O que é desfalque?
Desfalque é roubo ou malversação (más ações) por funcionários ou pessoas de confiança em um negócio.
A maior parte do desvio envolve o roubo ou desvio de fundos da empresa para o empregado.
Fraude de Empregados um Dreno de Dinheiro de Negócio Significativo
De acordo com um relatório de 2012 da Associação de Examinadores de Fraudes Certificadas (ACFE), "os negócios típicos dos EUA perdem 7% de suas receitas anuais em fraudes com funcionários" e as pequenas empresas têm a maioria dos casos e as maiores perdas.
Detectando Fraude e Desfalque de Funcionário
A ACFE diz que a maioria dos funcionários que cometem fraude ou peculato exibe sinais indicadores como viver além de suas possibilidades, ter dificuldades financeiras, ter relacionamentos incomuns com fornecedores e ter problemas excessivos de controle. Se você estiver alerta e vigilante, poderá detectar e evitar essas perdas de negócios. Esta é uma solução de duas partes:
Seja vigilante: procure esses sinais de aviso
Mantenha os olhos abertos para esses sinais de alerta de fraude ou extravio de funcionários:
- Um funcionário que se recusa a tirar férias (com medo de que o roubo seja detectado por substituição)
- Um funcionário que trabalha continuamente horas extras
- Um funcionário que quer levar o trabalho para casa
- Gastos pessoais excessivos (carros novos, viagens) por um funcionário cuja renda não pode suportar essas extravagâncias. O funcionário pode estar revendendo itens ou apenas aproveitando "a boa vida" às suas custas
- Dinheiro pequeno desaparecendo muito rapidamente
- Despesas extravagantes para viagens de funcionários
- Funcionários que têm um relacionamento próximo com fornecedores. Fique de olho nos funcionários que costumam almoçar com fornecedores ou que estão relacionados a contratados independentes que trabalham para o seu negócio.
- Suprimentos de escritório em rápido desaparecimento. Se parece que você está gastando mais e mais em itens de escritório, eles podem estar indo para casa com os funcionários.
Estar ciente dos sinais pode ajudar você a saber onde concentrar suas investigações.
Impedindo o roubo e o desfalque de funcionários
Conhecer os sinais das perdas dos funcionários não é suficiente. Você deve ser capaz de descobrir especificamente se os funcionários estão fazendo. Aqui estão alguns controles internos (técnicas de gerenciamento contábil) que você pode instituir para descobrir o que está acontecendo:
- Deposite diariamente e concilie mensalmente . Deixar dinheiro vivo é muito tentador para alguns funcionários, e conciliar o extrato bancário a cada mês ajuda a detectar irregularidades mais cedo ou mais tarde.
- Deveres financeiros separados dos empregados. Por exemplo, o empregado que escreve os cheques não deve ser o empregado que reconcilia o extrato bancário.
- Mantenha o controle do dinheiro de insignificância . O dinheiro em uma gaveta de dinheiro pode ser muito tentador para alguns funcionários. Exigir que todas as transações em dinheiro de pequeno porte tenham um pequeno talão ou boleto para apoiá-los e exijam duas assinaturas em cheques de recarga para pequenos negócios.
- MBWA (Gerenciar andando). Permita que os funcionários saibam que você está de olho nas coisas da empresa. Não entre em armários, mesas ou itens pessoais de funcionários, apenas fique atento a mudanças ou atividades incomuns. É surpreendente como as pessoas seguirão a linha quando souberem que alguém se importa o suficiente para assistir.
- Verifique se as despesas de viagem são apoiadas por documentação apropriada e se estão alinhadas. Por exemplo, verifique as contas do hotel para garantir que você não está pagando por filmes ou massagens.
Comunique sua mensagem sobre a honestidade dos funcionários
Desde o primeiro dia de trabalho, os funcionários devem saber que você precisa deles, para ser honesto. Um novo funcionário esquece convenientemente o que você diz a ele, mas se ele precisar ler e assinar um manual ou um manual de procedimentos e políticas do funcionário , ele não terá a desculpa de não saber o que é necessário.
Mantenha o manual do funcionário atualizado e inclua informações sobre suas expectativas e o que acontecerá se elas não forem honestas.
Processar imediatamente
Os tipos de aplicação da lei lhe dirão que o maior impedimento ao crime é a probabilidade de ser pego e processado. Apanhar empregados roubando ou defraudando não é suficiente; você deve estar preparado para processar. Ser tolerante porque um funcionário "só fez isso porque precisava do dinheiro" não vai impedir que ela ou outras pessoas roubem sua empresa.
Consulte um advogado de emprego
Antes que algo aconteça, passe algum tempo conversando com um advogado de emprego, alguém que esteja familiarizado com as leis trabalhistas e como lidar com os problemas dos funcionários. Descubra os seus direitos como empregador, como lidar com suspeitas de roubo ou apropriação indébita, como se comunicar sobre esse problema com a imprensa e outros funcionários e como processar um funcionário.
Se você suspeitar que um funcionário está roubando de você ou desviar, sua primeira ligação deve ser para um advogado, mas é muito melhor se você tiver um relacionamento com alguém e conhecer as linhas gerais de lidar com roubo e desfalque de empregado.
Isenção de responsabilidade As informações contidas neste artigo e neste site de guias destinam-se a fins de informação geral e não se destinam a aconselhamento jurídico ou fiscal. Toda situação é diferente; antes de tomar qualquer ação contra um funcionário, consulte um advogado.