A lei federal exige que você mantenha registros de pagamento e outras documentações
Quais os registros de salário que os empregadores são obrigados a manter?
Normalmente, você manteria a maioria dos registros exigidos por lei apenas no decorrer dos negócios, portanto, obedecer não deveria exigir muito trabalho ou etapas adicionais.
Analise os registros que você já tem para garantir que esteja de acordo com os requisitos do IRS e do FLSA.
Os registros podem ser mantidos em qualquer formato, inclusive eletronicamente. Os seguintes itens devem ser mantidos para todos os funcionários não isentos e aqueles cobertos por exigências de salário mínimo:
- Informações pessoais, incluindo o nome do funcionário, endereço residencial, ocupação, sexo e data de nascimento, se ele tiver menos de 19 anos de idade
- A hora e o dia em que sua semana de trabalho começa
- Total de horas trabalhadas em cada dia de trabalho e em cada semana de trabalho
- Ganhos totais diários ou semanais em tempo integral
- Taxa de pagamento normal por hora para qualquer semana quando as horas extras são trabalhadas
- Total de horas extras pagas pela semana de trabalho
- Total de salários pagos a cada período de pagamento
- Data de pagamento e período de pagamento coberto.
Funcionários não isentos devem receber pelo menos o salário mínimo e receber horas extras por qualquer hora trabalhada acima de 40 por semana. Um funcionário pode ser isento se receber pelo menos US $ 455 por semana, com base em salário, e se ele exercer determinadas funções, geralmente administrativas, executivas ou gerenciais.
O pagamento direto é o que é ganho durante as primeiras 40 horas em uma semana de trabalho.
Os registros exigidos para empregados isentos diferem daqueles para trabalhadores não isentos, e informações especiais são exigidas para empregados domésticos, para empregados que trabalham sob acordos de pagamento incomuns, para empregados para os quais a hospedagem ou outras instalações são fornecidas e para empregados recebendo educação corretiva.
Se algum de seus funcionários se enquadrar nessas categorias, consulte um advogado.
Formas que você deve manter
Além dos registros de contracheque, você deve manter alguns outros documentos arquivados para cada funcionário.
- Uma cópia assinada de seu formulário W-4 mostrando a retenção federal. Este formulário pode ser alterado várias vezes, portanto, mantenha o formulário mais recente no topo.
- Uma cópia de qualquer formulário no qual um funcionário tenha autorizado deduções de pagamento, incluindo benefícios e doações especiais, como United Way ou outras instituições de caridade
- Uma cópia do formulário de inscrição original do funcionário e quaisquer documentos comprovativos, como um currículo ou transcrições.
- Registra alterações nos níveis de pagamento, incluindo promoções ou rebaixamentos, e as razões para essas ações.
Qual é a melhor maneira de manter registros de salário?
Registros de pagamento, incluindo aqueles que documentam todas as horas trabalhadas, mudanças no status de pagamento e taxas de pagamento, devem ser mantidos em um arquivo separado.
Você também deve manter registros de todas as alterações feitas no pagamento e nos benefícios do funcionário, incluindo os consentimentos dos funcionários. Você deve ter um consentimento por escrito para qualquer dedução do pagamento de um empregado, com exceção dos impostos e garnishings do FICA .
Susan Heathfield, especialista em recursos humanos, tem informações mais detalhadas sobre o que deve ser mantido no arquivo pessoal de um funcionário.
Quem é permitido ver registros de funcionários?
A maioria das empresas mantém registros de funcionários em uma área restrita e permite o acesso apenas a indivíduos que precisem ver os registros devido à sua posição ou posição no emprego. Registros de funcionários nunca devem ser removidos da sala de registro. Se você tiver mais do que alguns funcionários, convém configurar uma política de acesso a arquivos de pessoal para que os funcionários de recursos humanos saibam como responder às solicitações.
- Os funcionários devem ter permissão para ver seus próprios registros. Você pode querer que alguém fique na sala com um funcionário enquanto ele está vendo seu próprio registro.
- Designe quais funcionários da empresa podem ver os registros dos funcionários. O acesso é geralmente restrito a funcionários do departamento de recursos humanos e gerentes e executivos acima de um determinado nível.
- Vários auditores federais e estaduais podem ter acesso aos registros de funcionários para fins de auditoria. Você pode solicitar um mandado antes de permitir que um auditor tenha acesso aos registros dos funcionários.
- Os advogados que representam funcionários em ações judiciais podem receber acesso em certos casos específicos. Um oficial de nível superior ou o advogado da empresa devem verificar o pedido do advogado antes de permitir que os registros sejam visualizados.