Os registros corporativos são aqueles registros que uma empresa dos EUA precisa manter para demonstrar que está funcionando da maneira exigida pela Receita Federal e pelas leis do estado em que a empresa está incorporada (formada como uma entidade empresarial).
Por que os registros corporativos são necessários?
Registros corporativos são necessários para mostrar que a corporação está funcionando apropriadamente, conforme exigido pelo Internal Revenue Service, para mostrar que a corporação é uma entidade separada e para manter o escudo corporativo de responsabilidade.
O que é um livro de registros corporativos?
Algumas empresas têm um "livro" de registros corporativos que inclui todos os documentos necessários. Em outros casos, os registros corporativos são mantidos on-line ou em um gabinete de arquivos. Os registros devem estar em um local e estar disponíveis se o Internal Revenue Service auditar sua corporação.
Você também pode manter seus registros corporativos "na nuvem", mas esses registros podem incluir informações confidenciais e processos proprietários, portanto, certifique-se de que seu servidor esteja seguro. Susan Ward, Especialista do Small Business Canada, tem um ótimo artigo sobre gerenciamento de documentos que pode ajudá-lo com este projeto.
Como os registros corporativos são criados? Quem mantém os registros corporativos?
Os registros corporativos são gerados pelo conselho de administração de sua corporação. O conselho cria documentos como os artigos de incorporação e relatórios anuais da sua corporação. O conselho também cria e edita documentos como moções e atas durante as reuniões do conselho.
O secretário corporativo é geralmente designado para manter todos os registros corporativos. Naturalmente, todos os registros devem ser assinados e quaisquer ações executadas devem ter documentação. Se a corporação tiver ações, o secretário da empresa (geralmente o escritório desse indivíduo) acompanha os registros de propriedade de ações.
O secretário da corporação também convoca um rol em cada reunião da diretoria, observando quais membros do conselho estão presentes e ausentes.
Mantendo um registro das resoluções da diretoria
As diretorias corporativas aprovam políticas e resoluções gerais (decisões) e não se envolvem na tomada de decisões do dia-a-dia dos negócios. Uma das atividades mais importantes de um conselho corporativo é fazer resoluções. Resoluções são basicamente documentos que registram as decisões do conselho. As resoluções corporativas podem ser feitas em muitos assuntos, incluindo:
- Registros das principais transações da corporação
- Aprovações de contratos
- Registos de venda ou compra de bens imóveis (terrenos e edifícios)
- Contratação ou demissões de um grande número de funcionários
- Expandindo para um novo mercado ou um novo local
Todas essas decisões, e mais, devem ser registradas.
Quais outros registros devem ser incluídos?
- Seus Artigos de Incorporação e quaisquer artigos que alterem este documento. Esses artigos são arquivados com o seu estado, mas você ainda precisa de uma cópia do original e de todas as alterações.
- Estatuto Social . Os estatutos são os princípios que regem o trabalho do conselho de administração da corporação. O estatuto inclui deveres do executivo corporativo , informações sobre a reunião anual e como o conselho estabelece políticas e votos.
- Atas de todas as reuniões de acionistas e diretores, incluindo a reunião anual
- Relatórios anuais
- Um registro de estoque para acompanhar transações de estoque e propriedade de ações.
- Negócios corporativos e resoluções tributárias
- Resoluções de contratação e nomeação
- Resoluções do Diretor de Conflito de Interesse
- Resoluções para empréstimos para e pela corporação
- Resoluções relativas a benefícios de empregados e planos de aposentadoria
- Resoluções de dividendos de ações
Siga a lei estadual em formar sua diretoria e manter registros
Ao formar sua corporação, você precisará verificar com o seu estado para certificar-se de que está seguindo as diretrizes do estado para organizar e administrar sua corporação. Todos os estados têm regulamentações específicas que regem as corporações. Verifique com o secretário de estado do seu estado ou com o seu advogado para mais informações.
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