedido de 100%?
- Preço certo?
Agora compare o que você coloca nos pedidos com o que recebeu de seus fornecedores. E preencha as células com um Y ou um N. O total de seus Ys no total de pedidos dá a você suas porcentagens. Você pode capturar essas porcentagens na primeira guia do Scorecard que mencionamos acima.
Depois de definir o modelo, a guia Scorecard pode ser preenchida automaticamente. Se você não tiver certeza de como configurá-lo, há vários tutoriais que podem orientá-lo. Ou pergunte ao seu adolescente.
Seu scorecard deve ler: Nome do fornecedor, Porcentagem em tempo real = xx por cento, Precisão do pedido = xx por cento, Custo da precisão dos produtos = xx por cento. Essa visão de alto nível do desempenho do seu fornecedor pode lhe dizer se você precisa gerenciar esse fornecedor mais de perto , ou se você está livre para fazer aqueles milhões de outras coisas que você tinha que fazer hoje.