Como colocar profissionalmente um chamador em espera

Etiqueta Empresarial de Técnicas Telefônicas

A última coisa que um chamador quer ouvir pelo telefone é que ele será colocado em espera. Quando um chamador está em espera, 60 segundos parece uma eternidade. Uma maneira de interromper essa percepção de uma quantidade excessiva de tempo em espera é programar seu sistema telefônico para reproduzir música e / ou mensagens informativas sobre sua empresa enquanto o chamador está aguardando na linha por você.

7 no Hold Do's

1. Cumprimente o chamador educadamente ou use a saudação padrão da empresa (por exemplo, "Obrigado por ligar. Esse é Jim Bucki. Como posso ajudá-lo?").

1. Aguarde uma pausa na conversa para dizer que você vai colocá-los em espera.
2. Explique o motivo para colocá-los em espera.
3. Diga a eles que você retornará à ligação em um minuto.
4. Peça desculpas pelo inconveniente ou agradeça ao autor da chamada quando você retornar ao interlocutor.
5. Pegue o número de telefone da pessoa e chame-o de volta se você estiver a mais de 60 segundos de distância. do telefone ou você precisa colocá-los em espera novamente.
6. Use o nome do chamador com freqüência para adicionar uma conexão pessoal ao chamador.

5 em espera não fazer

1. Não interrompa a chamada para colocá-los em espera.
2. Não os deixe em espera por mais de um minuto.
3. Não os coloque em espera várias vezes em uma chamada.
4. Não os faça te ligar de volta; você os chama de volta.
5. Não seja rude, não importa o quão louco um cliente possa ser.

2 exemplos de lead-ins para colocar um chamador em espera

1. "Sr. Smith, você pode por favor segurar enquanto eu recupero seu arquivo?" {pausa para uma resposta} "Obrigado. Voltarei em um minuto." {caller on hold} "Obrigado por abraçar o Sr. Smith. Agora posso ajudá-lo ..."

1. "Ms. Jones, vou verificar se o Sr. Johnson está disponível para atender a sua ligação. Você pode por favor esperar por um minuto?" {pausa para uma resposta} "Obrigado. Eu já volto." {caller on hold} "Sinto muito pelo inconveniente. O Sr. Johnson não está disponível no momento. Posso pedir para ele ligar de volta?"

Precisa terminar a chamada?

Depois de pegar o telefone, há vários motivos pelos quais você pode precisar encerrar uma ligação telefônica profissionalmente.

O mais comum é o "falador longo" que está consumindo seu tempo. Outra razão, mas menos comum é o chamador que usa linguagem abusiva, ameaçadora ou vulgar. Nesse caso, você deve consultar a política e os procedimentos da sua empresa sobre como lidar com essa situação, a fim de evitar ramificações legais. Aprenda maneiras de encerrar uma ligação telefônica profissionalmente aqui.

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