Documentos para manter a longo prazo e a curto prazo
4 razões para manter registros
- Isso tornará muito mais fácil arquivar seus impostos.
- Ter tudo gravado ajudará a evitar que você perca qualquer dedução, o que economizará dinheiro.
- Isso ajudará você a se certificar de que está preenchendo reivindicações precisas. Em vez de adivinhar: "Acho que paguei US $ 1.000 a esse prestador de serviços", ao puxar rapidamente uma planilha, você saberá que pagou US $ 850 em 17 de julho.
- No caso de você ser auditado ou o IRS tem alguma dúvida sobre os itens em sua declaração de imposto, você terá a prova para fazer backup de sua reivindicação. Se você não tiver esta documentação, você se encontrará gastando tempo e dinheiro tentando encontrar a prova. Pior, se você não for capaz de chegar a um recibo, sua reivindicação não será honrada e você pode até ter que pagar impostos e multas adicionais.
Quais registros devo acompanhar?
A resposta curta é que você deve acompanhar tudo! O IRS é conhecido por auditar pequenas empresas , especialmente aquelas que mostram uma perda em anos consecutivos. Além disso, muitos agentes do IRS não entendem as nuances fiscais que se aplicam aos investidores imobiliários, tornando-os mais propensos a questionar o seu depósito.
Você precisará ter uma prova se o IRS questionar qualquer um dos seus itens ou, mesmo no curso diário dos negócios, se alguém tentar questionar um pagamento.
Os dois tipos de registros que você precisará manter são registros permanentes e registros de curto prazo.
1. Registros Permanentes
Estes são documentos que você desejará manter indefinidamente.
Quais são alguns exemplos de registros permanentes?
Estes são documentos que serão relevantes e valiosos para você além do ano fiscal atual, como:
- Todos os inquilinos arrendam.
- Qualquer tipo de documentos legais - Multas, relatórios de inspeção, aparições judiciais.
- Qualquer tipo de licença que você tenha retirado na propriedade.
- Qualquer coisa que você iria depreciar, como propriedade ou melhorias.
- Se você tem sua empresa incorporada como uma LLC , LP , S Corporation ou outra, você vai querer manter todos os registros relativos a isso.
- Apólices de seguro.
- Documentos de empréstimo - como hipotecas.
- Impostos dos anos anteriores.
- Título / escritura da propriedade.
2. Registros de Curto Prazo
A curto prazo, não estou me referindo a alguns meses. Você vai querer manter todos os documentos que considerar importantes o suficiente para reivindicar seus impostos por um período mínimo de cinco anos. Quanto tempo depois disso depende do seu nível de conforto. Isso irá ajudá-lo caso você seja auditado ou processado.
Quais são alguns exemplos de registros de curto prazo?
Qualquer coisa que conte como receita ou despesa para o ano fiscal em questão, como:
- Custos de publicidade para sua empresa ou propriedade.
- Despesas de entretenimento - como jantares ou almoços para clientes atuais ou potenciais.
- Juros pagos em hipotecas e quaisquer cartões de crédito para uso comercial.
- Taxas legais / profissionais - Para contadores, advogados, agentes de seguros, corretores de imóveis.
- Despesas de escritório - Internet, segunda linha de telefone para negócios, material de escritório, dedução de escritório em casa, se você tiver um escritório em casa usado exclusivamente para negócios.
- Aluguel recebido.
- Reparos realizados.
- Os depósitos de segurança recebidos.- Quando o contrato de arrendamento do inquilino termina, se você manter parte do depósito de segurança, você deve registrá-lo como renda. Se você mantiver parte dela para pagar os reparos, o dinheiro gasto no reparo é considerado uma despesa, que você pode deduzir em seus impostos.
- Despesas de viagem para negócios - como milhas percorridas para atividades de aluguel.
- Utilitários pagos.
- Salários pagos a empregados ou contratados independentes.
Como devo acompanhar meus registros?
Você deve manter uma cópia digital (computador) e uma cópia impressa (papel) de todos os seus registros.
1. Cópia Digital
Você vai querer usar uma planilha ou um programa como o Quicken Rental Property Manager para acompanhar suas receitas e despesas.
Você deve fazer isso assim que a renda entrar ou a despesa ocorrer. Você desejará incluir o máximo de informações detalhadas possíveis:
- Encontro,
- Tempo,
- Quem foi pago ou quem pagou você,
- Natureza da receita ou despesa
- Montante.
- Você pode até incluir como foi pago ou incorrido (dinheiro, número de cheque, cartão de crédito, ordem de pagamento, etc.).
O nível de detalhes dependerá do software que você usa ou cria. Alguns programas serão vinculados diretamente às suas contas bancárias e registrarão suas receitas e despesas para você.
Mesmo se você escolher um programa mais barato ou manter seus registros em planilhas pessoais, ainda deverá configurar registros separados para cada propriedade, para cada tipo de despesa e para tipos de renda separados. O objetivo é registrar o máximo de informações possível no momento da transação, para que você possa criar facilmente relatórios financeiros no futuro.
Você deve sempre fazer o backup em CD, em um disco rígido externo, em uma nuvem e até mesmo com uma cópia em papel. Eles devem ser impressos no final de cada mês e / ou no final do ano.
2. Cópia impressa
Você vai querer ter certeza de ter uma cópia em papel dos seus documentos mais importantes. Se possível, você vai querer armazená-los em algum tipo de sistema de arquivamento retardante de fogo ou cofre. Se você não conseguir encontrar uma grande o suficiente para todos os seus arquivos, você vai querer manter os mais importantes, como os títulos para a propriedade nesta caixa. Categorize tudo por ano e depois classifique alfabeticamente os arquivos para que sejam fáceis de encontrar.