8 registros devem ser mantidos pelos proprietários
Quando você está selecionando futuros inquilinos para preencher uma vaga em sua propriedade de aluguel, você receberá muitos telefonemas de pessoas que querem ver a propriedade. A informação pode ser avassaladora, então há certas coisas que você vai querer gravar sobre cada inquilino, seja apenas um telefonema, uma visita em pessoa ou se o inquilino preencheu o formulário de inscrição. Aprenda sete informações vitais para manter possíveis inquilinos que possam ajudá-lo no futuro.
3 razões para manter registros em possíveis inquilinos
Você pode saber que deve manter registros sobre seus inquilinos atuais, mas pode não perceber a importância de manter registros sobre os inquilinos que não alugaram seu apartamento. Esses registros são importantes por três razões.
- Você já tem informações no caso de chamadas de inquilino novamente no futuro.
- Ajuda você a entender porque o inquilino não alugou o apartamento.
- Serve como prova no caso de você ser acusado de discriminação de moradia.
8 registros para manter durante a triagem de inquilino
Os registros mantidos em possíveis locatários dependerão de quanto tempo o locatário entrou no processo de inscrição. Para alguns possíveis inquilinos, tudo o que você terá é um primeiro nome e número de telefone, e para outros, você terá uma inscrição completa e um depósito para manter o apartamento.
Nome, número de telefone e data de chamada:
Sempre que um inquilino em potencial ligar para perguntar sobre sua propriedade, você deverá colocar as seguintes informações em uma planilha:
- Data eles chamaram.
- Número de quem eles ligaram.
- O nome deles.
Mesmo que o inquilino não tenha mais interesse na propriedade, essa lista pode ajudá-lo no futuro. Sempre que um locatário em potencial ligar, você deverá pesquisar o número de telefone na planilha. Embora esse método não seja infalível, como as pessoas mudam seu número de telefone, ele pode ajudá-lo a descobrir se um possível locatário ligou antes.
Por exemplo, se um inquilino que telefonou cinco meses atrás está chamando novamente para ver uma propriedade, você deve considerar a possibilidade de que eles foram despejados .
Planilha de Respostas para as Questões Qualificadoras:
Você deve ter uma lista de perguntas qualificadas que você pergunta a todos os possíveis inquilinos antes mesmo de ver a propriedade. Essas perguntas podem fornecer uma compreensão básica da situação do inquilino.
Exemplos de perguntas de qualificação incluem:
- Data de entrada antecipada
- Quantos quartos você está procurando?
- Quantas pessoas estarão vivendo na propriedade?
- Receita Mensal / Anual Aproximada
- Você tem assistência de locação ?
- Você tem algum animal?
- Quando você pode ver a propriedade?
Essas perguntas não apenas permitirão que você determine se um inquilino está qualificado para alugar sua propriedade, mas também servirá como uma comparação com o que o inquilino preenche no aplicativo de aluguel se chegar a esse ponto. Além disso, se um possível locatário ligar novamente no futuro, você poderá comparar as informações atuais com as informações anteriores que você tem em mãos.
Data e hora da propriedade visualizada:
Para possíveis locatários que tomaram a decisão de marcar um compromisso para visualizar a propriedade, você deve adicionar as seguintes informações à planilha:
- Data de Nomeação
- Hora da nomeação
- Eles apareceram?
- Eles ligaram para cancelar?
Comentários sobre o imóvel:
Quando os possíveis inquilinos estiverem visualizando a propriedade, você deve tomar nota do que eles fazem e do que não gostam na propriedade. Pode ajudá-lo a determinar os aspectos positivos e negativos de sua propriedade. Alguns negativos podem ser facilmente consertados, como uma cor de tinta feia, enquanto outros, como um walk-up no terceiro andar, não são tão facilmente consertados. Nessas situações, você deve tentar reproduzir os aspectos positivos, como, se estiver no último andar, obter a melhor luz do sol e não houver inquilinos acima de você.
Esses pontos positivos e negativos também podem servir como orientação para compras futuras. Se muitos inquilinos comentaram sobre a falta de uma lavadora e secadora em sua propriedade, isso pode ser algo que você quer ter certeza de que qualquer propriedade futura tem.
Formulário de inscrição preenchido
Se um inquilino em potencial preenche uma solicitação de aluguel, você deve manter uma cópia disso, mesmo que não acabe alugando a unidade. É uma boa prova no caso de um inquilino em potencial tentar acusá-lo de discriminação habitacional. Você pode mostrar que rejeitou o candidato porque ele não atendeu aos padrões de qualificação que você tem para todos os candidatos, como se a renda deles não fosse igual a pelo menos duas vezes a renda mensal. Se o inquilino prospectivo acabar alugando a unidade, você pode usar o aplicativo para comparar com as informações que eles colocam no contrato de arrendamento .
Verificações de antecedentes / verificações de crédito / verificação de emprego
Se o inquilino prospectivo passar nos padrões de qualificação inicial e você executar as próximas etapas para realizar verificações de crédito , verificação de antecedentes e verificação de contratação , deverá manter esta documentação. Se o locatário em potencial alugar a unidade, ela poderá entrar em seu arquivo. Se você rejeitar o candidato por causa de informações descobertas neste processo de triagem, você tem a prova de por que você rejeitou o candidato, como eles não trabalhavam na empresa que eles disseram que trabalhavam.
Razão para rejeição:
Você deve declarar claramente por que você rejeitou o candidato. Você só pode rejeitar os candidatos por razões legais, como eles não atendem aos requisitos de renda mínima, muitas pessoas estariam vivendo no aluguel ou eles têm um histórico criminal violento. Você deve aderir às Leis da Habitação Justa .
Depósito para manter o contrato:
Se um inquilino em potencial tiver assinado um depósito para manter a unidade e lhe tiver dado dinheiro, guarde esta documentação. As leis estaduais variam, portanto, verifique com seu estado. Alguns estados dão aos inquilinos três dias para desistirem deste depósito para celebrar um acordo sem penalidade.
Normalmente, se um inquilino assina este acordo, eles estão concordando que vão alugar a unidade ou, se não o fizerem, estão reconhecendo que perderão qualquer depósito que tenham depositado. Ter uma cópia assinada deste documento pode protegê-lo se um possível inquilino tentar reivindicar que você reteve ilegalmente seu depósito.