W-4, I-9, Inscrição de Trabalho, Registro de Estado e Mais
Sua primeira responsabilidade pela papelada e regulamentos para novos funcionários vem imediatamente após a contratação. Antes de o empregado começar a trabalhar e receber seu primeiro pagamento , existem alguns formulários necessários para que o funcionário seja preenchido. Esses formulários devem ser preenchidos por todos os funcionários, de acordo com as leis federais e estaduais.
na maioria dos casos, você não precisa devolver os formulários a ninguém, mas deve mantê-los. Quando esses formulários são preenchidos, você deve mantê-los em um local específico, disponível para funcionários e outras pessoas que precisam vê-los. O Departamento do Trabalho dos EUA (sob a Divisão de Salários e Horas) possui requisitos específicos para registros de folha de pagamento e pessoal que devem ser mantidos em todos os funcionários.
As agências federais, estaduais e locais também podem auditar os registros de seus funcionários por vários motivos, portanto, manter registros é importante.
01 - Formulário W-4 para Retenção de Imposto de Renda Federal
Todos os novos contratados devem preencher o formulário W-4 antes de receber seu primeiro salário. Este formulário inclui informações sobre o estado civil, o número de dependentes e os valores de retenção adicionais designados. É usado para calcular a retenção para imposto de renda federal. Você não precisa manter cópias de todos os formulários W-4, apenas o mais recente.
Os empregadores não devem dar conselhos aos funcionários sobre como preencher este formulário, mas você pode direcioná-los a um artigo do IRS que os ajude a preencher este formulário.
Certifique-se de usar a versão mais recente do formulário W-4. A Lei de Cortes de Imposto e Empregos de 2017 efetuou mudanças significativas nas tabelas de retenção na fonte e os funcionários podem querer alterar sua retenção para evitar que muitos impostos sejam retirados de seus contracheques. Você deve estar usando o formulário 2018 W-4 para novas contratações e para funcionários que desejam fazer alterações em seu formulário.
Os funcionários podem alterar o formulário W-4 quantas vezes quiserem. Por exemplo, um funcionário pode receber um bônus e deseja alterar a retenção. É da sua responsabilidade, como entidade patronal, registar as alterações mais recentes e garantir que os salários dos empregados reflectem os desejos do funcionário para retenção.
02 - Formulário I-9 e E-Verify System for Employment Eligibility
Como empregador, você deve documentar a elegibilidade de novos funcionários para trabalhar nos EUA. O documento que você deve usar é F orm I-9 , Verificação de elegibilidade de emprego, que deve ser preenchido a cada nova contratação. O novo funcionário deve fornecer documentação de (a) identidade e (b) elegibilidade para o trabalho.
Há duas etapas no processo I-9. Primeiro, o funcionário preenche o formulário e declara quais documentos de elegibilidade de identidade e trabalho serão usados. Então, você, como empregador, deve examinar esses documentos e certificar-se de que eles são adequados e apropriados.
Você deve manter este formulário no registro do funcionário, mas não precisa enviá-lo para ninguém. Se um oficial de imigração for à sua empresa ou quiser inspecionar os documentos do funcionário, o formulário é a prova de que você verificou a qualificação do funcionário para o trabalho.
Empregadores maiores (com muitos funcionários) podem se inscrever no sistema E-Verify e usá-lo para verificar a elegibilidade de novos funcionários para trabalhar nos EUA. O sistema usa as informações no Formulário I-9 para comparar com bancos de dados federais.
03 - Formulário de Candidatura a Emprego
Cada novo funcionário deve preencher um formulário de solicitação de emprego, mesmo que essa pessoa já tenha enviado um currículo para o trabalho. O formulário de pedido de emprego contém informações sobre o novo funcionário que podem ser verificadas, como empregadores anteriores e educação. Também inclui várias declarações que o candidato deve assinar.
Uma declaração no formulário de candidatura atesta que as informações sobre a aplicação são verdadeiras e corretas, enquanto outras declarações permitem que o empregador realize verificações de referência e verificação de antecedentes.
Ter um formulário de inscrição para cada funcionário protege você como um empregador de um candidato que faz reivindicações fraudulentas e permite que você aja se o formulário de inscrição não estiver correto.
04 - Retenção e registro estatal
Os empregadores devem registrar novos funcionários com o novo sistema de notificação de contratação de seu estado; esse registro permite que o estado colete pagamentos de pensão infantil desses funcionários. Uma lista dos sistemas de notificação de estado está incluída neste artigo.
Cada estado que cobra impostos de renda tem exigências para que os empregadores relatem e paguem esses impostos. Entre em contato com seu departamento de estado de receita (ou equivalente) para obter informações sobre como se registrar como um empregador no estado. Essa agência estadual também fornecerá informações sobre formulários e requisitos de retenção de informações e pagamento de valores retidos.
Para os estados que têm um imposto de renda, você precisará deduzir esses impostos dos contracheques dos funcionários e enviar os impostos retidos à agência estadual apropriada.
05 - Uma lista de verificação para a contratação de novos funcionários
Aqui está uma lista de 12 passos de novos processos de contratação, para que você não esqueça de nada. Inclui a obtenção de um número de identificação do empregador (um número de identificação federal do empregador) registrando-se junto ao IRS para relatórios e pagamentos de impostos e registrando-se junto à entidade fiscal do seu estado (se o imposto de renda estadual for obrigatório). Outros registros e requisitos também são listados.
06 - Mais uma coisa - o manual do funcionário
Se sua empresa tem vários funcionários, você deve ter um manual ou políticas e manual de procedimentos do funcionário. Um manual pode incluir descrições e benefícios do processo de trabalho, além de políticas e procedimentos. Todos os novos funcionários devem receber uma cópia deste manual e devem assinar que o leram e entenderam.
O manual do funcionário torna-se um documento juridicamente vinculativo para você e seus funcionários. Fazer com que os funcionários leiam o manual do funcionário pode ajudar a evitar funcionários insatisfeitos, expectativas não atendidas e possíveis ações judiciais.