O que é dinheiro pequeno?
O caixa pequeno descreve pequenas transações de um negócio.
O termo "pequeno" é usado porque são pequenas quantias (pequenas) de dinheiro ou transações semelhantes a dinheiro. "Petty" não é mais tão pequeno, então pense nisso como pequenas quantidades que você pode não pensar em rastrear. Neste artigo, usaremos o termo "caixa pequena" para incluir uma variedade de transações comerciais pequenas.
Por exemplo:
- Comprando café para a cafeteira do escritório
- Pagando pedágios ou parquímetros
- Tratar funcionários para pizza para comemorar uma conquista
- Comprando um pequeno presente a caminho de uma reunião de negócios.
Por que o Petty Cash é importante?
Transações de caixa pequeno se somam. Não documentar e rastrear essas pequenas compras pode significar muitas despesas de negócios em potencial que não foram reivindicadas, como jogá-las fora.
Vamos dar uma olhada em alguns exemplos:
- Se você usar copos Keurig para o seu café do escritório, mesmo se você comprar mais barato e a granel, custará cerca de 26 centavos por xícara. Para um funcionário médio que bebe café, são duas xícaras por dia, cerca de 200 dias por ano, mais de US $ 100 para aquele empregado. Multiplique isso pelo número de funcionários e você tem uma grande quantia de dinheiro.
- Pizza para 10 pessoas pode custar US $ 50. Se você fizer isso uma vez por mês, são US $ 600 por ano. Não manter um registro significa US $ 600 em despesas perdidas.
Como as transações em dinheiro devem ser registradas?
Você pode gravar em boletos ou uma listagem, o que for mais fácil. O importante a lembrar é que CADA transação deve ser registrada e deve incluir:
- Data da transação
- Quantidade da transação
- Descrição geral da transação ("donuts para uma reunião de escritório", por exemplo)
Você não precisa registrar o número da conta no momento da transação.
Quando você reabastecer caixa pequena , agrupe as transações por número de conta e insira-as em seu programa de escrituração contábil.
Posso acompanhar transações on-line de pequenos valores?
Proprietários de negócios inteligentes hoje em dia estão pagando por transações comerciais com cartões de crédito empresariais ou cartões de débito e aplicativos. Você pode acompanhar o estacionamento com um aplicativo e usar um sistema automático de pagamento de pedágio para eliminar o tempo gasto na faixa "somente dinheiro" em rodovias com pedágio. Naturalmente, pagar com seu cartão de débito ou crédito para negócios facilita o rastreamento de pequenas despesas. Apenas certifique-se de anotar o objetivo comercial no recibo.
E se minha empresa ainda tiver caixa?
Muitas empresas têm um fundo de caixa no escritório, especialmente empresas de varejo que têm clientes que pagam em dinheiro. A caixa de dinheiro é usada para fazer alterações e, em alguns casos, para transações de pequenas empresas. Normalmente, a caixa começa com um saldo em dinheiro, em denominações adequadas. Então, quando o caixa fica baixo, ele é reabastecido.
Se os fundos de caixa forem usados para pequenas compras, mantenha um registro na caixa para que essas compras possam ser registradas.
Como eu me certifico de que todas as transações com dinheiro pequeno sejam registradas?
É de sua responsabilidade, como proprietário de uma empresa, definir políticas para o uso de pequenas quantias, monitorar transações de pequenos negócios e garantir que os funcionários estejam usando o dinheiro com responsabilidade. Algumas possibilidades:
- Ofereça aos funcionários confiáveis um cartão de débito empresarial e solicite que eles forneçam detalhes sobre a finalidade comercial de todas as compras de débito.
- Exigir que os funcionários que usam seus próprios carros para negócios tenham um rastreador de pedágio. Você pode fornecer e obter os detalhes. Você precisará do funcionário para verificar o objetivo da empresa.
- Se os funcionários tiverem smartphones para uso comercial, solicite que eles incluam aplicativos para capturar recibos por foto ou enviá-los para o departamento de contabilidade.
A linha inferior no pequeno dinheiro:
Configurar e manter o controle de pequenos valores deve fazer parte do sistema geral de manutenção de registros da sua empresa.
Lembre-se, se você não registrá-lo, não poderá deduzi-lo como despesa comercial. Certifique-se de que você está aproveitando todas as transações de caixa pequeno, para poder reivindicar despesas de negócios mais legítimas e reduzir seus impostos comerciais.