Uma lista de verificação para quem arquiva pela primeira vez as declarações fiscais de negócios
Aqui estão sete considerações importantes a serem levadas em conta ao preencher sua primeira declaração de imposto de renda.
1. Revise o formulário completamente
Primeiro, analise uma cópia da declaração de imposto comercial que você arquivará para ver quais itens de linha no retorno você deverá preencher com os valores.
Além disso, se houver perguntas sobre o retorno, verifique se você tem as respostas para essas perguntas. Estes podem incluir a natureza do negócio, é o primeiro ano no negócio e a localização da sua empresa.
Verifique se o seu plano de contas tem as categorias corretas de receita e despesas para você gerenciar sua empresa e arquivar adequadamente seus retornos. Embora todas as empresas devam manter registros completos e precisos, muitos não atingem esse mandato sem um esforço para garantir que estejam em conformidade com a lei.
2. Base Contábil
Uma decisão que o proprietário deve tomar é preparar as declarações de imposto de renda ou de competência . Sob o regime de caixa, a receita é reconhecida quando da cobrança e as despesas são reconhecidas quando pagas. De acordo com o regime de competência, a receita é reconhecida quando o ganho e as despesas são reconhecidas quando incorridas. Embora os credores geralmente prefiram ver demonstrações contábeis com base em regime de competência, as declarações fiscais ainda podem ser preparadas com base no regime de caixa, mesmo se as demonstrações contábeis forem elaboradas com base no regime de competência.
Um novo negócio pode ter mais despesas não pagas do que o rendimento não cobrado no final do ano e, portanto, pode considerar considerar essas despesas líquidas adicionais como uma dedução. Isso seria feito selecionando-se o regime de competência. No entanto, em anos posteriores, quando o negócio é lucrativo, os recebíveis devem ser maiores do que as contas a pagar, e assim o negócio estaria registrando receita líquida adicional e pagando mais impostos se tivesse selecionado a base de competência em vez da base de caixa.
Depois de tomar a decisão sobre qual base usar, você permanecerá com ela durante toda a vida do seu negócio, embora as mudanças sejam permitidas. Certas empresas, incluindo aquelas com maiores receitas ou estoques, devem escolher o regime de competência.
3. Método Depreciação
A próxima decisão a considerar é qual método de depreciação usar. O Internal Revenue Service permite uma dedução no primeiro ano de até US $ 100.000 para a maioria dos móveis e equipamentos, em vez de cancelar o custo em cinco ou sete anos. Assim, a maioria dos proprietários de empresas geralmente optaria por anular o primeiro ano.
No entanto, as empresas sem lucros não podem deduzir a dedução de depreciação do primeiro ano, embora possam levá-la adiante para anos lucrativos. Uma empresa em seus estágios iniciais pode considerar adotar a rota de depreciação mais lenta, de modo que a maioria das deduções esteja disponível quando a empresa tiver renda e for um suporte de imposto mais alto do que na fase inicial.
4. Dedução do Home Office
Único proprietários em locais de negócios baseados em casa devem considerar a capacidade de deduzir uma parte de sua residência como uma dedução de negócios. Para ter sucesso nessa área amplamente contestada, a área de negócios usada em casa deve ser usada exclusivamente para negócios.
O proprietário da empresa mede a metragem quadrada da casa usada para negócios e a metragem quadrada total da casa. A porcentagem resultante do uso comercial seria aplicada às despesas de escritório residencial para determinar o valor a ser deduzido. Se a empresa tiver uma perda, uma dedução de negócio baseada em casa não será permitida, mas poderá ser transportada.
Para contabilizar adequadamente o uso comercial da casa, o proprietário da empresa deduziria primeiro a porcentagem dos impostos imobiliários e dos juros hipotecários que, de outra forma, seriam considerados como uma dedução detalhada. Se ainda houver lucros restantes, outras despesas domésticas, como paisagismo e reparos domésticos gerais, serão alocados à parte comercial e pessoal, e uma dedução será permitida para a parte comercial.
Finalmente, se ainda houver lucro, a depreciação da casa será permitida na parte comercial.
Para calcular a depreciação, o custo da casa deve ser alocado entre o custo da terra (que não é dedutível) e o prédio. O edifício deve então ser alocado entre as partes comercial e pessoal pela porcentagem calculada anteriormente. A dedução de depreciação resultante é então baixada ao longo de quase um período de quarenta anos, e a despesa de depreciação de casa anual real normalmente não seria mais do que algumas centenas de dólares.
5. Compensação não-empregado
Outra parte das declarações fiscais de final de ano é a revisão de contratados independentes que você pagou para ver se o governo deve ser notificado de sua compensação não-funcionário. Seus funcionários recebem um formulário W-2 para identificar sua receita e o imposto retido na fonte. Da mesma forma, seus contratados que fizerem $ 600 (a partir do ano fiscal de 2004) ou mais receberão o formulário 1099-MISC de você, e os governos federal e estadual também receberão uma cópia.
Empreiteiros que são corporações estão isentos de receber este formulário, mas as sociedades e sociedades de responsabilidade limitada com mais de um membro devem recebê-las. Se você esperar até o fim do ano para obter o número do seguro social do empregador ou o número de identificação do empregador, talvez não consiga obter as informações necessárias. Peça aos seus contratados que preencham o formulário W-9 para fornecer as informações necessárias.
6. Despesas com Automóveis
A despesa com automóveis pode ser uma despesa importante para uma empresa nova ou existente. O proprietário da empresa deve manter um registro automático para acompanhar onde e quando viajou, quem foi visto e se houve um objetivo comercial para a viagem. Embora alguns indivíduos apenas sigam o uso comercial, recomendo manter o registro para todas as despesas de automóvel, já que aqueles que discriminam suas deduções também podem deduzir o transporte como despesa médica e como uma dedução da contribuição de caridade se estiverem ativos em uma instituição de caridade. As declarações de imposto sobre as empresas vão querer saber quando você colocou o veículo em serviço e o valor das milhas comerciais, de deslocamento e pessoais para cada veículo durante o ano.
7. Imposto de auto-emprego
Os proprietários únicos e lucrativos às vezes ficam surpresos ao descobrir que o imposto por conta própria (seguro social e imposto de assistência médica para indivíduos autônomos) pode ser negligenciado e pode ser uma parte significativa de sua conta fiscal total. Certifique-se de calcular esses impostos como parte de seu total de impostos estimados ao pagar estimativas trimestrais. Além disso, esteja preparado para a surpresa de 15 de abril. Não só é o saldo devido para os impostos do ano passado, mas também devido é a parcela do primeiro trimestre dos impostos do próximo ano. O fluxo de caixa deve ser monitorado para que esses fundos estejam disponíveis.
Esta lista abrange apenas alguns dos muitos itens que um novo empresário deve considerar ao se preparar para a declaração de imposto de renda inicial. Aqueles que trabalham com preparadores de impostos de negócios também devem consultá-los para determinar em que formato os dados de negócios devem ser transmitidos a eles para a preparação de seus retornos.
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Joseph L. Rosenberg é contador público certificado em Florham Park, NJ, especializado em trabalhar com empresários e proprietários de pequenos negócios. Ele pode ser encontrado em (973) 443-4332 ou josephlrosenbergcpa@consultant.com.