Como recuperar registros de negócios
O que acontece se você perder seus registros comerciais em um desastre? É um golpe duplo. Você tem dois problemas aqui:
Primeiro, você não tem os registros para suportar deduções fiscais em geral e,
Segundo, você não tem registros para suportar perdas devido ao desastre.
Apoiando as deduções fiscais quando os documentos não estão disponíveis
O IRS requer empresas (e indivíduos) para fornecer registros para apoiar seus negócios ou deduções fiscais pessoais. Se você não tem registros de negócios para dar suporte a deduções e você é auditado, você tem um dilema. Os regulamentos fiscais afirmam que "a indisponibilidade dos registros de um contribuinte não libera o contribuinte do ônus de demonstrar seu direito às deduções reivindicadas".
Você precisará tentar reconstruir os registros de negócios perdidos. Mas se os registros foram perdidos ou destruídos em um desastre comercial, o que você faz?
Suportando Danos em Desastres Quando Documentos Não Estão Disponíveis
No caso de um desastre que prejudique seus registros comerciais, siga um processo de duas etapas.
Primeiro, documente que o desastre ocorreu. Em um recente caso do Tribunal Tributário (2014), o Tribunal culpou o contribuinte porque ele nunca havia relatado o desastre.
Nesse caso, um contribuinte alegou que o dano causado pela inundação causou a impossibilidade de recuperação de seus registros comerciais, mas não documentou o dano causado pela inundação com uma reivindicação de seguro ou outra evidência. Se você não puder provar que os registros foram perdidos ou destruídos, o IRS pode assumir que você não os possuía em primeiro lugar.
A melhor maneira de documentar um desastre é registrar uma reivindicação de seguro . Mesmo se você vive em uma zona de desastre, o IRS não tem como saber se sua empresa sofreu uma perda a menos que você coloque a perda por escrito.
Como documentar perdas de negócios
Você precisará de seus registros de ativos para documentar as perdas dos ativos da empresa, incluindo veículos, equipamentos, móveis e utensílios. Relate as perdas de acidentes em sua empresa ou a declaração de impostos pessoais. A Publicação de IRS 547 descreve o processo para determinar as deduções de perdas, incluindo a redução no valor justo de mercado.
Você também pode entrar em contato com a FEMA (agência federal de assistência a desastres de emergência) ou enviar uma solicitação de assistência a desastres com o Small Business Administration.
De acordo com o caso do Tribunal Fiscal mencionado acima, se os registros de sua empresa forem perdidos ou destruídos, você deve fazer um "esforço sério e persuasivo" para reconstruir seus registros comerciais.
Reconstruindo Registros Após um Desastre
O IRS tem uma excelente publicação que discute como reconstruir seus registros no caso de uma perda de um desastre.
Nesses formulários, você deve fornecer a " base de custo " e "base ajustada" para qualquer propriedade de sua empresa.
Você pode fazer isso? Você tem registros que mostram o que você pagou por essas coisas?
Protegendo Registros Comerciais do Desastre
É claro que a melhor maneira de garantir que seus registros de negócios sobrevivam a um desastre é protegê-los antes que ocorra um desastre.
Faça backup de registros e leve-os para um local seguro, longe do seu negócio. Faça backup on-line também.
Leia mais sobre como proteger registros comerciais contra a perda de desastres .
O que fazer agora antes que o desastre atinja seu negócio
- Configure seu sistema de manutenção de registros comerciais para ter todos os registros necessários para fins fiscais.
- Torne seus registros comerciais a salvo de desastres, tanto quanto possível.
- Faça backup de seus registros.
Para maiores informações
Fonte: TC Summ. Op. 2014-75 (PDF)
Referências de IRS você pode achar útil:
Publicação do IRS 547: vítimas, desastres e roubos
Publicação do IRS 584-B: Manual de Perda de Negócios, Desastres e Perda de Roubo