Faça o que você faz melhor e contrate o resto
Trabalhando com a Elance Online - um mercado on-line que ajuda pequenas empresas a terceirizar quase qualquer tipo de projeto - conversamos com dezenas de compradores que terceirizaram com sucesso projetos tão diversos quanto suporte administrativo, estratégia de negócios , design gráfico, web design e desenvolvimento, escrita e até mesmo desenvolvimento de software.
Ao falar com compradores que dominam a arte de gerenciar com eficiência os provedores de serviços externos, os mesmos temas surgem repetidamente. Destilamos seus conselhos nas “10 principais práticas recomendadas” a seguir para trabalhar com provedores de serviços externos. Seguir este conselho pode ajudá-lo a obter o máximo de seus relacionamentos com fornecedores externos ou prestadores de serviços - seja usando a Web para encontrar provedores de serviços ou solicitando e avaliando cotações de fornecedores da maneira “antiquada”.
Definir claramente o escopo e o cronograma do seu projeto
Isso pode parecer óbvio, mas qualquer projeto terceirizado de sucesso sempre começa com uma declaração clara do que você espera realizar. Defina seus requisitos de projeto na frente. Os prestadores de serviços precisam de informações precisas e completas para apresentar propostas realistas e cotações para você. Seja específico sobre as entregas que você espera que o fornecedor forneça.
Forneça aos fornecedores o máximo de informações possível sobre o que você precisa entregar e a maneira como você precisa do trabalho realizado. Além disso, seja claro e realista em relação aos seus requisitos de programação - os cronogramas do projeto podem ter um enorme impacto nos custos do projeto.
Avalie um provedor de serviços como se você contratasse um funcionário em tempo integral
Quando você está avaliando propostas de provedores de serviços, não tenha medo de fazer perguntas.
Assim como contratar um funcionário em tempo integral, selecionar um fornecedor é uma experiência muito subjetiva. Verifique suas referências e peça feedback de outros clientes que usaram seus serviços. Participe de uma caixa de diálogo - se tiver alguma dúvida sobre os recursos específicos de um fornecedor, expresse suas preocupações. Não apenas cozinhe sobre isso e espere o melhor.
Procure por experiência específica
O ideal é que o provedor de serviços selecionado tenha uma experiência específica com o tipo de projeto que você está realizando. Você não quer ser a “cobaia” de alguém. Isso é especialmente crucial quando se terceirizam projetos técnicos complexos, como o desenvolvimento de software. Por exemplo, se você está procurando alguém para desenvolver um aplicativo para o iPhone, verifique se eles realmente concluíram projetos comerciais nessa plataforma para outros clientes satisfeitos. Este conselho vale para outros tipos de projetos também. Se você precisa de um plano de negócios para abrir uma loja de varejo, você obterá melhores resultados se o consultor contratado tiver uma experiência verificável no setor de varejo.
Não escolha um fornecedor com base unicamente no preço
Embora possa ser tentador, nunca selecione um fornecedor com base unicamente no preço. Compradores experientes que terceirizaram muitos projetos e avaliaram centenas de propostas quase sempre recomendam descartar o lance mais caro e com menor preço.
Os compradores relatam que seus projetos mais bem sucedidos são aqueles em que eles sentiram que o fornecedor ofereceu um equilíbrio de bons resultados e qualidade.
5. Analise portfólios e amostras
Examine o trabalho anterior do fornecedor (seu “portfólio”) e certifique-se de que seu trabalho anterior atenda às suas expectativas de qualidade e estilo. Se você tiver avaliado o portfólio, as referências e a experiência anterior de um fornecedor e ainda não tiver certeza de seus recursos, peça a eles que façam um rápido "mock-up" ou forneçam um esboço básico de um plano de trabalho. Um provedor de serviços que realmente deseja conquistar sua empresa pode ser capaz de fornecer um conceito básico para que você possa entender melhor sua abordagem para solucionar seu problema.
Mas nunca ultrapasse a linha entre pedir uma maquete e insistir que um fornecedor lhe forneça um trabalho acabado "na especificação". Nenhum profissional qualificado espera trabalhar de graça.
6. Comece pequeno
Ao se envolver com um provedor de serviços pela primeira vez, comece com um projeto que seja relativamente pequeno e simples no escopo. Isso lhe dará uma idéia melhor do estilo e dos recursos do provedor antes de confiar a eles um projeto de missão crítica.
7. Amarre o pagamento a marcos do projeto claramente definidos
Assim como você deve ter clareza sobre o escopo do projeto, certifique-se de definir um plano de trabalho para o projeto terceirizado com marcos claramente definidos. Ter agendado pontos de verificação nos quais você analisa o status do projeto enquanto ele está sendo concluído - é uma maneira fácil de garantir que você atinja o prazo final e que o produto final atenda aos seus padrões. Amarre o pagamento do fornecedor a esses marcos.
Uma boa diretriz para projetos de TI e de desenvolvimento de software é pagar não mais do que 20% a 30% do preço total do projeto, com o restante dos pagamentos concedidos com base na conclusão de 3 ou 4 etapas.
8. Negociar a propriedade do trabalho adiantado
Para qualquer tipo de projeto terceirizado, certifique-se de ter certeza sobre quem é o proprietário do produto de trabalho resultante e de quaisquer componentes importantes desse produto.
Certifique-se de que o prestador de serviços entenda como pretende usar os produtos que eles concordam em fornecer. Por exemplo, o desenvolvimento de um aplicativo de software personalizado para seu uso pessoal seria substancialmente diferente do desenvolvimento de um aplicativo que você pretende empacotar e revender.
9. Não se esqueça do suporte depois que o projeto estiver concluído
Para projetos de tecnologia, é uma boa idéia especificar uma cláusula de garantia ou suporte para que você tenha a garantia de alguma quantidade de suporte contínuo do fornecedor após a conclusão do projeto. É muito mais fácil negociar uma cláusula de suporte antes que o provedor de serviços comece a trabalhar, e não após a conclusão do projeto. Até serviços criativos ou de negócios podem se beneficiar de uma cláusula de suporte. Suponha que você precise de algumas alterações em um plano de negócios com base no feedback obtido de investidores em potencial. Ou talvez você descubra que precisa desse novo logotipo elegante em um novo tipo de formato de arquivo. Especificar alguma quantidade de suporte gratuito ou negociar preços com desconto para futuras modificações pode economizar tempo, dinheiro e dores de cabeça mais tarde.
10. Obtenha por escrito
Durante o curso de um trabalho de serviço, o escopo do projeto, as entregas ou até mesmo o preço acordado podem mudar.
Certifique-se de comunicar claramente qualquer alteração de cronograma, escopo ou pagamento ao seu provedor de serviços e obtenha a confirmação deles, por escrito, de que eles entendem e concordam com as alterações. Da mesma forma, mantenha um registro de quaisquer alterações de contrato solicitadas pelo provedor de serviços e se você aceita ou rejeita essas modificações. Salve cópias de qualquer troca de e-mail que você tenha.
Você pode ter acesso a conhecimento especializado sempre que precisar sem a sobrecarga de contratação de funcionários em tempo integral. Ao manter o foco em suas principais competências e contratar freelancers especializados para suas outras necessidades, você pode competir com as capacidades de entrega de organizações maiores, mantendo sua independência.