A retenção preventiva é a retenção do imposto de renda exigida para não empregados (incluindo contratados independentes ) e outras transações. Os empregadores não são obrigados a reter imposto de renda de não empregados, a menos que o número de identificação do contribuinte do indivíduo não possa ser verificado. Em outras palavras, os empregadores devem reter imposto de renda de não-empregados se o número de identificação do contribuinte não-funcionário não puder ser verificado.
Neste caso, você receberá um aviso do IRS. Este artigo discute esses avisos e explica o que você deve fazer ao recebê-los.
O que é um aviso "B"? O que devo fazer se receber este aviso?
Um aviso "B" é um aviso de retenção de segurança do IRS declarando que o número de ID do contribuinte de um funcionário ausente está incorreto ou ausente. Quando você receber o primeiro aviso do IRS, você deve:
- Imediatamente inicie os impostos retidos na fonte à taxa de 28% do pagamento desse não funcionário, no prazo máximo de 30 dias após o recebimento do aviso
- Envie uma cópia do aviso "B" para o indivíduo.
- Envie ao indivíduo um formulário do IRS W-9 e solicite que ele seja preenchido e devolvido a você para enviar ao IRS.
Se você não conseguir encontrar o contribuinte, o contribuinte se recusar a preencher o Formulário W-9, ou o aviso "B" for devolvido como não entregue, você deve iniciar imediatamente a retenção (28%) dos pagamentos feitos a essa pessoa.
O que é um segundo aviso "B"? O que devo fazer com este aviso?
O segundo aviso B informa o contribuinte individual a entrar em contato com o IRS ou com a Administração da Previdência Social para obter um Número de ID do contribuinte correto. Você, como empregador, não é obrigado a fazer nada, exceto continuar a reter o imposto de renda dos pagamentos do contribuinte.
O que é um aviso "C"? O que devo fazer quando recebo este aviso?
Um aviso "C" é um aviso de retenção de segurança do IRS declarando que o não funcionário subestimou a renda e está sujeito a retenção na fonte. Quando você receber o primeiro aviso "C", você deve:
- Imediatamente inicie os impostos retidos na fonte à taxa de 28% do pagamento desse não funcionário, no prazo máximo de 30 dias após o recebimento do aviso
- Envie ou forneça uma cópia do aviso "C" ao indivíduo.
Se você receber um aviso "B" ou um aviso "C", você deve continuar retendo até que seja informado pelo IRS para parar a retenção.
Em caso de dúvida sobre o que fazer, sempre inicie a retenção do backup no pagamento feito a um indivíduo (à taxa de 28%). Deixe o contribuinte resolver o problema do ID do contribuinte com o IRS.
Reportando e pagando backup com retenção do IRS
Quando você retém backup de retenção de renda de uma pessoa, você não é feito com o IRS. Você deve pagar esses impostos retidos à Receita Federal, informar sobre os pagamentos que você fez e incluir as informações sobre retenção preventiva no 1099-MISC da pessoa.
Fazendo backup de pagamentos retidos na fonte
Os pagamentos de retenção de backup não são feitos através do mesmo processo que o rendimento do empregado. Faça pagamentos separadamente, usando transferência eletrônica de fundos (EFT).
- Se o valor total de todos os pagamentos de retenção de segurança for inferior a US $ 2.500 no ano, você poderá efetuar pagamentos juntamente com o formulário de relatório anual (Formulário IRS 945) (veja abaixo).
- Se o total for maior que US $ 2.500, use a programação semi- semanal ou mensal. Mas lembre-se de não incluir esses pagamentos aos funcionários para determinar qual horário usar.
Veja o Capítulo 11, Publicação 15 do IRS, para mais detalhes.
Relatório de retenção de backup em pagamentos
Você deve informar os pagamentos coletados para retenção na fonte, no Formulário 945, Retorno anual do imposto de renda federal retido . Formulário 945 é devido em 31 de janeiro do ano após o ano fiscal. Portanto, para retenção preventiva de 2016, você deve enviar o formulário 945 ao IRS até 31 de janeiro de 2017.
Veja as instruções para o formulário 945 para mais informações.
Relatórios de Retenção Anual de Retenção de Pagamentos para Contratantes Independentes
Certifique-se de incluir o total dos pagamentos de retenção de backup para cada trabalhador contratado em seu Formulário 1099-MISC para o ano. Entregue à pessoa e registre-a no IRS até 31 de janeiro do ano seguinte.
Voltar para perguntas e respostas sobre a retenção de backup