Só para ficar claro, um bônus é um pagamento especial único ou anual para um funcionário para algum propósito especial. O bônus é um pagamento adicional além do salário ou da taxa horária de pagamento do ano.
Os bônus podem ser contratuais, como bônus de vendas para vendedores, ou podem ser para prêmios de desempenho.
Outro tipo de bônus é um bônus de feriado especial para um grupo de funcionários que atingiram uma meta específica de vendas ou produção ou para a rentabilidade anual global.
Os bônus são normalmente pagos em um cheque especial.
Dedução de bônus de funcionários como despesa de negócios
Se você tem algum dinheiro e espera obter lucro este ano, é um bom momento para pagar bônus aos funcionários. Além de receber uma dedução fiscal para essas despesas com benefícios, você também recebe muita boa vontade dos funcionários, especialmente durante os feriados.
Anuncie o bônus como um evento único, assim você não dá a expectativa de que você estará dando bônus a cada ano. É engraçado quando você faz alguma coisa uma vez; as pessoas esperam isso. Quando você faz isso duas vezes, as pessoas vêem isso como um direito de emprego, não apenas um privilégio.
Os bônus são uma despesa comercial dedutível, na categoria de "pagamentos a funcionários". Se você der bônus a alguns funcionários e não a outros, certifique-se de ter uma justificativa clara para essa diferença.
Você pode querer dar bônus relacionados ao desempenho, vinculados a avaliações, por exemplo. Susan Heathfield, especialista em recursos humanos, tem um excelente artigo sobre como dar bônus aos funcionários, para ajudá-lo a considerar cuidadosamente esse processo.
Bônus ao empregado / proprietários
Os bônus de empregado / proprietário são uma despesa comercial legítima e podem ser deduzidos sob certas circunstâncias.
Por exemplo:
- S As empresas podem deduzir bônus para acionistas e proprietários, desde que possuam suas ações no momento em que o bônus é pago.
- C As empresas só podem deduzir bônus para acionistas / proprietários que possuam 50% ou mais de propriedade no momento em que o bônus é pago.
Os bônus não são considerados despesas dedutíveis para empresas em nome individual , parcerias e empresas de responsabilidade limitada (LLCs) porque os proprietários / parceiros / membros são considerados pelo IRS como autônomos. É uma situação em que ter uma corporação e ser um funcionário dessa corporação pode resultar em mais deduções fiscais.
Bônus como receita tributável para os funcionários
Os bônus dos funcionários são sempre tributáveis aos funcionários como um benefício do empregado. Você deve reter os impostos federais e estaduais e os impostos do FICA (Previdência Social e Medicare) . Você também deve incluir valores de bônus no cálculo dos impostos de desemprego, no máximo da Previdência Social e no imposto adicional do Medicare .
Bônus e horas extras
Os bônus podem ser discricionários (a critério do empregador) ou não discricionários. É importante saber a diferença, porque os bônus não discricionários podem precisar ser incluídos nos cálculos de pagamento de horas extras .
Um bônus é discricionário se não for esperado.
Se você der a um funcionário um bônus de desempenho no final de um ano e não o der todos os anos, isso é discricionário. A única exceção é que o IRS diz que os bônus de férias podem ser discricionários, mesmo que sejam concedidos todos os anos.
Os bônus não discricionários são aqueles impostos ao empregador, por um contrato sindical, contrato de trabalho ou como um bônus que os funcionários esperam (exceto pelo bônus de férias mencionado acima). Bônus de assinatura (para assinar um contrato) não são discricionários.
Bônus não-discricionários devem ser adicionados ao salário bruto semanal para os empregados horistas e para os empregados isentos que são elegíveis para horas extras . Por exemplo, digamos que o pagamento de um funcionário pela semana, incluindo o bônus não discricionário, seja de US $ 650, e o funcionário tenha trabalhado 3 horas extras. A taxa de remuneração regular do funcionário é de US $ 15,11.
O prêmio de horas extras é de 50% ou US $ 7,56 por hora. O prêmio total de horas extras para as 3 horas extras é $ 22,67, que é adicionado ao pagamento regular para um total de $ 672,67.
Calculando os valores de bônus
Quando você calcula o valor do bônus, você deve tratar o cheque como um pagamento regular:
- Você deve reter os impostos de renda federais e estaduais do cheque de bônus
- Você deve calcular e reter os impostos do FICA (Previdência Social e Medicare) do contracheque do empregado, e
- Você deve pagar sua parte do imposto FICA como empregador.
- Você também deve informar o bônus junto com outros pagamentos aos funcionários no Formulário 941.
Alterando a Retenção do Empregado para Bônus
Se você decidir conceder um bônus aos seus funcionários em dezembro ou a qualquer momento, você deve dar a eles a oportunidade de alterar a autorização de retenção (no Formulário W-4 ) para esse pagamento e alterá-lo novamente para pagamentos subseqüentes. Muitos funcionários gostam de trocar sua retenção de bônus, para que recebam mais bônus.